Påliteligheten til dokumenthåndteringssystemet. Sammendrag: Dokumenthåndteringssystemer, deres funksjoner. Slutt på bruk av dokumenthåndteringssystemer

Som nevnt tidligere, i den russiske terminologien innen dokumentasjon og arbeid med dokumenter, brukes begrepene "papirarbeid" og "dokumentarstøtte for ledelsen". Selv om disse begrepene i samsvar med den russiske terminologiske standarden innen kontorarbeid og arkivering (GOST R 51141-98) er synonyme, er det tradisjonelt forstått at kontorarbeid utfører tekniske funksjoner i arbeid med dokumenter, og DOW - et hjelpemiddel. funksjon i å lede en organisasjon.

I praksis i utviklede land brukes begrepet for å referere til aktiviteter på dette området. "dokumenthåndtering" som utvilsomt gjenspeiler den økende rollen til dokumenter i livet til en moderne bedrift.

Erfaringen fra land som anvender prinsippene for dokumenthåndtering i virksomheten til organisasjoner blir brukt og konsolidert i den internasjonale standarden ISO 15489-2001 "Informasjon og dokumentasjon - Dokumenthåndtering", hvis bestemmelser er omtalt i håndboken. I 2007 er det planlagt å vedta en tilsvarende Russisk standard om dokumenthåndtering (GOST R ISO 15489), som skal være en oversettelse av det internasjonale.

I ISO 15489 er dokumenthåndtering en av de kontrollfunksjoner og kontrollområde, som gir kontroll over opprettelse, mottak, bruk og lagring i form av bevisdokumenter og opplysninger om næringsvirksomhet og individuell forvaltningsdrift.

For arkivhåndteringsformål designer, implementerer og vedlikeholder organisasjoner dokumenthåndteringssystem.

Konseptet "system" i ISO 15489 brukes i vid forstand, det inkluderer mennesker og prosesser samt verktøy og teknologier. For å lage et system trenger du:

organisere arbeidet (etablere myndighet, plikter og ansvar) førskoletjenester, samt ledere og ansatte i bedriften som oppretter og bruker dokumenter;
optimalisere arbeidet med dokumenter (registrering, klassifisering, inkludering i informasjonssystemet, etablering av prosedyre og vilkår for lagring av dokumenter, sikring av deres sikkerhet, etc.);
velge og implementere effektive teknologier for å arbeide med dokumentarinformasjon i alle stadier av sin Livssyklus;
utvikle og godkjenne lokale regulerings- og metodologiske handlinger som regulerer alle arbeidsområder med alle typer og formater av virksomhetsdokumenter.

Standarden gjelder også ved bruk av tradisjonell

metoder for å utføre "papir" dokumenthåndtering. Men først og fremst vil det være nyttig for organisasjoner som implementerer teknologier for å jobbe med elektroniske dokumenter og automatiseringssystemer for førskoleopplæringsinstitusjoner.

Når man utvikler et arkivstyringssystem, tas målene, målene og funksjonene til organisasjonen, dens struktur, juridiske, ledelsesmessige og politiske miljø i betraktning. Hver ledelsesfunksjon, alle handlinger og operasjoner vurderes i forhold til deres behov for dokumenter. Dette definerer kravene til dokumenter, samt når, hvordan og hvor dokumenter inngår i dokumenthåndteringssystemet. Analyser kritiske faktorer og eksisterende mangler knyttet til arkivhåndtering.

I samsvar med ISO 15489 er kravene til et dokumenthåndteringssystem:

opprettholde dokumentegenskaper(autentisitet, pålitelighet, integritet, egnethet for bruk, se punkt 1.4) nødvendig for å utføre sine ledelsesmessige og juridiske funksjoner;
pålitelighet, de. systemets evne til å fungere i lang tid i samsvar med etablerte regler.

Fra dette synspunktet bør systemet:

- inkludere alle dokumenter i området det betjener;
- organisere dokumenter slik at forretningsprosessene som dokumentskaperen er involvert i gjenspeiles;
- beskytte dokumenter mot uautorisert modifikasjon, valg for lagring eller ødeleggelse;
- være i stand til å utføre funksjonen til hovedkilden til informasjon om handlingene registrert i dokumentene;
— gi tilgang til relevante dokumenter og deres metadata;
integritet, de. beskyttelse av systemet mot endringer som følge av uautorisert tilgang, ødeleggelse, endring eller sletting av dokumenter.

Dette oppnås ved å bruke kontroller (f.eks. tilgangsovervåking, brukerverifisering, sikkerhetstiltak, etc.) som kan være interne eller eksterne til systemet;

overholdelse av regulatoriske og forretningsmessige krav;
fullstendighet, de. styring av alle dokumenter generert i alle forretningsområder i organisasjonen eller i dens avdeling;
orden, de. prosedyre og metodikk for opprettelse, lagring og håndtering av dokumenter bør reguleres.

Selv om prosessene for å jobbe med dokumenter beskrevet i ISO 15489 er generelt implementert innenlands DOW-teknologier, prinsippene og metodikken for dokumenthåndtering som er fremsatt i denne standarden, tillater ikke bare en dypere integrasjon av arbeid med dokumentinformasjon med administrasjonsprosesser, men samsvarer også med moderne tilnærminger til bedriftsledelse. Den utvilsomme fordelen med den internasjonale standarden er at den introduserer ensartede regler for arbeid med alle dokumenter opprettet i organisasjonens aktiviteter, og disse reglene tar hensyn til funksjonene ved opprettelse, bruk og lagring av elektroniske dokumenter og involverer utvikling og implementering. av automatiserte dokumenthåndteringssystemer.

test spørsmål

1. Hva menes med «dokumenthåndtering» og «dokumentstyringssystem» i den internasjonale standarden ISO 15489?
2. Hva er kravene til et dokumenthåndteringssystem i ISO 15489?

Omfanget av ISO 15489 er bredere enn Statens system dokumentasjonsstyringsstøtte (GSDM), som kun inkluderer organisatoriske og administrative dokumenter.

PÅ dette dokumentet Basert på materialene til analytiske selskaper som IDC og GartnerGroup, gis en generelt akseptert klassifisering av elektroniske dokumenthåndteringssystemer, mulige resultater og avkastning på investering i disse teknologiene analyseres, og forholdet mellom elektroniske dokumenthåndteringsteknologier og konsepter som kunnskap ledelsen avsløres.

Spesialister på området informasjonsteknologier kan være av interesse for hele dokumentet, mens ledere av organisasjoner kan være interessert i den andre og tredje delen som er viet til å definere hva som er:

elektronisk kontorarbeid
dokumentflyt
bedriftens dokumenthåndteringssystemer

Den gitte klassifiseringen brukes på systemene som er kjent på hjemmemarkedet, noe som gjør det mulig å få et mer objektivt bilde av de foreslåtte løsningene. Dokumentet viser hva som er deres grunnleggende forskjell fra hverandre.

Artikkelen forklarer hvorfor Lotus, etter å ha gitt ut en lokalisert versjon av Lotus Domino.Doc elektronisk dokumenthåndteringssystem, faktisk tilbyr den første løsningen for innenlandske kunder innen feltet av bedriftens dokumenthåndtering.

1. Markedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer: definisjoner og klassifisering

Først av alt er det nødvendig å definere hvilken type programvare vi snakker om. IDC definerer markedet for elektronisk dokumenthåndtering (EDM) som følger:

«Electronic Document Management (EDM)-systemer gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere store volumer av dokumenter i datanettverk, og gir også kontroll over flyten av dokumenter i en organisasjon. Ofte er disse dokumentene lagret i spesielle depoter eller i filsystemhierarkiet. Filtyper som vanligvis støttes av EIM-systemer inkluderer tekstdokumenter, bilder, regneark, lyd, videodata, og nettdokumenter. Fellestrekk ved EIM-systemer er dokumentoppretting, tilgangskontroll, transformasjon og sikkerhet."

Historisk sett har dokumenthåndteringssystemer vært vertikale applikasjoner designet for å brukes av små team av fagfolk som jobber i umiddelbar nærhet til svært strukturerte dokumenter. I utlandet har applikasjoner for vertikal dokumenthåndtering hovedsakelig blitt introdusert innen områder som farmasøytisk forskning, forsikring, ingeniørvitenskap og industriell produksjon.

I dagens distribuerte virksomheter vokser dokumentdistribusjon, tilgjengelighetskrav og behovet for samarbeid eksponentielt. Informasjonsmateriell av høy verdi lages daglig, legges ut på globale nettverk og distribueres i ulike faggrupper. I Internetts tidsalder kan formaliserte dokumenter som kun er tilgjengelige for spesialister ikke lenger tjene som et oppbevaringssted for bedriftskunnskap.

Dagens virksomheter krever en virkelig distribuert dokumenthåndteringsarkitektur, dvs. en som oppfyller følgende krav:

Skalerbar, pålitelig og håndterbar for kostnadseffektive bedriftsimplementeringer.
Automatisk støtte for distribuert kontroll av div informasjonsmateriell gjennom hele livssyklusen, fra opprettelse til gjennomgang, godkjenning, distribusjon og arkivering.
Fleksibilitet til å kontrollere tilgangen til hele spekteret av dokumenter, fra e-post til diskusjonsdatabaser, fra videoklipp til formaliserte dokumenter av alle typer.
Muligheten til å gi umiddelbar tilgang til dokumenter gjennom nettlesere, skrivebordsapplikasjoner og andre offentlige klienttyper.
En åpen, utvidbar arkitektur som lar organisasjoner først raskt utvide sin som svar på nye forretningsmål som for eksempel journalhåndtering, og for det andre integrere journalbehandling med bredere strategiske initiativer som Knowledge Management.
Tilgjengelighet av et bredt spekter av komplementære teknologier for å forbedre avkastningen på investeringen.

Distribuert, utvidbar dokumenthåndtering fører til en dramatisk økning i ansattes produktivitet, styrker den generelle konkurranseevnen til organisasjonen, sikrer optimalisering av et hvilket som helst antall tverrfaglige prosesser, i stedet for å automatisere individuelle vertikale. Enterprise Records Management er et viktig skritt mot å bringe virksomhetens kunnskapsstyringsinitiativer til live.

IDC identifiserer seks teknologikategorier som utgjør markedet for elektronisk dokumenthåndtering (EDM). Det skal bemerkes at ingen klassifisering ser ut til å være ideell. Som et resultat faller noen produkter inn i mer enn én kategori på samme tid og har funksjoner som er spesifikke for produkter fra forskjellige kategorier.

For eksempel er Lotus Domino.Doc med rette kategorisert som et enterprise ERM-system, selv om det har omfattende arbeidsflytfunksjoner, spesielt når det kombineres med et produkt som Domino Workflow. Situasjonen er desto mer komplisert av det faktum at de ledende aktørene i dette markedet stadig supplerer funksjonaliteten til produktene sine.

EDM-systemer fokusert på forretningsprosesser (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon og Watermark), Hummingbird (PC DOCS)
Enterprise-sentriske EDM-systemer: Lotus (Domino.Doc), Novell GroupWise-tillegg, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
Innholdsstyringssystemer: Adobe, Excalibur
Informasjonsstyringssystemer (portaler) (Informasjonsadministrasjon): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
Bildebehandlingssystemer (bildebehandling)
Arbeidsflytstyringssystemer: Lotus (Domino/Notes og Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

La oss gi mer detaljerte definisjoner og kjennetegn ved hver kategori av teknologiene ovenfor.

ERM-systemer fokusert på forretningsprosesser, vanligvis designet for spesifikke vertikale og horisontale applikasjoner, noen ganger rettet mot en bestemt bransje. Disse løsningene gir vanligvis en komplett dokumentlivssyklus, inkludert bildeteknologi, registreringer og arbeidsflytadministrasjon, innholdsadministrasjon og mer.

Bedrifts EUD-systemer tilby en bedriftsinfrastruktur for å lage, samarbeide om og publisere dokumenter, generelt tilgjengelig for alle brukere i en organisasjon. Hovedtrekkene til disse systemene ligner på systemer fokusert på forretningsprosesser. Imidlertid er deres særpreg måten de brukes og distribueres på. I likhet med verktøy som tekstbehandlere og regneark, er bedriftens ERM-systemer standarden, "standardapplikasjonen" for å lage og publisere dokumenter i en organisasjon. Som regel er disse verktøyene ikke fokusert på bruk kun i en bestemt bransje eller for en snevert definert oppgave. De tilbys og implementeres som bedriftsomfattende teknologier tilgjengelig for nesten alle kategorier brukere.

Innholdsstyringssystemer gi en prosess for sporing av opprettelse, tilgang, kontroll og levering av informasjon ned til seksjonsnivå for dokumenter og objekter for senere gjenbruk og kompilering. Potensielt vil tilgjengeligheten av informasjon ikke i form av dokumenter, men i mindre objekter forenkle prosessen med informasjonsutveksling mellom applikasjoner.

Informasjonsstyringssystemer også kalt portaler, gir aggregering, styring og levering av informasjon gjennom Internett, intranett og ekstranett. Disse teknologiene gir grunnlaget for å skape informasjonsportaler. Informasjonsstyringssystemer gjør det mulig for organisasjoner å akkumulere og bruke ekspertise i et distribuert bedriftsmiljø basert på bruk av forretningsregler, kontekst og metadata. Mens de fleste av teknologiene som er tilgjengelige i dag, hovedsakelig gir statisk publisering, er mer interaktivitet og samarbeid et spørsmål om nær fremtid.

Bildehåndteringssystemer konvertere informasjon fra papir til digitalt format, vanligvis TIFF (Tagged Image File Format), hvoretter dokumentet kan brukes i elektronisk form.

Arbeidsflytstyringssystemer sørge for systematisk ruting av arbeid av enhver type innenfor strukturerte og ustrukturerte forretningsprosesser. De brukes til å fremskynde forretningsprosesser, øke effektiviteten og kontrollerbarheten til prosesser i en organisasjon.

Hva er fordelingen av markedet for elektronisk dokumenthåndtering etter ulike typer teknologier, og hvor stor er generelt dette markedet? Dataene som kan refereres til er, igjen, IDC-rapporter og prognoser. Dessverre var de siste publiserte salgstallene for store leverandører fra 1998. I 1998 var det globale EDM-markedet rundt 750 millioner dollar. integrerte systemer for samarbeid(se definisjon nedenfor). IDCs prognose for det globale ERM-markedet i 2000 er 1,37 milliarder dollar og markedet for integrerte systemer for samarbeid er 2,48 milliarder dollar.

Det europeiske markedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer i 1998 var rundt 200 millioner dollar og ble fordelt etter omsetning som følger:

ERM-systemer og systemer orientert mot forretningsprosesser (sammen) - 30 %
Innholdsstyringssystemer - 4 %
Informasjonsstyringssystemer - 4 %
Bildebehandlingssystemer - 35 %
Arbeidsflytstyringssystemer - 26 %

Samtidig, ifølge IDC-prognoser, vil den gjennomsnittlige årlige veksten i verdensmarkedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer frem til 2003 være rundt 30 %. Innholds- og informasjonshåndteringsteknologier vil oppleve høyere vekstrater.

Markedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer er svært fragmentert når det gjelder leverandørene som er til stede her. Fordi Domino.Doc er kategorisert bedriftssystemer EUD, da interesserer dette segmentet av hele markedet av EUD-systemer oss mest av alt. IDC-rapporten gir følgende fordeling av verdensmarkedet for ERM-systemer for bedrifter for 1998:

OpenText - 34,9 %
Lotus (kun Domino.Doc) ?20,2 %
Novell – 12 %
Nøkkelfil - 8,7 %
Eastman Software - 3,6 %

Documentum - 11,1 %
Åpen tekst - 10,1 %
Lotus (kun Domino.Doc) ?4 %
Cimage - 4 %
PC DOCS - 3 %
Novell – 3 %
og en rekke andre leverandører hvis individuelle markedsandel var mindre enn 3 %.

Dermed passerte Domino.Doc, et produkt som Lotus hadde solgt på markedet i bare halvannet år på slutten av 1998, allerede en rekke konkurrenter som hadde vært på markedet i ganske lang tid og i stor grad avgjorde markedet for bedriftens ECM-systemer. På samme tid, når det gjelder volumet av faktisk solgte lisenser, overtok Domino.Doc Documentum betydelig. I 1998 kjøpte bare fem kunder – General Motors, Procter & Gamble, Texas Instruments, Verdensbanken, Caterpillar – 193 000 Domino.Doc-klientseter, mens bare 80 000 Documentum-klientseter ble solgt over hele verden samme år.

Hva er hovedtrendene i utviklingen av markedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer? Ledende analytikere - både IDC og GartnerGroup - spår slutten på æraen med "tradisjonelle elektroniske dokumenthåndteringssystemer" ettersom infrastrukturleverandører (Lotus og/eller Microsoft) vil tilby EDM-funksjonalitet basert på deres kjerneteknologier uten ekstra overhead forbundet med introduksjon av frittstående dokumenthåndteringsapplikasjoner.

IDC i samme rapport gir følgende spådommer:

"Det vil være et skifte i fokus fra "rene dokumenthåndteringssystemer" til teknologi teamarbeid med elementer av elektronisk dokumenthåndtering, kunnskapshåndtering og innholds- og informasjonshåndteringsløsninger (portaler)”.

GartnerGroup anslår at det innen utgangen av 2001 vil være rundt 32 millioner brukere av bedriftsdokumenthåndteringssystemer basert på en felles infrastruktur, og bare 8 millioner brukere av spesifikke vertikale løsninger.

I markedet for elektroniske dokumenthåndteringssystemer er Lotus representert av programvareproduktet Lotus Domino.Doc. Bygget på det ideelle grunnlaget for Lotus Domino og Notes meldings- og samarbeidsarkitektur, er Lotus Domino.Doc den eneste distribuerte dokumenthåndteringsløsningen i dag som oppfyller alle kravene ovenfor for distribuert distribusjon og høy skalerbarhet.

Samtidig vil jeg umiddelbart komme med en kommentar om at selve Lotus Domino/Notes-plattformen, som Domino.Doc er bygget på, tilhører kategorien «integrerte teknologier for samarbeid» (ICE – Integrated Collaborative Environment ) i henhold til IDC-klassifiseringen, hvor selskaper også er representert Microsoft og Novell med henholdsvis MS Exchange og Novell GroupWise-produkter. Dette er et eget marked fra markedet for dokumenthåndteringssystemer.

En annen ubestridelig fordel med Domino.Doc er at det for det første er et lokalisert produkt (en av få utenlandske produkter i denne klassen oversatt til russisk). For det andre har Lotus (et datterselskap av IBM Corporation) en 10-årig historie med arbeid i det russiske markedet og et omfattende nettverk av innenlandske partnerselskaper som tilbyr en rekke tjenester knyttet til selskapets teknologier.

Vi dekker ikke markedet for integrerte samarbeidssystemer mer detaljert i denne artikkelen. Selv om det skal bemerkes at på markedet, inkludert det innenlandske, er det et tilstrekkelig antall ferdige applikasjoner fra Lotus-partnere opprettet i Lotus Domino/Notes-miljøet, som tilhører kategorien systemer elektronisk dokumenthåndtering og kontorarbeid. Blant de mest kjente innenlandske produktene i denne klassen er produktene (i alfabetisk rekkefølge etter navnene på produksjonsbedrifter) "Boss-Referent" (IT), produktfamilien "Askepott" og DIS-Assistant (Moskva Development Institute), ESKADO (Interprocom Lan), CompanyMedia og OfficemMedia (InterTrust), N.System (Computer Land, St. Petersburg), Paperwork (KSK).

Mange innenlandske Lotus-kunder har laget sine egne bedriftsapplikasjoner i Domino/Notes-miljøet, som automatiserer komplekst arbeid med dokumenter.

2. Kontor- og dokumentstyringssystemer og: definisjoner

I prinsippet er en detaljert analyse av innenlandske elektroniske dokumenthåndteringssystemer utenfor omfanget av denne gjennomgangen. Dessuten vil vi ikke sammenligne disse systemene når det gjelder funksjonelle egenskaper med hverandre. La oss imidlertid komme med noen bemerkninger.

De viktigste kjente aktørene i dette markedet, i tillegg til Lotus-partnerne nevnt ovenfor (IT, Moscow Development Institute, Interprocom Lan, InterTrust, ComputerLand, KSK), er følgende selskaper med relevante produkter: Lanit (LanDocs), Optima ( Optima Workflow), Electronic Office Systems ( Delo), 1C (1C: Document Management) og en rekke andre leverandører.

Det er praktisk talt ingen pålitelige estimater av omsetningen til det russiske markedet for elektronisk dokumenthåndtering og dokumenthåndteringssystemer. I følge IDC-estimater var omsetningen til dette markedet i Russland (inkludert utenlandske produkter) i 1999 rundt 2 millioner dollar. Til sammenligning, ifølge de samme estimatene, omsetningen til det russiske markedet for integrerte systemer for samarbeid (Lotus Domino/Notes, MS Exchange, Novell GrouWise) 6,5 millioner dollar

De fleste av de oppførte hjemmekontor- og arbeidsflytsystemene har følgende funksjoner:

Behandling og oppbevaring av dokumenter: registrering
Arbeidsflytstyring (overføring av dokumenter mellom utøvere)
Ytelsesdisiplinkontroll
Dokumentsøk etter attributter og fulltekstsøk
Arbeide med relaterte dokumenter
Forskrift om tilgangsrett
Avskrivning av dokumenter "i saken"
Integrasjon med eksterne e-postsystemer
og en rekke andre.

Hovedbrukerne av disse systemene er slike strukturelle enheter i organisasjoner som saksbehandling, sekretariater, kontorer, generelle avdelinger, ekspedisjoner, etc. Dette er absolutt viktige brukere, men de utgjør 5-10 % av ansatte i organisasjoner som trenger et allestedsnærværende, bedriftsomfattende elektronisk dokumenthåndteringssystem. Som et resultat kan man i vårt land møte situasjoner som absolutt ikke er mottakelige for sunn logikk. Kunden bruker applikasjoner opprettet i Domino/Notes-miljøet som støtter komplekse, både formaliserte og svakt formaliserte prosesser for å forberede, arbeide med dokumenter og kontrollere passasjen deres. Og nå, når disse komplekse prosessene er fullført, er dokumentet klart, godkjent av alle (man vil si "nesten død"), det registreres i et eget "a la office"-system opprettet på grunnlag av et kraftig og ofte dyre RDBMS, som består av mer enn 30 sammenkoblede tabeller.

De innenlandske selskapene oppført ovenfor, som er ikke Lotus-partnere, enten relasjonsdatabaser (Oracle, MS SQL - “Delo” og LanDocs), MS Exchange-mapper (Optima Workflow), eller proprietære informasjonslagre (1C) brukes som det teknologiske grunnlaget for de listede arbeidsflytsystemene.

Resultatet av slike teknologiske løsninger er at de fleste av disse systemene i praksis ikke er i stand til å gi arbeid med dokumenter i et geografisk distribuert bedriftsmiljø. Den samme bemerkningen gjelder de fleste av de utenlandske systemene nevnt i denne gjennomgangen.

Den første bemerkningen som må gjøres er at de fleste innenlandske systemer (og alle innenlandske systemer oppført i denne anmeldelsen) tilhører klassen . Tidligere i vår anmeldelse snakket vi om teknologier elektronisk dokumenthåndtering. Jeg vil gjerne si at dette ikke bare er et subtilt ordspill. Teknologi elektronisk kontorarbeid og dokumenthåndteringssystemer er en av typene elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

Vi har allerede definert hva som er elektroniske dokumenthåndteringssystemer generelt og bedriftens EUD-systemer, spesielt. La oss gi formelle definisjoner for forretnings- og dokumentstyringssystemer. Som en arbeidsvariant kan følgende definisjoner gis.

kontorsystemer gi arbeid med elektroniske versjoner av dokumenter og detaljer om registrerings- og kontrollskjemaer i samsvar med reglene og standardene for kontorarbeid som er vedtatt i landet.

Dokumenthåndteringssystemer sørge for en strengt regulert og formelt kontrollert bevegelse av dokumenter i og utenfor organisasjonen basert på informasjons- og kommunikasjonsteknologi.

Hvis hovedformålet kontorsystemer er en dokumentar registrering visse handlinger og hendelser som har funnet sted (for eksempel "dokumentet er akseptert for utførelse", "dokumentet er overført for utførelse til en bestemt ansatt", "et passende svar er gitt på dokumentet", etc. ) i samsvar med de aksepterte reglene, da dokumenthåndteringssystemer ikke bare registrere aksjoner og arrangementer, men også støtte selve prosessene over dokumenter.

I henhold til IDC-klassifiseringen som vi brukte ovenfor, journalføringssystemer kan tilskrives klassen av systemer som er fokusert på forretningsprosesser (ofte med arbeidsflytkontroller). Og denne forretningsprosessen, som disse systemene er fokusert på, kalles "tradisjonelt hjemmekontorarbeid". Dette er veldig spesifikke vertikale løsninger. Dette er deres fordeler og ulemper.

Produktene nevnt ovenfor, som Delo, LanDocs, Optima Workflow, 1C:Document Management, hører fra vårt synspunkt til kategorien kontorsystemer i vår klassifisering.

Den største fordelen med innenlandske kontor- og dokumenthåndteringssystemer er at de beste av disse systemene perfekt tar hensyn til innenlandske spesifikasjoner og tradisjoner for å jobbe med dokumenter. De har den tilsvarende forretningslogikken for arbeid på forhånd. Imidlertid er det visse mangler og til og med utskeielser her, når markedsføringsmateriellet til noen selskaper understreker overholdelse av "sovjetiske parti"-tradisjoner for kontorarbeid som det viktigste konkurransefortrinnet.

Dette kan besvares med et sitat fra samme IDC-rapport, som sier følgende ordrett:

«Vil det alltid være en del ikke-så-smarte personer (ca. - bokstavelig oversettelse) som vil tro at det å bare organisere dokumenter i et depot (depoter) vil gi større avkastning enn en god administrativ assistent? De fleste organisasjoner ser imidlertid etter produkter som ikke bare gir elektronisk arkivering og versjonskontroll, men også organisasjonsomfattende dokument- ogner, nettbasert innholds- og kunnskapsadministrasjon og støtte for intensive dokumentbaserte forretningsprosesser.»

En annen konklusjon, som også bør følges, tilhører analytikere fra GartnerGroup.

"Innføringen av journalstyringssystemer bør brukes som et middel til å gjennomgå, redefinere og effektivisere eksisterende prosesser. Automatisering av papirprosesser i sin nåværende form fører ofte til enda større ineffektivitet i organisasjoners arbeid.»

Dermed spørsmålene som lederne av mange Russiske organisasjoner, er som følger: «Hva er den reelle avkastningen på automatisering Russisk kontorarbeid i de eksisterende "sovjetiske parti"-tradisjonene?", "Er det mulig å begrense oss til kontorautomatisering i tradisjonell innenlandsk betydning av ordet og vente på avkastning og en betydelig økning i effektivitet uten å introdusere et dokumenthåndteringssystem som en bedriftsteknologi ? ”

Flertallet av Lotus-løsninger innen arbeidsområdet med dokumenter i vår klassifisering faller inn i en bredere kategori enn kontorarbeid dokumenthåndteringssystemer. Dette skyldes det faktum at bruken av Lotus Domino/Notes-plattformen av Lotus-partnere for deres løsninger umiddelbart gir konkrete konkurransefortrinn, som:

Evne til å lage geografisk distribuerte systemer for arbeid med dokumenter
Integrasjon av dokumentdatabase og e-postteknologier i én plattform
Påliteligheten til Lotus Domino-databasen som et depot av vilkårlige objekter
Lagdelt sikkerhet basert på den robuste og enkle å administrere Domino/Notes-modellen (av mange anerkjent som den beste i bransjen)
Full tilgang til data ved hjelp av webklienter
Åpne utviklingsverktøy for effektiv tilpasning og modifikasjon av applikasjoner
Kraftig evne til å integrere data fra andre applikasjoner
og mye mer.

Selve plattformen gir Lotus-partnere alle forutsetninger for å lage ikke kontorsystemer, men dokumenthåndteringssystemer støttende arbeidsprosesser fremfor enkel registrering og oppbevaring av dokumenter. Tilstedeværelsen av forhåndsdesignet forretningslogikk i disse systemene er deres betydelige fordel.

Definisjon av hva som er bedriftens elektroniske dokumenthåndteringssystem, slik som Lotus Domino.Doc vi ga ovenfor. Hovedforskjellen og fordelen med bedriftens ERM-system sammenlignet med kontor- og arbeidsflytsystemer er at det er en løsning som gir et universelt, allestedsnærværende miljø for arbeid og lagring av alle typer dokumenter i hele organisasjonen. Å jobbe med Domino.Doc i et nettlesermiljø gir alle brukere tilgang til dokumenthåndteringsportal. Samtidig gir plattformen muligheten til å implementere vilkårlige ordninger for arbeid med dokumenter i dette miljøet.

Fra synspunkt av brukere av disse tre typer systemer, kan det sies at brukere kontorsystemer er ansatte i et begrenset antall slike strukturelle enheter organisasjoner som administrasjon, sekretariater, kontorer, generelle avdelinger, ekspedisjoner. Brukere dokumenthåndteringssystemer er individuelle ansatte ved mange avdelinger(involvert i noen vanlige forretningsprosesser). Brukere bedriftens dokumenthåndteringssystemer er praktisk talt alle ansatte fra alle avdelinger organisasjoner.

Dermed er hierarkiet av konsepter og teknologier, når de utvides fra spesielle til mer generelle, som følger:

kontorsystemer
Dokumenthåndteringssystemer
Dokumenthåndteringssystemer, inkludert elektroniske dokumenthåndteringssystemer for bedrifter

Plattformen til bedriftens elektroniske dokumenthåndteringssystem, som Domino.Doc, lar kundene konsentrere seg om organisasjonens regler for overføring av dokumenter og informasjon, og bruke plattformens muligheter, inkludert for raskt å bygge spesifikke informasjonssystemer for kontorarbeid og arbeidsflyt. . Med en viss tilpasning for spesifikke prosesser, kan spesifikke kontor- og dokumenthåndteringsapplikasjoner opprettes på plattformen til bedriftens elektroniske dokumenthåndteringssystem. Fordelen med Domino.Doc er også at hvis du ikke har disse forskriftene og etablerte forretningsprosesser, lar systemet deg sikre opprettelsen av dem på et enkelt og intuitivt språk.

Faktisk, ved å lokalisere Lotus Domino.Doc, som, med kraftig funksjonalitet, er omtrent 3 ganger billigere enn PC DOCS og står i forhold til den innenlandske utviklingen, skaper Lotus faktisk et nytt marked for elektroniske dokumenthåndteringssystemer for bedrifter i Russland , akkurat som hvordan Lotus Notes en gang definerte fremveksten av en ny klasse med "samarbeidssystemer".

Derfor tilbyr Domino.Doc et elektronisk dokumentbehandlingssystem med følgende egenskaper:

Livssyklusstyring. Med ett enkelt program kan du effektivt administrere dokumenter gjennom hele livssyklusen deres, fra forfatter til revisjon, godkjenning, distribusjon og arkivering.
Distribuert redigering. Domino.Doc lar ansatte som arbeider i forskjellige geografisk fjerntliggende divisjoner dele dokumenter på lokale servere, samtidig som integriteten til dokumenter opprettholdes i en distribuert virksomhet.
Et komplett sett med dokumenthåndteringsverktøy. Domino.Doc tilbyr alle grunnleggender, inkludert:
- registrering av kvittering/utstedelse
- versjonskontroll
- fulltekstsøk på tvers av alt administrert innhold
- revisjonsspor
- jobber med maler
- endre varsler og mer.
Redigering/godkjenning. Domino.Doc administrerer hele den interaktive syklusen med redigering og endring av dokumenter frem til og inkludert endelig godkjenning. For eksempel, for å sikre jevne arbeidsflyter, lar Domino.Doc deg automatisk sende påminnelser via e-post til de rette personene.
Versjonskontroll på flere nivåer, som lar deg organisere alle utkast til dokumenter.
Data beskyttelse. Domino.Doc gir tidstestede, kraftige Domino-databeskyttelsesfunksjoner:
- beskyttelse og kryptering på industrinivå
- fullverdige verktøy for brukeridentifikasjon
- RSA- og SSL-verktøy.
Støtte for et bredt spekter av kunder. Gir muligheten til å samarbeide på tvers av hele nettverket ved hjelp av nettlesere eller Notes-klienter. For å få tilgang til og lagre dokumenter i Domino.Doc, kan du bruke "Fil"-menykommandoer i Microsoft Word eller andre kontorapplikasjoner som er kompatible med ODMA-protokollen. Denne tilnærmingen lar deg jobbe med en bedriftsapplikasjon, ikke bare fra kontoret, men også fra hvor som helst i verden som har Internett.
Kjapp start. Alt du trenger å installere er Domino.Doc-applikasjonen, og sluttbrukere kan komme i gang med en gang.
System skalerbarhet. Domino.Doc er basert på Lotus Domino-teknologi. Dette betyr at du kan begynne å implementere det fra det minste trinn og deretter distribuere og utvide Domino.Doc til bedriftsnivå og utover.

Alle funksjonene ovenfor gir også store muligheter for Lotus-partnere til å integrere den rike logikken til sine eksisterende dokumentapplikasjoner med allsidigheten og kraften til Domino.Doc.

3. Estimere avkastning på investeringen i elektronisk dokumenthåndteringsteknologi

Følgende data og analyse av avkastning på investering i elektronisk dokumenthåndteringsteknologi presenteres hovedsakelig i sammenheng med implementeringen av teknologier som Lotus Domino.Doc, dvs. primært gjelder for bedriftens EUD-systemer. Det bør tas i betraktning at de kanskje ikke er fullstendig anvendelige for andre spesifikke elektroniske dokumenthåndteringsløsninger, for eksempel den snevre oppgaven med elektronisk kontorarbeid.

Fra et økonomisk synspunkt kan implementering av ERM-systemer gi to typer avkastning på investeringen:

En avkastning som måles direkte i penger (hard dollar),
Indirekte fordeler (myke dollar).

Begge typer fordeler kan enkelt oppnås ved å installere sentraliserte dokument- og bildelagringssystemer som gir: intuitivt brukergrensesnitt, universell nettlesertilgang (ingen private, spesifikke, lukkede klienter), ODMA (office application integration technology) støtte, for eksempel MS Word ), et enkelt oppbevaringssted for bilder, video, lydinformasjon og alle typer dokumenter, blokkering / opplåsing når du tar / returnerer et dokument, versjonskontroll, e-postvarsling, et sikkerhetssystem på flere nivåer. Gjennom innføringen av bedriftens ERM-systemer reduserer organisasjoner redundans i lagring av de samme dataene, øker produktiviteten der, øker kundetilfredshet og medarbeidertilfredshet i arbeidet sitt, betydelige forbedringer i kvaliteten på arbeidet og kommunikasjonsnivået (datautveksling).

Ved å vurdere reduksjonen som svar på kundeforespørsler, reduksjonen i produksjonssyklusen eller levering av en tjeneste, kan organisasjonen måle resultatet av implementeringen i form av penger. For eksempel rapporterte en organisasjon at implementering av Domino.Doc på toppen av deres eksisterende infrastruktur gjorde det mulig for ansatte å enkelt få tilgang til dokumenter fra alle geografiske steder. Dette har vært en kritisk faktor for produktutviklingsteam for å sette dem i stand til å nå sine mål når det gjelder hastighet til markedet. For denne organisasjonen betyr forsinkelser i en ny produktlansering med 6 måneder et tap på 40 % av fortjenesten.

General Motors utførte ikke en formell ROI-analyse. Imidlertid anslår de at de sparte omtrent 10 millioner dollar i lisensavgifter og så 4x besparelser ved å implementere Domino.Doc sammenlignet med Documentum. Caterpillar valgte først Documentum som sin dokumenthåndteringsløsning etter en formell evaluering. De begynte å implementere Documentum, men på scenen pilotprosjekt 50 brukere brukte hele budsjettet, som opprinnelig ble tildelt 20 000 brukere. Som et resultat har Caterpillar vendt tilbake til Lotus-løsninger for dokument- og arkivhåndtering.

Organisasjoner kan få to typer fordeler ved å implementere bedriftens elektroniske dokumenthåndteringssystemer: taktisk og strategisk.

De taktiske fordelene er hovedsakelig knyttet til kostnadsreduksjon. De er ganske enkle å identifisere og måle. Monetære fordeler kan beregnes basert på hvor mye fysisk arkivskap som kan fjernes, hvor mye plass som kan frigjøres, hvor mye servere som kan frigjøres, som ofte lagrer mange kopier av de samme dokumentene. Så til taktisk inkludere følgende typer fordeler:

Fysisk frigjøring av plass
Redusere kopieringskostnader
Redusere kostnadene ved å levere informasjon i papirform
Redusere ressurskostnader: mennesker og utstyr
Reduser papirkostnadene
Økt arbeidsproduktivitet: raskere gjennomføring av arbeid, økning i den totale mengden utført arbeid, forbedret arbeid med data/registre (dokumenter som har juridiske forpliktelser), evne til å utføre nye typer arbeid eller utføre arbeid annerledes

Som starttall som kan brukes til å beregne tilsvarende avkastning, kan du bruke Siemens Business Services-data (publisert i iBusiness magazine, N4, 2000):

30 % av arbeidsgruppenes tid går med til å søke etter og avtale dokumenter
6 % av dokumentene er uopprettelig tapt
Hvert internt dokument kopieres opptil 20 ganger.
Personalets produktivitet øker med 20-25 % ved bruk av elektronisk dokumenthåndtering
Pris arkivlagring elektroniske dokumenter er 80 % lavere enn papirdokumenter

Et eksempel på beregning av avkastningen på investeringen i bedriftens elektroniske dokumenthåndteringssystemer

En ide om den økonomiske effekten av å introdusere et bedrifts elektronisk dokumenthåndteringssystem, som Lotus Domino.Doc, i en organisasjon på det konseptuelle stadiet kan fås fra noen hypotetiske beregninger. Å få mer nøyaktige tall krever selvfølgelig en omfattende undersøkelse av bedriften og testing av modellen til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet i en av de strukturelle divisjonene.

For å forestille oss den mulige økonomiske effekten, vil vi bruke følgende hypotetiske beregninger basert på vurderingen av arbeidet til en ansatt når du arbeider med dokumenter ved bruk av tradisjonell papirteknologi:

Den "gjennomsnittlige" ansatte utfører 10 operasjoner per dag for å søke etter ulike dokumenter
Å søke etter ett dokument tar i gjennomsnitt 2 minutter
I 10 % av tilfellene finner ikke den ansatte ønsket dokument
Hvis dokumentet ikke ble funnet umiddelbart, tar det ytterligere 2 minutter å søke etter det
Dersom dokumentet fortsatt ikke blir funnet, bytter den ansatte til en annen jobb
Gjennomsnittlig årslønn $3600 per år ($300 per måned)
Overhead for ansatte (skatter osv.) 100 %

Dokumenthåndtering er en viktig del av den overordnede ledelsen av en organisasjon. Dokumentbehandlingssystemet lar deg stille inn generelle regler arbeide med dokumenter og lagring av disse, og sikre effektiv drift av både kvalitetssystemet og selve virksomheten.

Fra artikkelen vil du lære:

Hva er et dokumenthåndteringssystem

Definisjonen av begrepet "dokumenthåndtering" er inneholdt i GOST R ISO 15489-1-2007 "Nasjonal standard Den russiske føderasjonen. System med standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Dokumenthåndtering. Generelle Krav". Denne forskriften definerer arkivhåndtering som et sett med konsistente og effektiv handling rettet mot å skape, bruke, Oppbevaring og ødeleggelse av dokumenter juridisk enhet med det formål å bekrefte og rettferdiggjøre utførelse av forretnings- og ledelsesoperasjoner.

Kvaliteten og effektiviteten til virksomheten avhenger i stor grad av kvaliteten på dokumenter som genereres i organisasjonen, av hvor raskt og effektivt innkommende dokumenter behandles. Ved å sikre kvaliteten på dokumentasjonen og arbeide med den, organisere et effektivt dokumenthåndteringssystem, sikrer bedriften høy arbeidsproduktivitet, kvaliteten på produktene og tjenestene som tilbys.

Området med dokumenthåndtering bør ikke være begrenset til en eller flere av deres typer. Reglene og kravene til behandling, lagring og destruksjon for hver type dokumentasjon bør være enhetlige. Til oppgaver førskoletjenester bør omfatte overvåking og sikring av operativ lagring av dokumentasjonen som ligger i enhetene. Ansatte må kunne forme dokumenter til saker og strengt følge prosedyren for overføring til arkivlagring.

Innføring av en organisasjons dokumenthåndteringssystem innebærer en høy grad av regulering av kravene til arbeid med dokumenter. Men det bør tas i betraktning at jo strengere de etablerte reglene følges, jo mer oppmerksomhet vil DOE-tjenesten gi til dannelse, spredning og forbedring av metodikken kontorarbeid, jo høyere kvalitet og effektivitet vil dokumentbehandlingen være. Dette betyr at tiden for å gi og ta ledelsesmessige beslutninger vil bli redusert og effektiviteten vil øke, noe som gir en økning i produktiviteten.

Organisering av operativ dokumenthåndtering

Den første oppgaven med dokumenthåndtering er en klassifisering av de typer dokumentasjon som er i omløp ved en bestemt virksomhet. Dette bestemmes blant annet av bransjen Økonomisk aktivitet hvor det opererer, samt hovedtypene av produksjonsaktiviteter, omfanget og lokale forskrifter.

Dokumentasjonen som inngår i organisasjonens dokumenthåndteringssystem kan deles inn i følgende typer:

normativ;
organisatorisk og administrativt;
teknologisk;
finans og regnskap;
design;
personell (dokumenter om personell);
innkjøp;
informasjon og referanse.

Disse typene kombinerer alle de viktigste styringsdokumentene som sikrer kontinuitet, effektivitet og legitimitet i organisasjonens aktiviteter.

Samtidig har noen typer dokumenter sine egne spesifikke egenskaper ved kompilering og behandling. Disse funksjonene, som må tas i betraktning når du administrerer dokumenter, avhengig av deres type, kan også bestemmes av spesifikasjonene til bedriftens produksjonsaktiviteter.

Merk! Funksjoner ved utarbeidelse og behandling av dokumenter i en organisasjon kan også bestemmes av subjektive faktorer - kravene til motparter eller ledelsen av foretaket.

Videre, når du utvikler et dokumenthåndteringssystem i en organisasjon, er det nødvendig å bestemme hvilke spesifikke dokumenter som skal inkluderes i hver av listeførte arter og hvilken forvaltningsordning som skal brukes i deres behandling, lagring og destruksjon. For hver gruppe er det nødvendig å velge sine egne dokumenthåndteringsverktøy som sikrer maksimal kvalitet på arbeidet med dem.

For dette formål er det nødvendig å bestemme prosedyren for å behandle dokumenter med samme navn, for å identifisere de gruppene som behandles i henhold til vanlige algoritmer. Dette vil gjøre det mulig for administrasjonen av dokumenter å velge og bruke bare noen få av samme type behandlings- og bevegelsesordninger, for å etablere generelle regler for hver av disse ordningene.

Dokumenthåndteringssystemet som er implementert ved bedriften, bør ikke hindre arbeidet til dens individuelle tjenester.

Det er nødvendig å kontrollere hvordan dokumenthåndteringsprosessen i bedriften oppfyller kravene i den nasjonale standarden til den russiske føderasjonen GOST R ISO 9001-2008 "Kvalitetsstyringssystemer. Krav". Noen av kravene spesifisert i denne standarden gjelder kanskje ikke visse typer dokumentasjon. Du må også kontrollere at dokumenthåndteringssystemet samsvarer med kravene som lovverket setter i forhold til regnskap, skatt og personalrapportering.

I sluttfasen vil det være nødvendig å supplere kontrollsystemet normative dokumenter de obligatoriske handlingene som er gitt på nivået føderal lov, industristandarder. Hvis det er mulig, er det nødvendig å velge en slik metode for å oppfylle kravene i forskriften, som vil samsvare maksimalt med spesifikasjonene til selskapets aktiviteter og dets tekniske evner. Eksempelvis kan en liten bedrift destruere dokumenter på egenhånd i henhold til fastsatte regler, mens en stor bedrift kan utføre dette arbeidet på kontraktsbasis.

Implementere et dokumenthåndteringssystem i en organisasjon

For at dokumenthåndteringssystemet i en organisasjon virkelig skal fungere effektivt, må ledere få passende opplæring og lære teknologien for å jobbe med dokumenter. Denne teknologien vil i stor grad avhenge av hvilken form organisering av kontorarbeid brukt i selskapet:

sentralisert , der alt arbeid med dokumentasjonen er overlatt til DOW-tjenesten;

desentralisert , der hver strukturell enhet har sin egen kontorist utnevnt etter ordre;

blandet når ansvaret for dokumentbehandling er fordelt mellom tjenesten til førskoleutdanningsinstitusjonen og strukturelle avdelinger.

Oftest brukes en blandingsform i praksis. organisering av kontorarbeid og dokumenthåndtering, som det mest praktiske og gir nødvendig effektivitet. Men dette innebærer behovet for å lære opp ansatte og kontinuerlig overvåke hvordan de oppfyller kravene fastsatt av journalstyringssystemet.

Hoveddokumentet for å sikre dokumentasjonshåndtering kan være en lokal normativ handling, som vil etablere reglene for behandling av alle grupper av dokumenter som brukes i organisasjonen. Denne bestemmelsen eller instruksen, utviklet med aktiv deltakelse fra arkivforvaltningstjenesten, vil inneholde eksempeldokumenter som enhver ansatt alltid kan lese som eksempel. Bruken av ferdige maler og skjemaer vil også gjøre arbeidet mer komfortabelt, siden malen allerede vil gjenspeile alle kravene til utformingen og strukturen til denne typen forretningspapirer.

Merk! Ansatte i selskapet må gi tilgang til gjeldende versjon lokal handling, som regulerer spørsmålene om dokumenthåndtering i organisasjonen.

Innføring av kompetent tilnærming kan også bidra til å sikre personalforvaltningstjenesten – dokumentene som den ansatte vil sette seg inn i ved søknad om jobb kan inneholde instrukser for arbeid med dokumentasjon. Med en ny medarbeider kan det også gjennomføres induksjonstrening, veiledende liste spørsmålene hans presenteres nedenfor.

Alle ansatte i bedriften som arbeider med dokumentasjon må ha en kopi av den lokale loven, som definerer og dokumenterer hovedprinsippene for politikken innen dokumenthåndtering.

Kontroll over hvordan bestemmelsene i denne loven, som regulerer dokumenthåndteringsprosessen, implementeres, kan utføres av sekretæren i organisasjonen eller en ansatt i DOW-tjenesten. I dette tilfellet, skjemaer som:

Overvåking av samsvar med reglene for papirarbeid, deres samsvar med kravene til standarder. Dersom det avdekkes avvik, skal dokumentene returneres til utførende for revisjon og retting. For noen typer dokumenter, hvis liste vil bli etablert av instruksjonen, kan signering kun utføres etter avtale med DOW-tjenesten;

Overvåking av gjennomføringen av dokumenter, overholdelse av fristene fastsatt av den lokale normativ handling eller instruksjoner;

Kontroll over hvordan kontorarbeid i strukturelle inndelinger hvordan reglene for operativ oppbevaring av dokumentasjon ivaretas, kravene til fremgangsmåten for opprettelse av saker og overføring til arkivet.

Hvis et dokumenthåndteringssystem blir implementert i en stor organisasjon, er det fornuftig å overlate kontrollfunksjoner til en spesialopprettet kommisjon, som vil omfatte representanter for DOE-tjenesten, sekretær, arkivar og kompetente ansatte.

Et eksempel på en ordre for opprettelse av en slik kommisjon er gitt nedenfor.

Introduksjon

Del I. Dokumenthåndteringssystemer, deres funksjoner

1. DOMSTOLEN's hovedfunksjoner
2. SUD-arkitektur

2.1. Oppbevaring av dokumenter

2.2. Dokumenthåndteringssystem

2.3. Kommunikasjonsmiljø

2.4. Integrasjonskomponenter

2.5. Systemkomponenter

Konklusjon

Bibliografi

Introduksjon

Dokumenthåndteringssystem (DMS) - et system som gir arbeid med dokumenter.

Informasjonen som ligger i spredte dokumenter inneholder mye verdifull informasjon som bare avsløres under behandlingen. Dette målet oppfylles av DMS, som sørger for dokumenthåndtering, d.v.s. i stand til å lage, lagre, søke, hente, redigere og distribuere dokumenter.

Hovedfunksjonen til dette systemet er søk og indeksering av dokumenter, som lar deg raskt finne og spore statusen deres. Det er også viktig å vite hvem som til enhver tid bruker dokumentene.

Del I. Dokumenthåndteringssystemer, deres funksjoner

IDC definerer markedet for elektronisk dokumenthåndtering som følger:

"Electronic Document Management (EDM)-systemer gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere store volumer av dokumenter over datanettverk, i tillegg til å gi kontroll over flyten av dokumenter. Filtyper som EDM-systemer vanligvis støtter inkluderer tekstdokumenter, bilder, elektroniske tabeller, lyd, video og webdokumenter Vanlige funksjoner i EIM-systemer er dokumentgenerering, tilgangskontroll, transformasjon og sikkerhet."

Hovedfunksjonene til CUD er:

aksept, registrering og regnskapsføring av dokumenter;
bestilling og klassifisering av dokumenter;
dokumentbehandling;
legge til kommentarer til dokumenter;
søk etter dokumenter etter seksjonstitler, nøkkelord;
opprettelse av personlige dokumentbiblioteker;
endre konfigurasjonen av dokumenter;
versjonskontroll av dokumenter når de er endret;
gi muligheten for ekstern tilgang til dokumenter;
administrasjon av databaseinformasjon;
sikre datasikkerhet, bare tillate tilgang til dokumenter for visse brukere;
sending og distribusjon av dokumenter;
administrasjon av regnskap og dataarkivering.

Dokumentbehandlingssystemet skal også ha mulighet til å redigere og slå sammen dokumenter, inkludere lydklipp, videoer, bilder og tekster. CUD sikrer konstant oppdatering av informasjonen som er inkludert i dokumentene.

Søket etter dokumenter bør utføres i samsvar med deres ulike egenskaper: opprettelsesdato, forfattere, organisasjon, emne under vurdering, type dokument. Dokumenthåndtering utføres mest effektivt i bedriftsnettverket, men tilgang til informasjon gjennom globale nettverk brukes i økende grad.

SUD kan deles inn i fem delsystemer som løser uavhengige problemer (se tabell).

En oppgave	SUD-undersystemer
Dokumenter skal oppbevares forsvarlig og raskt finne	Sentralisert lagring av elektroniske dokumenter
Dokumenter som skal behandles i henhold til gjeldende prosedyrer	Dokumenthåndteringssystem
Prosessdeltakere må ha effektive midler interaksjoner	Kommunikasjonsmiljø
DMS skal være knyttet til andre komponenter i informasjonssystemet	Integrasjonskomponenter
Alt dette må fungere på noe.	Systemkomponenter

Oppbevaring av dokumenter

En enkelt database opprettes på serveren, som lar deg lagre dokumenter på en sikker måte, organisere dem og raskt finne nødvendig informasjon. Samtidig gjennomfører den vesentlig prinsipp EDMS: dokumentet lagres i en enkelt kopi på et sted godt beskyttet mot uautorisert tilgang.

Papirdokumenter kommer inn i lageret som et resultat av skanningen, og elektroniske dokumenter - direkte fra programmet de er opprettet i.

For raskt å søke etter dokumenter er depotet utstyrt med en gjennomgående eller, som det også kalles, fulltekstsøkemekanisme, som lar deg finne ønsket dokument på svært kort tid ved hjelp av nøkkelordene det inneholder.

Dokumenthåndteringssystem

Dokumentflyt betraktes vanligvis innenfor rammen av ett selskap, og er en refleksjon av dets forretningsprosesser, og hvert selskap har en unik måte å administrere dem på.

I tillegg er enhver vellykket organisasjon i konstant endring. Opprettelsen av nye produkter, anskaffelsen av en ny virksomhet, erobringen av nye markeder forårsaker endringer i organisasjonsstrukturen, i ledelsesprosedyrer, i formene og rutene for bevegelse av dokumenter. For å holde tritt med disse endringene, må du bruke spesielle programvareverktøy for å automatisere arbeidsflyter.

Ved hjelp av forretningsprosedyredesigneren kan dokumentbehandlingsprosessen representeres som en sekvens av trinn. Ved hvert trinn i dokumentbehandlingen bestemmes det hva som skal gjøres med dokumentet og hvem som skal være eksekutør. På slutten av trinnet beregner systemet automatisk hvor dokumentet skal sendes neste gang, og neste eksekutør blir automatisk varslet. Samtidig kan alle deltakerne i prosessen observere det i form av et visuelt diagram og se på hvilket stadium av behandlingen dokumentet er.

Kommunikasjonsmiljø

For å sikre effektiv samhandling mellom deltakerne automatisert arbeidsflyt, DOMSTOLEN krever et slags "signalsystem". Vanligvis er dette e-post.

På e-post mottar ansatte meldinger om hendelser som skjer i systemet, som for eksempel fremkomst av nye dokumenter, mottak av dokument til vurdering, brudd på frister. Varslingen inneholder vanligvis en hyperkobling som lar deg åpne det tilsvarende dokumentet fra det sentraliserte depotet.

Nylig har også meldingsverktøy blitt populære, som lar deltakere i forretningsprosesser, inkludert mellom ulike organisasjoner, kommunisere "i sanntid": motta informasjon om hverandres tilstedeværelse på arbeidsplassen, utveksle tekstmeldinger og også gjennomføre lyd- og videokonferanser .

Integrasjonskomponenter

CMS er bare en av komponentene i informasjonssystemet, og som regel er det ikke opprettet i utgangspunktet. Og selvfølgelig bør DMS integreres i det generelle miljøet på en slik måte at det ikke finnes områder med "manuell" informasjonsbehandling.

Systemkomponenter

De tekniske midlene for å sikre funksjonen til DMS er informasjonsmotorveier, servere, diskarrayer, biblioteker av optiske disker, skannere for masseinntasting av dokumenter og spesialisert serverprogramvare.

Konklusjon

Dokumenthåndtering er bare en del av et globalt system, som en enkel fillagring eller e-post kan være en del av. I deres utvikling har slike systemer en tendens til å legemliggjøre idealet - et kunnskapsstyringssystem, vanligvis på bedriftsnivå.

Som praksis viser, skjer implementeringen av EMS i trinn, med separate komponenter, hvorav noen noen ganger ikke slår rot i det hele tatt i en bestemt forretningsprosess.

Det bør bemerkes at behovet for slike systemer dukker opp i organisasjoner (bedrifter) før de har økonomisk mulighet, ferdige systemer kan koste mer enn hundre tusen dollar, og samme mengde implementering. I Russland er bruken av importerte SUD komplisert av deres uegnethet for forholdene i vår virkelighet.

Bibliografi

Hvordan administrere dokumenter i en moderne organisasjon, Viktor Taranov, 2003, http://www.directum.ru/514280.shtml.
Hypertext Encyclopedic Dictionary of Informatics, 2004, http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
Document Management Systems, Alexey Zhdanov, 2003, http://www.naumen.ru/go/company/press/judgment.
Zakharov O. Hva er elektronisk dokumenthåndtering. Datapresse. 1997, nr. 4, s. 79-82.
IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (februar 2000).

Mikulskaya O.M., Plotnikova Ya.A. ELEKTRONISKE DOKUMENTBEHANDLINGSSYSTEMER SOM EN MÅTE Å ØKE PÅLITELIGHET OG KVALITET PÅ KONTORARBEID

Dokumenthåndteringssystemer lagrer dokumenter, beholder historikken deres, sikrer deres bevegelse gjennom organisasjonen, og lar deg spore oppfyllelsen av pliktene som er registrert i dokumentet. I en organisasjon hvor det er innført et dokumenthåndteringssystem er det ingen enkle vedtak, instrukser eller pålegg. Det finnes dokumenter som inneholder beslutninger, instrukser osv. Et dokument er et grunnleggende styringsverktøy: alt

ledelse i organisasjonen utføres gjennom dokumenter. Ofte er strømmen av dokumenter i en organisasjon uordnet, noe som igjen reduserer kvaliteten på bedriftens kontorarbeid, dokumenter går tapt, og ofte, når de kommer til eksekutøren, mister de relevansen. PÅ moderne verden det som betyr noe er hastigheten på å skaffe informasjon, rettidig respons på en bestemt melding. Det er for å strømlinjeforme dokumentflyten, systematisere dem hos bedrifter at det elektroniske dokumenthåndteringssystemet (EDMS) vinner popularitet.

For å sikre optimale resultater fra implementeringen av EDMS, er det nødvendig å bestemme relevansen av implementeringen og kriteriene for valg av EDMS, bestemt av kravene til den.

Relevansen av innføringen av EDMS

Relevansen av implementeringen av EDMS bestemmes av følgende faktorer:

Behovet for automatisering administrasjon organisasjon. Vanskelighetsgrad organisasjonsstruktur.

Tilstedeværelse av territorielt distribuerte divisjoner. Denne faktoren stiller visse krav til fjerntilgang, datareplikering osv.

Stort papirarkiv.

Tilstedeværelsen av et dokumenthåndteringssystem som ikke oppfyller dagens behov.

EDMS utvalgskriterier

Utvelgelseskriteriene bestemmes av følgende krav:

Oppbevaringskrav. For å behandle et stort antall dokumenter (når det gjelder lagringsvolum), er det nødvendig å velge et system som støtter hierarkisk strukturert lagring (HSM - Hierarchal Storage Management). Denne mekanismen lagrer de mest aktivt brukte dataene på de raskeste, men dyreste mediene, mens mindre hyppig brukt informasjon automatisk overføres til tregere og billigere medier.

Tilstedeværelsen av formaliserte prosedyrer som krever støtte for implementering og automatisering av kontroll (utarbeidelse av dokumenter av en viss type, utførelse av standardfunksjoner i organisasjonen, etc.).

Behovet for avansert dokumentruting, arbeidsflytstyring og, som et resultat, behovet for å støtte vilkårlige forretningsprosesser, muligens i samarbeid med applikasjonssystemer for å støtte disse prosessene.

Krav til dokumentoppbevaring. Med lange lagringsperioder (tivis av år) er det verdt å tenke seriøst på å organisere et parallelt arkiv.

Krav til "åpenhet", utvidbarhet av systemet. Evne til å integrere med eksisterende informasjonssystemer og bruke eksisterende utstyr.

Behovet for å lagre bilder av dokumenter. Bruk i organiseringen av spesifikke formater for lagring av dokumenter. Behovet for å støtte ingeniør- og designoppgaver, andre funksjoner i bedriften.

Tilgjengelighet av avanserte verktøy for informasjonsinnhenting. Full støtte av systemet for språkene til dokumentene som er tilgjengelige i organisasjonen.

Sikkerhetskrav (kryptering, organisering av tilgang osv.). Muligheten for å bruke tilgangsmekanismene som allerede er tilgjengelige i informasjonsinfrastrukturen til organisasjonen i dokumenthåndteringssystemet.

Krav til samsvar med visse standarder: intern, industri, GOST, internasjonal

standarder for kvalitetskontroll, nivået på organisering av informasjonslagring.

Generell klassifisering dokumenthåndteringssystemer

Klassifiseringen er ikke rigid, og ERMS kan samtidig utføre funksjonene som er definert i ulike kategorier nedenfor, men de fleste av dem har en spesifikk orientering innen et av områdene knyttet til primært produktposisjonering.

Systemer med avanserte midler for informasjonslagring og gjenfinning (elektroniske arkiver - EA). Et elektronisk arkiv er et spesialtilfelle av et dokumenthåndteringssystem fokusert på effektiv lagring og gjenfinning av informasjon. Noen systemer utmerker seg spesielt på grunn av de utviklede fulltekstsøkeverktøyene: fuzzy søk, semantisk søk, etc., andre - på grunn av den effektive organiseringen av lagring:

HSM, støtte for et bredt spekter av lagringsutstyr m.m.

Systemer med avanserte arbeidsflytverktøy (WF). Disse systemene er hovedsakelig utformet for å sikre bevegelse av visse objekter langs forhåndsbestemte ruter (den såkalte "hard ruting"). På hvert trinn kan objektet endre seg, så det kalles det vanlige ordet "arbeid" (arbeid). Systemer av denne typen kalles arbeidsflytsystemer - "arbeidsflyt" (dessverre er det ingen eksakt ekvivalent på russisk for dette begrepet). Dokumenter kan knyttes til jobber, men dokumenter er ikke hovedobjektet for disse systemene. Ved hjelp av slike systemer er det mulig å organisere visse arbeider som alle stadier er kjent på forhånd og kan foreskrives.

Systemer fokusert på å støtte ledelsen av organisasjonen og akkumulering av kunnskap. Dette er "hybride" systemer som vanligvis kombinerer elementer fra de to foregående. I dette tilfellet kan det grunnleggende konseptet i systemet være både selve dokumentet og oppgaven som skal utføres. For å administrere organisasjonen er det nødvendig med både "hard" og "gratis" ruting, når ruten til dokumentet er tildelt av hodet ("maling" innkommende dokument), slik at begge teknologiene i en eller annen form kan være til stede i slike systemer. Disse systemene brukes aktivt i statlige styringsstrukturer, på kontorer store selskaper, som er preget av et utviklet hierarki, har visse regler og prosedyrer for bevegelse av dokumenter. Samtidig lager ansatte i fellesskap dokumenter, forbereder og tar beslutninger, utfører eller kontrollerer utførelsen deres. Ved implementering av slike systemer i store virksomheter er det viktig å avgjøre om systemet gir mulighet for effektiv administrasjon, behandling av store mengder informasjon, integrasjon med automatiserte produksjonsstyringssystemer, skalerbarhet, trinnvis implementering, regnskap for territoriell distribusjon, kompleks organisasjonsstruktur, rollebasert tilgangsorganisasjon, etc. .

Samarbeidsorienterte systemer. Dette er en ny trend innen dokumenthåndteringssystemer, assosiert med en forståelse av volatiliteten i markedsforholdene i den moderne verden og behovet for å ha "bare det mest nødvendige" for rask bevegelse, uten unødvendig, veldig nyttig,

men tung ballast. Slike systemer, i motsetning til de tidligere, inkluderer ikke begrepet hierarki i organisasjonen, bryr seg ikke om noen formalisering av arbeidsflyten. Deres oppgave er å sørge for at mennesker i organisasjonen jobber sammen, selv om de er geografisk adskilt, og å bevare resultatene av dette arbeidet. Vanligvis implementert i konseptet "portaler". De leverer tjenester for lagring og publisering av dokumenter på intranettet, informasjonsinnhenting, diskusjon, møtefasiliteter (både ekte og virtuelle). Slike systemer finner kunder blant raskt voksende kommersielle selskaper, arbeidsgrupper i store firmaer og offentlige etater.

Systemer med avanserte tilleggstjenester. For eksempel en kundebehandlingstjeneste (CRM – Customer Relation Management), prosjektledelse, fakturering, e-post osv.

Markedet for kontrollautomatiseringssystemer i vårt land kan deles inn i tre deler:

programvareløsninger fra innenlandske utviklere basert på applikasjoner fra utenlandske selskaper;

programvareløsninger av innenlandske utviklere basert på egen utvikling;

programvareløsninger fra utenlandske produsenter.

Velge den optimale EDMS

Det er mulig å diskutere det optimale EDMS-valget. På den ene siden ser EDMS fra kjente produsenter ut til å være mer pålitelig. Faktisk er arbeidsflytsystemer i slike tilfeller et adaptivt tillegg over ferdige databaser. I tillegg vil en slik løsning sannsynligvis være hensiktsmessig dersom bedriften allerede har installert et lignende EDMS for relaterte behov.

På den annen side krever programmer med egne EDMS vanligvis ikke spesielle forhold installasjon og drift, samt kjøp og implementering av ekstra tredjepartsprogramvare.

En viktig faktor ved valg av EDMS er økt grad av informasjonssikkerhet. Med uautorisert tilgang til databasekatalogen til kjente produsenter – enkelt sagt, bryter beskyttelsen – er det mer sannsynlig at en angriper kan trekke ut konfidensiell informasjon ha ferdighetene til en DBMS-programmerer. Og med et individuelt databaseformat vil denne prosessen bli mye mer komplisert, om ikke umulig.

Det skal bemerkes at problemet med DBMS-kompatibilitet ofte løses for en spesifikk implementering. Det vil si, om nødvendig, utviklerne i automatiseringsprosjektet "transplanterer" EDMS fra databasen de utviklet til den som kreves av kunden. Utviklere med implementeringserfaring er i stand til dette.

Det bør også bemerkes forskjellen mellom "innpakket" produkt og prosjektimplementeringer. Ikke verdt det

"Boxed" programvareprodukter har en ulempe - standarden. Alle ønsker at hver detalj av hans spesifikasjoner skal implementeres i systemet. Ofte kan en kompleks kontorarbeidsflyt ikke implementeres "ut av boksen" eller implementeres delvis på grunn av et lite standardsett med funksjoner. Riktignok har "boksene" nylig blitt sluppet inn av utviklere i flere og flere distribuerte og multifunksjonelle versjoner, så dette problemet har en tendens til å forsvinne.

Utvikling av et EDMS som prosjekt er en lang, arbeidskrevende og kostbar prosess. Og kanskje det

det kan skje at ressursene som brukes på utviklingen av dette systemet vil bli brukt uhensiktsmessig for resultatet. For det første kan dette forenkles av en feil og ufullstendig utformet teknisk oppgave. For det andre krever implementering at ansatte er villige til å delta i implementeringen og bruken av dette systemet i deres arbeid med alle dets detaljer, og utviklere må lage et spesielt sett med dokumentasjon. Det eneste middelet mot dette er å studere erfaringen med utviklerens implementeringsløsninger nøye. Bare et godt koordinert team som har jobbet lenge på markedet vil være i stand til å gjennomføre et komplekst prosjekt fullt ut.

Spesielt populære i markedet er utviklere som har både "boksede" produkter og erfaring med lignende implementeringsløsninger. Dette taler tydeligst om profesjonaliteten til et slikt selskap.

Du bør også være oppmerksom på åpenheten til systemet for tilpasning. Oftest, for å endre operasjonsparametrene eller systemgrensesnittet, må du omprogrammere selve DBMS. Til lignende arbeid krever en høyt kvalifisert programmerer, ansatt eller ansatt. Denne prosessen er ganske komplisert og tidkrevende.

Et velskrevet system skal være lett skalerbart - det skal fungere både på én arbeidsplass til en kontorist og i en stor organisasjon, uavhengig av volum og kompleksitet av informasjonsflyt. Et universelt system bør i utgangspunktet utformes for å fungere både innenfor en liten avdeling, for eksempel et kontor, og innenfor en hel organisasjon med et komplekst system av informasjonsflyter. EDMS kan endres med utviklingen av selskapet, og skalerbarheten til systemet i fremtiden kan virkelig spare penger og tid. Et godt bygget EDMS gir en mulighet til å utvide prosjektet ved ganske enkelt å kjøpe det nødvendige antallet lisenser.

Når du velger, bør du også vurdere funksjonen til å overvåke utførelsen av dokumentet. Hvis bedriften ikke har et klart arbeid med dokumenter, forverres selve ledelsen som et resultat, siden det avhenger av kvaliteten, påliteligheten, effektiviteten ved å motta og overføre informasjon, riktig innstilling av referanse- og informasjonstjenesten, og den nøyaktige organiseringen av bruken av dokumenter.

Et av hovedformålene med systemer av denne typen er å gi "gjennomsiktighet" av arbeidet i bedriften for lederen. Følgelig bør det inneholde komplette verktøy for lederen: et fullstendig bilde av dokumentruten i registreringskortet, et etablert system med forskjellige

rapporterer om frister med mulighet for prognoser og ansvarlige personer, feilsøkt automatisk system varsler til ansatte om arbeid med dokumentasjon. Et fullverdig system lagrer vanligvis informasjon om ytelsen til hver ansatt som er involvert i arbeidsflytprosessen, om bedriftene og organisasjonene han er i korrespondanse med.

For å analysere og velge et system vil det beste alternativet være en pilotinstallasjon av en demoversjon og arbeid i en testmodus. Alle feil og ulemper, hvis noen, vil helt sikkert dukke opp i prosessen med flerbrukertesting.

Det er viktig å ha en demoversjon. En rekke selskaper gir ikke det, med henvisning til omfanget av prosjektene deres og manglende evne til å lage en forbruker demoversjon. Men når du bestiller et prosjekt "blindt", risikerer du hver gang å ikke få det resultatet du forventet. Før du slutter deg til et prosjekt, bør du se på og teste et virkelig fungerende program, og ikke kjøpe en gris i en poke. Dette er markedets lov.

Til dags dato er innføring av automasjonssystemer nødvendig. Argir reelle fordeler og reell økonomisk effekt. Det er veldig viktig å velge riktig system og du bør ikke spare på implementeringsprosessen. Kostnaden for systemet bestemmes først og fremst av dets tilhørighet til en bestemt klasse. Varigheten av implementeringsprosessen avhenger av kompleksiteten til systemet og kan variere fra én uke til et år eller mer.

LITTERATUR

1. Artikkel "Oversikt over elektroniske dokumenthåndteringssystemer" [ Elektronisk ressurs]: Åpne systemnettsted

2. Date, K., J. "Introduksjon til databasesystemer", 6. utgave: trans. fra engelsk. - TIL.; M.; St. Petersburg: William's Publishing House, 1999

3. Petrova I.Yu., Vasil'eva E.M., Laptev V.V., Lazutkina E.A. "Undergraduate praksis, diplomdesign i spesialiteten 22 02 0 0 -Automatiske systemer informasjonsbehandling og forvaltning". Retningslinjer", Astrakhan, 2002

4. Andreeva V.I. "Documentation: A Practical Guide" / Utgave 5, revidert og supplert. - M.: CJSC "Business School "Intel-Sintez", 1998