Bokstavnummer: hva er det og hvordan brukes det i kontorarbeid? Behandling av dokumenter av personaldokumentasjonstjenester Hva er et brevark i en sak

Klargjør du dokumenter for arkivering? Ikke glem å avgi en beviserklæring for saken. Oppgi i det aktuelle skjemaet informasjon om antall ark og deres fysiske tilstand. Forklar funksjonene ved nummerering.

Fra artikkelen vil du lære:

Sertifiseringsark i systemet med regnskapsbilag

Moderne kontorarbeid er et eget aktivitetsfelt viet til spørsmål om dokumentasjon, samt organisering av arbeidet med dokumentasjon. Et av de viktigste områdene kontorarbeid anses å være dannelsen av saker. Begrepet "sak" refererer til dokumenter som er gruppert i henhold til prinsippet om tilhørighet til ett arbeidsområde. En sak kombinerer dokumentasjon knyttet til samme problemstilling. Så det kan for eksempel være personell, rapportering eller økonomiske dokumenter.

Sikkerheten til de viktigste kontorpapirene, samt hastigheten på deres søk under påfølgende arbeid, avhenger av riktig distribusjon av dokumentasjon i saker. Av stor betydning i saksdannelsen er systematisering og tilrettelegging av dokumenter i saken, d.v.s. prinsippet om dens dannelse.

Varebeholdningen tilhører kategorien regnskapsdokumenter og er faktisk en slags innholdsfortegnelse, en liste. Inventaret viser deres serienumre, identifikasjonsindekser, titler, registreringsdatoer, sidetall. Nødvendigheten av og reglene for å lage varelager bestemmes av en intern forskriftslov: forretningsinstruksjoner samt spesielle bestemmelser og instrukser.

Saksoppstillingen kan også anses som et regnskapsdokument. Den inneholder informasjon om egenskapene til innholdet i saken i institusjonens arkiv og detaljene ved dens dannelse. Den brukes til å holde styr på det totale antallet ark i en sak. I tillegg fikser den funksjonene til nummereringen deres.

Verifikasjonsarkmal

For å fremskynde prosessen med å opprette saker og forene eksisterende regnskapsdokumentasjon, for slike dokumenter som en inventar og et saksertifiseringsark, på lovgivende nivå utvikle og godkjenne sine egne spesielle skjemaer.

I henhold til Regler for arkivering godkjent av Kulturdepartementet (Ord. nr. 526 datert 31. januar 2015) er utfylling av attestasjonsark inkludert i prosedyren for arkivering av akter på papir, sammen med arkivering av dokumentasjon, nummerering, sammenstilling. intern inventar og omslagsdesign. Formen er definert regulatoriske krav til lagringsorganisasjon arkivdokumenter. Et eksempelskjema av attestasjonsarket for saken finnes i vedlegg nr. 8 til arkiveringsreglene.

Standarddetaljene i skjemaet inkluderer:

Navnet på dokumenttypen;
Navn på posisjonen til kompilatoren;
Signatur;
dekryptering;
Dato for forberedelse;

Følgende informasjon legges inn på skjemaet:

Totalt antall ark i saken (angi i ord og tall);

Bokstavtall;

Tapte tall;

Funksjoner av den fysiske tilstanden og dannelsen av saken;

Papirstørrelsen som anbefales for registrering av skjemaet er A4. Dette bør være en egen side, som arkiveres i filen sist. I en situasjon der etuiet opprinnelig ble tegnet og sydd uten sertifiseringsark, er det ikke nødvendig å brodere volumet for å få skjemaet inn i det. Det er nok å fylle den ut og feste den på toppen på innsiden av dekselet. Den resulterende saken vil se slik ut:

Sertifiseringsark for en personlig fil: eksempeldesign

De gjeldende reglene for organisering av lagring av arkivdokumenter (vedlegg nr. 8) tilbyr følgende eksempel for utforming av et sertifiseringsark:

Denne prøven er gyldig for alle tilfeller av permanent og midlertidig (mer enn 10 år) lagringsperiode. Personalsaker er ikke noe unntak fra denne regelen. Alle saker som forberedes for overføring til institusjonens arkiv etter endt utdanning Kalenderår skal beskrives og utføres på den måten som er foreskrevet i reglene. I følge dette normativt dokument, på slutten av hver sak på papirbasis, må det arkiveres et sertifiseringsark. I det generelle tilfellet har det A4-format, i arkivskap tilsvarer det formatet på kortet. Arket kan ikke plasseres på omslaget til saken eller på baksiden av siste side.

Underdokumenter:

Fyller ut bekreftelsesarket

Når du fyller ut sertifiseringsarket for saken, bør følgende algoritme følges:

Angi saksnummeret som er tildelt i samsvar med saksnomenklaturen;

Angi i tall og ord det totale antallet nummererte sider som er arkivert i volumet (merk at det interne inventaret ikke tas i betraktning i dette tilfellet);

Angi numrene på de ekstreme arkene, for eksempel: "Fra nr. 1 til nr. 308";

Oppgi bokstavnummer.

Bokstavsnummer betyr et tall med en bokstav, for eksempel: 11a, 24b. Slike tall vises i en situasjon der én eller flere sider ved et uhell ble hoppet over under nummerering. For ikke å gjøre om nummereringen, blir de manglende arkene tildelt det forrige nummeret med en bokstav, for eksempel: 33, 34, 34a, 34b, 35.

List opp manglende tall;

Hvis det ikke var noen manglende og bokstaverte ark i filen, er det nødvendig å sette streker i de tilsvarende linjene i skjemaet til sertifiseringsarket.

Merk at antall manglende og bokstaverte ark må tas i betraktning ved beregning av totalt antall nummererte ark. Så hvis for eksempel det siste arket i volumet har nummer 264, men filen inneholder bokstaver 34a og 34b, og ark nummer 647 er utelatt, vil det totale antallet ark beregnes som følger: 264+2-1= 265.

Angi antall ark i den interne beholdningen;

Fyll ut kolonnene i tabellen om funksjonene i den fysiske tilstanden og dannelsen av saken. I venstre kolonne er det nødvendig å klassifisere funksjonen, i høyre kolonne, angi antall ark som den forekommer på.

Slike funksjoner inkluderer:

limte bilder;
Ikke-standard (stort) format;
Tilstedeværelsen av konvolutter med vedlegg (tabellen indikerer ikke bare faktum om tilstedeværelsen av en konvolutt, men også antall ark som er vedlagt den);
Fysisk skade (f.eks. revet eller vannfylte sider, vanskelig å lese fotokopier);
Tilgjengelighet av trykte kopier av brosjyrer (hvis antall sider ikke er angitt i den generelle nummereringen, må det angis i tabellen);

Dersom saksdokumentene ikke har slike trekk, skal tabellen krysses over med bokstaven Z.

Angi navnet på stillingen til personen som har satt sammen vitnearket, sett en signatur og dechiffrer det.

Skriv ned utstedelsesdatoen;

I noen tilfeller, etter registreringen av saken, kan dens sammensetning og status endres. For eksempel kan noen dokumenter bli skadet under lagring. Eller det vil være behov for å erstatte originalen med en kopi av en eller annen kontorpapir. Som et tilleggseksempel kan man arbeidsbøker, som ikke arkiveres i saken, men legges i en konvolutt. Etter en tid har gått tidligere ansatt eller hans pårørende kan be om en arbeidsbok fra arkivet, noe som vil føre til at sakens sammensetning endres. I dette tilfellet må alle endringer som er gjort, registreres i den relevante loven, og det bør noteres i saksertifiseringsarket med referanse til denne loven.

Oppføringen i dette tilfellet vil se slik ut:

En arbeidsbok ble utstedt (ark 58), en tilsvarende oppføring nr. 118 ble gjort i boken om regnskap for bevegelse av arbeidsbøker.

Leder for arkivavdelingen Vasilyeva P.K. PC. Vasilyev

25.04.2017

Noter det riktig design saker (inkludert å fylle ut sertifiseringsarket) bidrar til sikkerheten til dokumenter og fremskynder deres søken etter videre bruk betydelig. I tillegg gjør riktig gruppering av dokumentasjon og systematisering det mulig å legge til rette for prosesser som å gjennomføre en verdiundersøkelse og klargjøre dokumenter for overføring til arkivlagring.

Underdokumenter:

Saksertifiseringsark utarbeidet for å ta hensyn til antall ark i saken i foreskrevet form, som er gitt i vedlegg 9

Regler for utfylling av sakens attestasjonsark

Og personellmessig må de etter utløpet av kalenderåret de er etablert være forberedt på overføring til arkivet. Pre-arkiv forberedelse av filer inkluderer to prosedyrer: registrering og beskrivelse.

Registrering foretas av den som er ansvarlig for arbeid med dokumenter. Registreringen inkluderer utarbeidelse av sertifiseringsark.

Vitnebladet er trukket opp i saken på eget ark (A4, A5 format) på baksiden av siste blanke ark.

Det er forbudt å ta ut sertifiseringsarket på omslaget til saken eller på den tomme baksiden av arket siste dokument. Dersom saken er stiftet eller innbundet uten form av sertifiseringsarket, limes det øverst på arket på innsiden av koffertdekselet.

I sertifiseringsarket er antallet nummererte ark og, separat, gjennom "+"-tegnet, antall ark i den interne beholdningen (hvis noen) angitt i tall og i ord.

I vitnearket er funksjonene til nummereringen av arkene, den fysiske tilstanden til dokumenter og gjennomføringen av saken notert:

tilstedeværelsen av bokstavnummer på ark;
tilstedeværelsen av manglende ark;
antall ark med innlimte fotografier;
antall ark i stort format;
antall konvolutter med vedlegg og antall ark som er vedlagt i dem;
antall skadede ark:
tilstedeværelsen når det gjelder trykte eksemplarer av brosjyrer med antall ark i, dersom de ikke var merket i den generelle bruttonummereringen i saken.

Antallet bokstaver som mangler, bør tas i betraktning i de endelige dataene om antall nummererte ark. For eksempel har det siste arket i saken nummer 252, men filen har ark med nummer 5a og 30a og det manglende tallet 17. I dette tilfellet vil det totale antallet ark være 252+2-1=253.

Vitnearket er signert av dets kompilator, hans stilling, signaturdekoding, dato for kompilering er angitt.

Alle påfølgende endringer i sakens sammensetning (skade, erstatning av originaldokumenter) er notert i sertifiseringsarket med henvisning til den aktuelle loven.

På utformingen av sertifiseringsarket slutter volumet av saken. Hvor finner du skjemaet og hvordan du fyller ut et saksertifiseringsark, hva er bokstavnummer og hvilke funksjoner i sakens tilstand som skal gjenspeiles i det, samt et utvalg av saksertifiseringsarket i artikkelen. Du kan også laste ned skjemaet her.

Ark-sertifisering av saken: analysere skjemaet

Skjema for sakens vitneblad er vedlegg nr. 8 til. Jeg minner om at de er obligatoriske for alle.

Selve skjemaet er enkelt. Først, i tall og i ord, skriver vi hvor mange ark av saken som er arkivert i det bindet. Ark med intern inventar tas ikke i betraktning. Angi deretter tallene på de siste arkene i saken, for eksempel:

fra #1 til #204.

Så kommer tallene med bokstaver og de savnede. Bokstavsnummer er tall med bokstaver: 10a, 55a, etc. De dannes hvis, ved nummerering av ark, ett ved et uhell ble utelatt (alle mennesker, alle tar feil). I dette tilfellet trenger du ikke gjøre om noe, men bare ta det forrige tallet og legg det på et unummerert ark, men med en bokstav. Det viser seg for eksempel 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Det samme med de manglende: du gikk glipp av et ark om nummerering – det er greit, bare ikke glem å gjenspeile dette i sertifiseringsarket.

Hvis det ikke er noen ark med bokstaver eller mangler, setter du streker i disse feltene.

Deretter angir vi separat antall ark i den interne beholdningen.

Følgende er en tabell over egenskapene til sakens fysiske tilstand. I venstre kolonne skriver vi hva slags funksjon, til høyre - på hvilke ark. Funksjonene er forskjellige: arket kan være revet, fylt med vann eller noe annet, kopien kan være veldig blek eller omvendt mørk på grensen til lesbarhet. La oss fikse dette.

De grunnleggende reglene for arbeidet med organisasjoners arkiver anbefales å angis her:

antall ark med innlimte fotografier;
antall ark i stort format;
konvolutter med vedlegg og antall ark som er vedlagt i dem;
tilstedeværelsen når det gjelder trykte kopier av brosjyrer med antall ark i dem, dersom de ikke ble notert under den generelle nummereringen av sakens ark.

Hvis etuiet heldigvis ikke har noen funksjoner, krysser vi ut denne tabellen med bokstaven Z.

Sertifiseringsarket er signert av personen som har utarbeidet det.

Hvor og hvordan er sertifiseringsarket plassert

Sakens vitneblad arkiveres sist. Dermed ser volumet av en fullført sak slik ut: et omslag med tittelblad, så -, så saksdokumentene, et attestasjonsark, et omslag.

Hvis sakene før deg ble utarbeidet uten sertifiseringsark, trenger du ikke å brodere volumer for dem. Vitnearket limes så bak toppen av arket på innsiden av saksomslaget.

Kan jeg gjøre endringer i sertifiseringsarket?

2015-reglene krever at alle endringer i den fysiske tilstanden eller sammensetningen av saken registreres i sertifiseringsarket. Den fysiske tilstanden reiser ikke spørsmål, men kan sammensetningen av den sammensydde saken virkelig endre seg? Ja kanskje. Et levende eksempel er at vi snakket om for en uke siden. Siden de kan komme for dem når som helst, blir ikke bøker om fastvaren til volumet gjennomboret. Konvoluttene de er vedlagt er gjennomhullet, og 1 konvolutt tilsvarer ett ark av etuiet. Hvis en person eller hans slektninger etter noen år ba om denne boken, sender vi den inn generell orden. Etter det, ikke glem å gjøre en passende oppføring i sertifiseringsarket for saken, ellers vil det vise seg at vi mistet boken rett fra saken.

hvorfor er et sertifiseringsark nødvendig og er det obligatorisk;
hvordan et personlig dokumentvitneark er utarbeidet;
sertifisering ark av en personlig fil: en prøve design;
hvilken informasjon er angitt når du fyller ut sertifiseringsarket;

Sertifiseringsark i systemet med regnskapsdokumenter Moderne kontorarbeid er et eget aktivitetsområde viet til spørsmål om dokumentasjon, samt organisering av arbeidet med dokumentasjon.

Sertifiseringsark for saken: innhold og design

Vitnearket limes så bak toppen av arket på innsiden av saksomslaget. Kan jeg gjøre endringer i sertifiseringsarket? 2015-reglene krever at alle endringer i den fysiske tilstanden eller sammensetningen av saken registreres i sertifiseringsarket. Den fysiske tilstanden reiser ikke spørsmål, men kan sammensetningen av den sammensydde saken virkelig endre seg? Ja kanskje.
Et slående eksempel er de uavhentede arbeidsbøkene vi snakket om for en uke siden. Siden de kan komme for dem når som helst, blir ikke bøker om fastvaren til volumet gjennomboret. Konvoluttene de er vedlagt er gjennomhullet, og 1 konvolutt tilsvarer ett ark av etuiet.
Hvis en person eller hans slektninger etter noen år ba om denne boken, utsteder vi den på generell måte. Etter det, ikke glem å gjøre en passende oppføring i sertifiseringsarket for saken, ellers vil det vise seg at vi mistet boken rett fra saken.

Hvordan lage et sertifikat for en personlig fil

Det spesifikke ved å lage en intern fortegnelse over dokumenter i en personlig mappe er at den tas med i saken umiddelbart når den åpnes og fylles ut i løpet av vedlikeholdet. Det er derfor den interne inventaret sørger for refleksjon av inkludering av nye dokumenter i den personlige filen, samt tilbaketrekking av dokumenter fra den personlige filen, erstatning av originalene med kopier (registrert i "Merk"-kolonnen). Hvis filen allerede er innbundet og arkivert, limes den interne beholdningen av dokumenter sertifisert av kompilatoren med den øvre kanten på innsiden av frontdekselet.

Vær oppmerksom på at ved klargjøring av saken for arkivering, nummereres arkene til det interne inventaret separat fra arkene i personmappen. Etter at den ansatte er oppsagt, lukkes hans personlige fil, det vil si at den fjernes fra mappen og blinker. I dette tilfellet er det viktig å ikke glemme å utstede et sertifiseringsark.

Saksertifiseringsark

Vitnebladet er trukket opp i saken på eget ark, i bøker - på baksiden av siste blanke ark, i arkivskap - på eget blankt ark av kortformat. Sakens sertifiseringsark er utarbeidet i samsvar med det etablerte skjemaet (vedlegg 9), som angir i tall og i ord antall nummererte ark av saken, antall ark i intern inventar, funksjonene til nummereringen av saksnumrene (tilstedeværelsen av saksbokstavnummer, manglende tall, antall ark med påklistrede fotografier, tall i storformatark, konvolutter med vedlegg og antall ark vedlagt), samt tilstedeværelse ved trykte eksemplarer av brosjyrer med antall ark i, dersom de ikke var angitt i den totale bruttonummereringen i saken. Sertifiseringsarket for saken er signert av kompilatoren.

Blanker.ru

Av Kulturdepartementet (ordre nr. 526 av 31.01.2015) er utfylling av sertifiseringsarket inkludert i prosedyren for innlevering av saker på papir, sammen med innlevering av dokumenter, nummerering, utarbeidelse av intern inventar og utforming av omslaget . Formen bestemmes av forskriftskravene for organisering av lagring av arkivdokumenter. Et eksempelskjema av attestasjonsarket for saken finnes i vedlegg nr. 8 til arkiveringsreglene.

Hjelp Standarddetaljene i skjemaet inkluderer:

Navnet på dokumenttypen;
Navn på posisjonen til kompilatoren;
Signatur;
dekryptering;
Dato for forberedelse;

Følgende informasjon legges inn i skjemaet: Totalt antall ark i saken (angitt i ord og tall); Bokstavtall; Tapte tall; Funksjoner av den fysiske tilstanden og dannelsen av saken; Papirstørrelsen som anbefales for registrering av skjemaet er A4.

Merk følgende

På omslaget til sakene om permanent lagring er det gitt et sted for navnet på statsarkivet der filene til organisasjonen vil bli akseptert, betegnelser på kodene til statsarkivet og organisasjonen. Når du endrer navnet på organisasjonen ( strukturell enhet) i perioden som dekkes av saksdokumentene, eller når saken overføres til en annen organisasjon (til en annen strukturell enhet), angir sakens omslag det nye navnet på denne organisasjonen eller etterfølgerorganisasjonen, og det tidligere navnet på organisasjonen ( strukturell enhet) er vedlagt i parentes. Sakens overskrift på forsiden av sakene overføres fra nomenklaturen til organisasjonens saker, avtalt med ekspert- og verifikasjonskommisjonen til den tilsvarende arkivinstitusjonen.

PÅ nødvendige saker det gjøres presiseringer i overskriften (antall pålegg, protokoller etc.).

Sertifiseringsarket er et obligatorisk element i utførelsen av hvert tilfelle av en permanent lagringsperiode og en personlig fil. Sakens vitneark tegnes på eget ark og legges til slutt i saken. Ved overlevering av bøker (magasiner) til arkivet tegnes attestasjonspåskriften på baksiden av et blankt ark, i arkivskap - på et eget blankt ark i kortformat.

I arket, i tall og i ord, er antallet nummererte ark i saken angitt og separat, gjennom "+" (pluss)-tegnet, antall ark i den interne inventaret (hvis noen). Sertifiseringsarket angir følgende funksjoner ved nummereringen av saksdokumentene: tilstedeværelsen av bokstavnummer på saksarket; tilstedeværelsen av manglende antall ark av saken; tilstedeværelsen av arknummer med limte fotografier, dokumenter, avisutklipp; antall ark i stort format; antall konvolutter med vedlegg og antall vedlagte ark.

Lage filer for permanent lagring

Ikke overflødig personlig Siden prosedyren for å føre en personmappe ikke er regulert for budsjettorganisasjoner, anbefaler vi at arbeidsgiveren vedtar en lokal normativ handling, som skal regulere spørsmålene om vedlikehold, behandling og lagring av personlige filer. Merk. En sak er et dokument eller et sett med dokumenter knyttet til en sak eller et aktivitetsområde, plassert i et eget omslag. Saker anses som igangsatt fra det øyeblikket det første utførte dokumentet er inkludert i dem.

Når du utfører personlige filer til ansatte, er det nødvendig å overholde strenge regler, selv om det ikke er det obligatorisk krav til arbeidsgiver. Det er viktig å huske at uansett hvordan mappene kalles ("personopplysninger", "dossier" eller på annen måte), inneholder de personopplysningene til den ansatte, derfor er alle kravene fastsatt i kap.

Ansattes personlige mappe

Saken anses som arkivert etter å ha blitt lagt inn i mappen for oppbevaring av det først utførte dokumentet. Samtidig trekkes dekselet til den åpnede saken opp. Sakens omslag er trukket opp i fastsatt form (vedlegg 3) følgende informasjon: Navn på organisasjonen; navnet på den strukturelle enheten til organisasjonen den ble dannet i; saksindeks i henhold til nomenklaturen av saker; sakstittel; lagringsperioden for etuiet eller påskriften "Oppbevares permanent" (overført fra kassenomenklaturen).
På omslaget til sakene om permanent lagring er det gitt et sted for navnet på statsarkivet der filene til organisasjonen vil bli akseptert, betegnelser på kodene til statsarkivet og organisasjonen.

3.6. krav til registrering av saker akseptert for arkivering

Fristene for saker som inneholder organisatorisk, administrativ, kreativ og annen dokumentasjon (referater, utskrifter, brev, rapporter, etc.), der nøyaktig datering er viktig, samt saker som består av flere bind (deler), er påført ekstremt datoene av saksdokumentene, dvs. datoene for registrering (utarbeidelse) av de tidligste og siste dokumenter som er inkludert i saken. Dersom saken er et påleggsregister, instrukser etc., vil datoen for saken være nøyaktig kalenderdatoer den første og siste oppføringen i loggen. Fristdatoene for en sak som inneholder møtereferater er datoene for godkjenning (for dokumenter som godkjennes) eller første og siste referat som saken utgjør.
Fristene for en personmappe er datoene for signering av pålegget om opptak og avskjedigelse av personen som saken er reist for.
Vi snakker for eksempel om tilstedeværelsen i tilfelle dokumenter med uleselig tekst, limte ark (hvis det er store diagrammer osv.), revet ark, limte fotografier, hvis det er konvolutter i saken, og det er vedlegg i dem osv. Sakens vitneark skal undertegnes av dens sammenstiller, mens posisjon og signatur er dechiffrert, dato er påført. I prosessen med å bruke arkivdokumenter, om nødvendig, blir de nødvendige merkene laget i sertifiseringsarket i fremtiden.
Dersom saken er arkivert uten vitneark, skal den limes øverst på innsiden av saksomslaget. Men vanligvis plasseres den etter det siste dokumentet, og i denne formen er saken sydd. I begynnelsen av artikkelen er det gitt et eksempel på å fylle ut et sertifiseringsark. Du kan også laste ned et eksempel på saksertifiseringsarket i doc-format. For å reise en sak kan det hende du også trenger et utvalg av den interne beholdningen av saksdokumentene.

Sammenstilling av beviserklæring i saken

Sertifiseringsarket er et obligatorisk element i utførelsen av hvert tilfelle av en permanent lagringsperiode og en personlig fil.

Sakens vitneark tegnes på eget ark og legges til slutt i saken. Ved overlevering av bøker (magasiner) til arkivet tegnes attestasjonspåskriften på baksiden av et blankt ark, i arkivskap - på et eget blankt ark i kortformat.

I arket, i tall og i ord, er antallet nummererte ark i saken angitt og separat, gjennom "+" (pluss)-tegnet, antall ark i den interne inventaret (hvis noen).

Sertifiseringsarket spesifiserer følgende trekk ved nummereringen av saksdokumentene:

tilstedeværelsen av bokstavnummer på saksarket;

tilstedeværelsen av manglende antall ark av saken;

tilstedeværelsen av arknummer med limte fotografier, dokumenter, avisutklipp;

antall ark i stort format;

antall konvolutter med vedlegg og antall vedlagte ark.

Sertifiseringsarket er signert av kompilatoren som angir posisjon, signatur og dato for kompilering.

Det er forbudt å utstede en attestasjon på forsiden av saken eller på en ren bakside av siste dokument. Hvis filen er arkivert eller innbundet uten form av sertifiseringsarket, limes den på toppen av innsiden av dekselet. Sertifiseringsarket er satt sammen i den form som er fastsatt i Grunnreglene for drift av organisasjonsarkiver (vedlegg 1).

Intern inventar av saksdokumenter

En intern oversikt over saksdokumenter er satt sammen for å redegjøre for dokumenter med permanent og midlertidig (over 10 år) lagring, hvis regnskap er forårsaket av detaljene i denne dokumentasjonen (spesielt verdifulle, personlige, rettslige, etterforskningssaker, etc.), samt å registrere tilfeller av permanent og midlertidig (over 10 år) lagring, dannet i henhold til typer dokumenter, hvis titler ikke avslører det spesifikke innholdet i dokumentet.

Den interne inventaret er satt sammen på et eget ark i fastsatt form (vedlegg 2), som inneholder opplysninger om saksdokumentenes løpenummer, deres indekser, datoer, overskrifter og sidetall i saken. Det foretas en siste oppføring for den interne beholdningen, som angir i tall og i ord antall dokumenter som er inkludert i den og antall ark i den interne beholdningen.

Den interne beholdningen er signert av kompilatoren. Hvis saken er bundet eller arkivert uten formen til den interne fortegnelsen over dokumenter, limes inventaret som er utarbeidet i den foreskrevne formen på innsiden av forsiden av saken.

Endringer i sammensetningen av sakens dokumenter (tilbaketrekking, inkludering av dokumenter, erstatning med kopier osv.) gjenspeiles i kolonnen "Notater" med lenker til de aktuelle handlingene. Ved behov foretas en ny sluttføring av internbeholdningen og attestasjon av saken.

Dekseldesign

Følgende informasjon er inkludert på omslaget til filen:

Navn på organisasjonen;

navnet på den strukturelle enheten til organisasjonen den ble dannet i;

saksindeks i henhold til nomenklaturen av saker;

sakstittel;

lagringsperioden for etuiet eller påskriften "Oppbevar permanent" (overført fra nomenklaturen for etui).

Ved endring av navn på organisasjonen (strukturell enhet) i løpet av den perioden saksdokumentene omfatter, eller ved overføring av saken til en annen organisasjon (til en annen strukturell enhet), er det nye navnet på denne organisasjonen eller etterfølgerorganisasjonen angitt på omslaget til saken, og det tidligere navnet på organisasjonen (strukturell enhet) er vedlagt i parentes.

Sakens overskrift på forsiden av sakene overføres fra nomenklaturen til organisasjonens saker, avtalt med ekspert- og verifikasjonskommisjonen til den tilsvarende arkivinstitusjonen. I nødvendige tilfeller gjøres det presiseringer av overskriften (antall pålegg, protokoller etc.). I tilfeller hvor saken består av flere bind (deler), er den generelle overskriften på saken og overskriften til hvert bind (del) plassert på omslaget til hvert bind (del). I overskriftene til saker som inneholder kopier av dokumenter, er antallet kopier angitt, ektheten til sakens dokumenter er ikke spesifisert i overskriften.

Etter at saken er fullført, er følgende informasjon angitt på omslaget:

antall ark i saken, som er festet på grunnlag av sertifiseringsinskripsjonen til saken;

dato eller ekstreme datoer for den første og siste i henhold til datoene for dokumentene i saken;

arkivchiffer av saken, først med blyant, og etter godkjenning av inventarene - med blekk.

Dersom saken omfatter dokumenter (vedlegg o.l.), hvis datoer er utover sakens siste datoer, så lages det under sakens datoer ny linje om dette: «det ligger dokumenter i saken for. år (r)". Saksdatoer kan ikke fremgå av omslaget til saker som inneholder årsplaner og rapporter, slik de fremgår av overskriftene til sakene.

Dersom saken er et register over bestillinger, bestillinger etc., så vil datoen for saken være de nøyaktige kalenderdatoene for første og siste oppføring i journalen.

Fristdatoene for en sak som inneholder møtereferater er datoene for godkjenning (for dokumenter som godkjennes) eller første og siste referat som saken utgjør.

Fristene for en personmappe er datoene for signering av pålegget om opptak og avskjedigelse av personen som saken er reist for.