Записка начальнику. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные. Как оформить документ данного типа о премировании

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

на инициативные;
информационные;
отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

на внешние;
внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

наименование организации;
дату;
индекс;
место составления;
адресата;
заголовок к тексту;
текст;
подпись руководителя;
фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дата;
регистрационный (исходящий номер);
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (если есть);
адресат;
подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :

запрос информации;
выдачу инструкций;
сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа	Регистрационный номер	Вид документа, краткое содержание	Кем подписан документ	Исполнитель	Куда передан	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка о направлении документа в дело

07.04.2014	03-10/14	Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.	Начальник отдела кадров	Инспектор отдела кадров	Отдел кадров	Смирнова В.А. 07.04.2014	В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

Место регистрации;

Время и порядок регистрации;

Правило образования регистрационного номера;

Форма, в которой производится регистрация;

Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

Правила учета движения документов после регистрации;

Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

докладные (кадровая);
объяснительные;
пояснительные;
служебные.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Скачать образец

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение - пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка - образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа - информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

название подразделения, в котором числится автор записки;
наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка »;
дата составления;
внутренний регистрационный номер документа;
должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
заголовок к тексту;
текстовая часть;
подпись, фамилия и инициалы составителя.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько - текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
Запросить информацию из другого подразделения.
Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

Здравствуйте, Елена! Если Ваша конфликтного ситуация с начальником подразделения не может быть решена «мирным» путем – беседой в нормальном дружественном тоне, то к написанию докладной записки о хамскому, издевательском отношении со стороны Вашего непосредственного начальника, как впрочем и со стороны любого из Ваших сотрудников, необходимо подойти ответственно. Порядок составления документов о том, что работник позволил себе хамское поведение ничем не отличается от составления все прочих служебных записок и актов, с которых начинается служебное расследование, которое проводится в общем порядке с соблюдением законодательства. Так как понятие некорректного (хамского) поведения на работе, а также наказание за него не прописываются непосредственно в Трудовом кодексе и в основных законодательных актах, то для того, чтобы иметь возможность квалифицировать некорректное поведение сотрудника, а также применить наказание за это, необходимо внести соответствующие понятия в локально-нормативные акты (ЛНА) организации, такие как Прилагаю внутреннего трудового распорядка, в коллективный договор (при наличии) или в трудовой договор с работником. Если нормы поведения (корпоративной этики) будут прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка или иных ЛНА, то нарушение их можно отнести к нарушению дисциплины труда (правильно поведения). В соответствии с общепринятыми нормами поведения и гражданским законодательством к некорректному (хамскому) поведению можно отнести следующие действия: оскорбительные высказывания в адрес гражданина (сослуживцев или клиентов организации); использование ненормативной лексики в отношении людей или просто в разговорной речи; навязчивое и грубое поведение; неприличные жесты в адрес сослуживцев и клиентов организации и т.д.Данный список является открытым и в него можно внести еще много пунктов, вплоть до ношения откровенной одежды, если в компании присутствует так называемый «дресс-код». Всё зависит от корпоративной политики организации и сферы ее деятельности. Внесение пункта о некорректном поведении в один из ЛНА организации, а также ознакомление с ними работника необходимо для того, чтобы руководитель организации имел право наказать сотрудника, совершившего данный проступок.Составить докладную записку о некорректном поведении сотрудника имеет право любой присутствовавший при этом сотрудник либо тот, в адрес кого данное поведение было направлено.Помимо докладной записки может также составляться акт в присутствии комиссии о том, что данный сотрудник вел себя некорректно по отношению к работникам или деловым партнерам организации. Зачастую некорректное поведение, в частности нецензурные высказывания в адрес кого-либо, сопутствует алкогольному опьянению. В этом случае за один, казалось бы, проступок можно наказать работника дважды: за появление работника в нетрезвом состоянии и за некорректное поведение. Но только при условии, что нормы некорректного поведения и их запрет внесены в ЛНА организации. Докладная записка или акт составляются комиссией, которая фиксирует факт нахождения работника в нетрезвом состоянии. В служебной записке обязательно должно быть указано, кто вел себя некорректно, в чей адрес было направлено такое поведение, кто при этом присутствовал.А также необходимо как можно более подробно расписать все прочие обстоятельства произошедшего. Очень часто возникает вопрос, а указывать ли в докладной записке конкретные высказывания, если они относятся к ненормативным. Однозначного мнения по этому поводу нет в том, что касается служебного расследования. А вот если дело будет передано в суд, то тогда нужно указать и, более того, желательно иметь свидетелей.Образец докладной записки о хамском поведении сотрудника:ОТДЕЛ ДОГОВОРОВ Директору ООО «Ромашка»ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА И.О. Сидорову от ___.___.20___ N _____ специалиста отдела договоров Степанова А.А.О хамском поведении начальника отдела договоров Иванова И.О.в отношении подчиненного 30 ноября 2017 года начальник отдела договоров Иванов Игорь Олегович допустил хамское поведение в адрес своего подчиненного, специалиста отдела договоров Степановна А.А. При обсуждении вопроса соблюдения установленных сроков сбора информации по контрагентам и отчетности перед вышестоящей организацией начальник отдела договоров Иванов И.О. позволил себе оскорбительные высказывания на повышенных тонах с элементами ненормативной лексики по отношению к специалисту Степановна А.А. В связи с выявленным инцидентом, свидетелями которого стали все работники отдела договоров, прошу провести служебную проверку по вопросу нарушения дисциплины труда со стороны руководителя подразделения, выразившееся в нарушении правил и норм поведения, корпоративной этики, принятых в организации и закрепленных в локально-нормативных актах.Специалист отдела договоров подпись А.А. Степанов

На чтение 11 мин. Просмотров 655 Опубликовано 20.05.2018

Большинство тружеников избегают необходимости составления докладных записок, так как считают их простой формальностью, которая отнимает рабочее время. Но в некоторых случаях оформление данного документа позволяет свести к минимуму конфликт с руководством. Факт, подтверждаемый официальным документом, позволяет избежать форс-мажорных ситуаций. Давайте разберем, как написать докладную записку правильно.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели

Предназначение документа

Докладные записки относятся к категории документов внутреннего документооборота. Каждое крупное предприятие, использует данные акты для принятия жалоб и предложений от сотрудников. Для того чтобы обеспечить нормальное функционирование компании, руководителю организации необходимо разработать типовую форму, которая будет использоваться сотрудниками при составлении акта. Важно упомянуть, что рассматриваемый документ обладает иерархической направленностью. Это означает, что в качестве адресата выступает руководитель компании.

Данный акт имеет информационный характер, а его целью является донесение сведений о событиях, что могут негативно повлиять на трудовой процесс, до руководства.

Также следует сказать о том, что данный документ обладает законной силой. Работодатель, получивший докладную записку от сотрудника, обязан вынести свое решение по озвученному вопросу. Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право составить этот документ. Во время заполнения акта следует учитывать некоторые тонкости и нюансы. Так как рассматриваемый документ наделен законной силой, необходимо использовать исключительно деловой стиль переписки, избегая юридических и грамматических ошибок, а также неточностей в тексте. В основной части необходимо грамотно описать возникшую проблему или предложить варианты её решения.

Нужно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ должен содержать в себе не только краткий обзор на сложившуюся ситуацию, но и различные варианты её решения. Получив этот акт, руководитель компании должен тщательно проанализировать сложившиеся обстоятельства и вынести свое решение по спорному вопросу. Резолюция руководителя организация является одним из оснований для применения различных мер в отношении сотрудников. На основе докладной записки может быть вынесено решение как о поощрении, так и дисциплинарном взыскании в отношении работников компании . Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что докладная записка – это один из видов связи подчиненных и руководителя компании.

Разновидности докладных и их цели

Докладные записки подразделяются на два основных типа. Внутренние акты используются в целях повышения результативности трудового процесса. Этот документ составляется только по инициативе тружеников. При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам. Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам. Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации. После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью.
Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:

Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства. Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений. Как правило, этот тип документов составляется сотрудниками, относящимися к низкому звену.
Инициативные предложения – в этом случае, работник доносит до руководства свои мысли о решении различных вопросов, связанных с трудовым процессом.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения

Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе. В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании. Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса.

Именно поэтому очень важно, при составлении докладной записки правильно указать преследуемые цели. Целью составления документа может являться повышение результативности собственного труда. Такие документы используются для устранения различных факторов, которые негативно влияют на трудовую деятельность сотрудников компании. Еще одной целью данного документа может стать исправление сложившейся ситуации. В некоторых случаях сотрудник может знать о фактах, которые, по его мнению, препятствуют эффективности трудового процесса. В этом случае, работником составляется акт для разрешения спорного вопроса.

Составление докладной помогает снять долю ответственности и предоставить выбор метода решения возникшей ситуации руководству компании. Важно обратить внимание на то, что если в возникшем инциденте отсутствует вина сотрудника, руководство не имеет права применять штрафные санкции. Последней из целей рассматриваемого документа является защита своих прав.

В конфликтной ситуации, каждый работник имеет право защищать свои интересы и предложить свои варианты мирного урегулирования конфликта.

Привила составления документа

Рассматриваемый акт должен содержать в себе несколько смысловых разделов. В фактической части документа приводится информация о конкретном инциденте и причинах его возникновения. При заполнении этой части следует указать все сопутствующие обстоятельства. Далее, составителю необходимо перейти к аналитической части и указать свое видение проблемы. Как правило, в этой части бланка указываются возможные последствия сложившейся ситуации, а также предлагаются варианты решения спорного вопроса. В резюмирующей части, докладчику необходимо обосновать приведенные доводы и варианты решения.

Важно обратить внимание на то, что конечное решение о применении различных видов штрафных санкций остается за руководством компании. Как показывает практика, большинство руководителей предпочитают избегать проведения длительных разбирательств и выбирают один из способов, предложенных докладчиком.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения

Докладная может иметь как текстовый, так и табличный вид. Также следует отметить, что в данном документе может отсутствовать раздел, посвященный анализу сложившихся обстоятельств. В этом случае, докладчик должен привести лишь информацию о возникшей ситуации, препятствующей нормальной трудовой деятельности и предложить решение проблемы. Следует упомянуть, что рассматриваемый документ может использоваться в качестве основания для принятия мер по оптимизации рабочего процесса. Также каждый работник имеет право выразить свое несогласие с принятыми мерами, при помощи составления докладной.

Согласно установленным правилам, руководителю компании при организации собственного бизнеса необходимо разработать специальный шаблон, на основе которого персоналом будут составляться внутренние акты. В том случае, если данный шаблон отсутствует, необходимо использовать стандартный образец.

Как написать докладную записку на сотрудника, образец заполнения по ГОСТу:

В шапке документа указываются фамилия и инициалы составителя, а также название отдела компании, откуда отправляется данный документ. После этого фиксируется дата заполнения бланка.
Тело документа начинается с указания наименования акта. Далее потребуется еще раз указать инициалы обращающегося и привести основную информацию о проблеме. Также в этом разделе приводятся варианты действий руководства, направленные на решение возникшего вопроса.
В заключительной части докладной записки, составитель должен заверить документ своей подписью.

Разобравшись со структурой бланка, следует выделить ряд тонкостей и нюансов, связанных с заполнением. Наименование акта фиксируется только прописными буквами, крупного размера. Название документа можно разместить как в центре листа, так и возле левой границы акта. Для того чтобы документ получил должную юридическую силу, необходимо указать название компании и место составления докладной. Рассматриваемый документ должен содержать в себе регистрационный номер, соответствующий тому, что зафиксирован в журнале учета внутренних документов. Заголовок «довожу до вашего сведения» образец типового начала докладной записки. Также в качестве заголовков можно использовать такие слова, как «О …» или «Касательно …».

Важно отметить, что каждый сотрудник имеет право составить докладную записку. Однако, следует помнить о правилах составления данного акта. Так как этот документ имеет юридическую силу, необходимо указать веские аргументы, для рассмотрения возникшего вопроса. Нередко на основе подобной документации (внешних докладных), контролирующими органами проводятся различные проверки. Как правило, такие проверки посвящены контролю целесообразности использования финансовых средств. Нередко, многие труженики жалуются в соответствующие организации о неправомерном лишении основных или дополнительных выплат. В этом случае, внешняя докладная записка является основанием для проведения проверки.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач

Давайте рассмотрим, в каких ситуациях может понадобиться составление докладной:

Акты, посвященные хозяйственной деятельности организации.
В случае прогула со стороны сотрудника. В данном примере докладная составляется непосредственным руководителем отдела, где трудится прогульщик. Цель документа привлечь нарушителя трудовой дисциплины к дисциплинарной ответственности.
В случае нарушения должностной инструкции. В резюмирующей части этого акта, докладчик указывает вид штрафных санкций, которые могут быть наложены на нарушителя.
В случаях нахождения сотрудника на территории работодателя в состоянии наркотического или алкогольного опьянения.
В случае необходимости премирования работника. В этом примере, докладчику следует указать основание для начисления дополнительных выплат.
При оскорблении достоинства и чести. Данный акт составляется на имя руководителя компании.

Докладная записка на сотрудника компании

Как показывает практика, основной причиной необходимости составления докладной является нарушение дисциплины со стороны работников компании. К таким нарушениям можно отнести прогул, нарушение должностных инструкций и нахождение на территории компании в состоянии опьянения. Подобные нарушения несут за собой штрафные санкции в виде выговора, лишения премии или увольнения . В случае необходимости составления подобного документа, докладчику необходимо получить консультацию кадрового специалиста или юриста. Существует немало нюансов, которые могут помочь смягчить тяжесть штрафных санкций.

Для примера приведем ситуацию, в которой сотрудник отлучился от работы. Если данный срок составляет более четырех часов, то данное нарушение расценивается как прогул. В этом случае, сотрудника ждет более строгое наказание в сравнении с отлучкой, длительностью менее четырех часов. Важно обратить внимание, что перед составлением докладной необходимо получить объяснительную от работника, где будет изложена причина отлучки.

Меры наказания сотрудника, нарушившего дисциплину, выбираются на основании причины нарушения, указанной в объяснительной записке. В том случае, когда работник отказывается от подачи данного документа, руководителем компании составляется соответствующий акт. В ситуации, связанной с несчастным случаем на производстве, руководителю компании потребуется пригласить специальную комиссию для проведения экспертизы. Собранные во время экспертизы материалы передаются прокуратуре. Далее составляется специальный акт, где указываются различные варианты наказания виновного.

В качестве примера следует рассмотреть случай с кражей личного имущества. Для того чтобы иметь основания для увольнения вора, потребуется провести внутреннее расследование. В задачу докладчика входит описание фактического развития событий в целях донесения до руководства информации о сложившейся ситуации. Наличие объяснительной записки от работника может помочь смягчить тяжесть штрафных санкций. Однако, при отсутствии данного документа, работодатель может уволить такого сотрудника с занесением отметки о причинах увольнения в трудовую книгу.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства

Следует отдельно упомянуть о том, что факт оскорбления достоинства и чести можно отнести к категории административных нарушений. В этой ситуации, во время составления докладной необходимо учитывать несколько нюансов. Неуважительное отношение одного из сотрудников к своим коллегам оказывает негативное влияние на всю работу организации за счет дестабилизирующей психологической обстановки. Совокупность этих факторов негативно отражается на имидже компании. Также следует сказать о том, что данное нарушение может быть наказано такими мерами, как исправительные работы и наложение штрафа.

Для того чтобы привлечь нарушителя к административной ответственности необходимо своевременно уведомить начальство. Поведение каждого работника имеет большое влияние на микроклимат, царящий в коллективе. В подобной докладной описывается не только сам инцидент, но и способы наказания виновника. Важно обратить внимание на то, что руководитель компании должен в обязательном порядке отреагировать на данный документ . В противном случае контролирующие органы могут наложить штрафные санкции на администрацию компании.

Пример докладной записки:

«Кадровый отдел

Руководителю ИП «Весна»

П.Т. Рубанову

Докладная записка

Об оскорблении на рабочем месте

Доношу до Вашего сведения, что 07 мая 2018 менеджер, Каркушин Семен Валерьевич, использовал нецензурную лексику оскорбительного характера, указывая на социальный статус.

Прошу рассмотреть возможность привлечения Каркушина С.В. к административной ответственности.

Сотрудник кадрового отдела Яковлев Павел Владимирович Яковлев

Вконтакте