Grunnleggende regler for arbeidet med organisasjoners arkiver. Nytt forskriftsdokument: Regler for organisering av oppbevaring, anskaffelse, regnskap og bruk av dokumenter i organisasjoners arkiver. Overføring av saker til organisasjonens arkiv

I siste utgave av tidsskriftet snakket vi om prosedyren for å arbeide med arkivdokumenter - starter med en undersøkelse av verdien av dokumenter og slutter med utarbeidelse av filer for overføring til arkivet.

Overført til arkivlagring filer skal lagres i et spesialutpekt rom. Deretter vil vi snakke om hvordan du organiserer lagring av dokumenter, samt prosedyren for mottak og overføring av saker for arkivlagring.

ARKIVROM

Så hvor skal arkivet ligge i organisasjonen, hva er de grunnleggende kravene for plassering, samt betingelsene for lagring av dokumenter?

Krav til bygninger som huser arkivet

Kravene til arkivets bygninger og lokaler er fastsatt av paragraf 4.2 i de grunnleggende reglene for driften av organisasjonens arkiver (godkjent ved vedtak fra Collegium of the Federal Archives av 6. februar 2002).

Først og fremst er det verdt å tenke på at plassering av arkivet ikke er tillatt i nedslitte bygninger, trebygninger, bygninger med fuktig hovedledning, kjeller, loftsrom, komfyroppvarming.

Lokalene beregnet for oppbevaring av arkivdokumenter i tilrettelagte bygg bør være isolert fra resten av bygget. Det er ikke tillatt å plassere arkivdokumenter i lokalene til en bygning okkupert av tjenester Catering, matvarehus, organisasjoner som lagrer brennbare og aggressive stoffer eller bruker brannfarlige og kjemiske teknologier.

Organisasjonens arkiv skal være plassert i et bygg spesielt bygget eller tilrettelagt for oppbevaring av dokumenter eller i et eget rom i bygget.

Rommet bør fjernes fra farlig mht brannsikkerhet gjenstander. Disse inkluderer for eksempel bensinstasjoner, parkeringsplasser, garasjer.

Det skal heller ikke være gjenstander i nærheten av bygningen (lokalene) til organisasjonens arkiv, luftforurensninger.

Når du velger en bygning (lokaler) som er egnet for lagring av arkivdokumenter, er det verdt å vurdere at følgende separate lokaler kreves for fullverdig drift av arkivet:

1) arkivlagring;

2) lokaler for mottak, midlertidig lagring av dokumenter, akklimatisering av dokumenter;

3) lokaler for bruk av dokumenter;

4) arbeidsrom (rom) til arkivansatte.

Arkiveringsutstyr

Selve arkivet bør om mulig være slettet fra laboratorie-, industri-, rekreasjonslokaler og bør ikke ha felles ventilasjonskanaler. Det er adskilt fra naborommene. brannsikre vegger og tak med brannmotstandsgrenser på minst to timer. Inne i arkivene ingen rørlegging vannforsyning og avløp, teknologiske eller husholdningsvannuttak.

Ved planlegging av plassering av arkivlageret er det verdt å tenke på at det er å foretrekke at det har lokaler med vinduer mot nord.

Det er også viktig at Bygningsmaterialer, som brukes til å dekke vegger, gulv, tak, interiørdekorasjon av arkivene, bør ikke samle støv, være kilden eller avgi aggressive kjemikalier.

I lokalene til arkivlageret, naturlig eller kunstig ventilasjon. Hvis vi snakker om klimaanlegg, må de oppfylle følgende egenskaper:

sikre luftresirkulasjon med en utvekslingskurs på 2-3;

opprettholde et stabilt temperatur- og fuktighetsregime;

å rense luften fra støv og aggressive urenheter;

oppfyller moderne krav til kompakthet og effektivitet.

Arkivhøyde ( klausul 2.11.1.2 i reglene for organisering av lagring av anskaffelse, regnskap og bruk av dokumenter Arkivfond Den russiske føderasjonen og andre arkivdokumenter i statlige og kommunale arkiver, museer og biblioteker, organisasjoner ved det russiske vitenskapsakademiet (godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 18. januar 2007 nr. 19, som endret 16. februar 2009)) avhenger av størrelsen og parametrene til utstyret beregnet for lagring av arkivdokumenter, men bør ikke være mindre enn 2,25 m til bunnen av de utstikkende strukturene og ikke høyere enn 4 m.

Det er forbudt å bruke i arkivet Brann, varmeenheter, plassering av fremmedlegemer.

Undersøkelse av lokalenes egnethet for å plassere arkivet i det

Først etter at passende undersøkelse er utført i tilrettelagte bygninger eller lokaler til organisasjonen, plasseres arkivet.

Denne undersøkelsen er nødvendig for å bestemme brannmotstanden til bygninger eller arkivlokaler, holdbarheten til hovedstrukturene og styrken til gulvtak, med tanke på potensielle belastninger, tilstedeværelsen og tilstanden til varme- og ventilasjonssystemer.

Det utføres av representanter for selve organisasjonen (som regel ansatte i arkivet), brann, sikkerhet, konstruksjon, sanitær og epidemiologiske og andre spesialtjenester.

Basert på resultatet av undersøkelsen bør det utarbeides en lov.

OVERFØRING AV DOKUMENTER TIL STATSARKIVET

Dokumenter lagres ikke alltid i selve organisasjonen. Noen av dem overføres til det statlige (kommunale) arkivet etter inngåelse av en passende avtale mellom partene.

I henhold til paragraf 9.9 i hovedreglene overføres dokumenter til statsarkivet i henhold til sakslistene godkjent av arkivinstitusjonens sakkyndige vurderingskommisjon (EPC).

Overføring av saker utføres individuelt. På hvert eksemplar av inventaret noteres det om aksept av dokumenter i statsarkivet, det utarbeides en aksept og overføring av saker.

Ved primæroverføring av dokumenter til statsarkivet skal organisasjonen overføre de historiske opplysningene til organisasjonens arkivfond. I fremtiden, ved overføring av dokumenter, gis det et tillegg til den historiske informasjonen om endringer i navn, funksjoner, struktur, underordning av organisasjonen, sammensetning og status for dokumenter (hvis noen).

Hvis det oppdages under overføring avvik mellom den endelige oppføringen i inventaret og faktisk tilstedeværelse av overførte saker, gjøres en ny endelig oppføring i inventaret, som indikerer faktisk tilstedeværelse og antall manglende saker. Antallet manglende saker er også spesifisert i loven om aksept og overføring av dokumenter til offentlig lagring. Sertifikatet fra organisasjonen knyttet til loven indikerer årsakene til deres fravær.

Organisasjonens arkiv er også ansvarlig for søk etter dokumenter.

I mangel av dokumenter, hvis tiltakene for å søke etter dem ikke har gitt resultater, utarbeides det en lov om ikke-oppdagelse av saker som søkeveiene er uttømt for.

Tapte originaldokumenter kan erstattes av deres kopier.

Umiddelbart før overføring av arkivdokumenter fra organisasjonen for permanent lagring til statsarkivet, sammen med en representant for statsarkivet, kontrolleres riktigheten av den vitenskapelige og tekniske behandlingen av saker, den fysiske og sanitære og hygieniske tilstanden til dokumentene. .

Hvis det oppdages feil, mangler, mangler, utarbeides det også en passende handling. Deretter elimineres de identifiserte defektene av organisasjonen (klausul 9.10 i de grunnleggende reglene).

Med arkivdokumenter overfører organisasjonen til statsarkivet tre eksemplarer av inventaret og ett eksemplar av akten om aksept og overføring av saker.

Alle de ovennevnte prosedyrene for å organisere lagring av arkivdokumenter innebærer tilstedeværelsen i organisasjonen av spesialister på riktig kvalifikasjons- og utdanningsnivå.

ORGANISERING AV ARKIVETS ARBEID

Den strukturelle organiseringen av arkivet avhenger av volumet av dokumenter i selskapet. Noen ganger er arkivet organisert som en selvstendig avdeling eller underavdeling som en del av arkivforvaltningstjenesten. Ved organisering av et arkiv må en rekke obligatoriske regler overholdes. For riktig drift av arkivet anbefales det å utvikle og vedta en forskrift (instruks) om organisasjonens arkiv.

Arkivleder eller den arkivansvarlige (arkivar) tilsettes i stillingen og avskjediges etter ordre fra organisasjonssjefen.

Hovedaktivitetene til arkivaren er:

organisering av arbeidet med arkivet;

ansvar, inkludert strafferettslig ansvar (for eksempel hvis dokumenter fra arkivet blir stjålet, ødelagt, skadet eller bevisst skjult (del 1 av artikkel 325 i den russiske føderasjonens straffelov)), for oppfyllelsen av oppgavene som er tildelt arkivet .

Arkivaren må periodisk orienteres, og i noen tilfeller (for eksempel innføring av nye metoder for organisering av arbeid, for eksempel elektroniske databaser med arkivdokumenter) - en praksisplass.

FORRESTEN. Orienteringen av arkivaren i organisasjonen utføres av lederen for arkivavdelingen eller av en person som utfører slike funksjoner. Praksisopphold kan gjennomføres som en del av et opplæringsseminar om aktuelle tema ved en utdanningsinstitusjon som yter denne typen tjenester.

Arkivarens stilling skal gjenspeiles i bemanningen i organisasjonen.

Arkivet til foretaket kan fungere på rettighetene:

1) en uavhengig strukturell enhet. Den generelle ledelsen av aktivitetene til organisasjonens arkiv er tildelt lederen, og ledelsen av arkivets daglige aktiviteter - til lederen av en uavhengig strukturell enhet;

2) en strukturell underavdeling som en del av organisasjonens arkivbehandlingstjeneste. I dette tilfellet er ledelsen overlatt til lederen for journalføringstjenesten og lederen for strukturenheten.

Hovedoppgavene til arkivaren til organisasjonen er:

1) fylle ut arkivet med dokumenter, hvis sammensetning er fastsatt i forskriften om arkivet;

2) regnskap og sikring av dokumenter;

3) opprettelse av et vitenskapelig referanseapparat for arkivdokumenter;

4) bruk av dokumenter som er lagret i arkivet;

5) utarbeidelse og overføring av dokumenter knyttet til den russiske føderasjonens arkivfond for permanent lagring i samsvar med vilkårene og kravene fastsatt av Russlands føderale arkivtjeneste og arkivforvaltningsorganene til de konstituerende enhetene i den russiske føderasjonen.

For å utføre hovedoppgavene utfører arkivaren følgende funksjoner:

1) opprettholde lister strukturelle inndelinger organisasjoner som er kilder til arkivinnhenting;

2) aksept av arkivfiler dannet, i henhold til nomenklaturen av saker, fra strukturelle divisjoner av organisasjonen;

3) regnskapsføre og sikre sikkerheten til dokumenter mottatt i arkivet;

4) opprettelse og vedlikehold av den nåværende tilstanden til det vitenskapelige referanseapparatet for arkivdokumenter;

5) organisering av informasjonstjenester for ledere og strukturelle inndelinger av organisasjonen i forhold til innholdet i arkivdokumenter;

6) organisere bruken av dokumenter på forespørsel fra strukturelle avdelinger av organisasjonen og enkeltpersoner, føre journaler og analysere bruken av slike;

7) deltakelse i undersøkelsen av verdien av dokumenter, samt gi et sett med organisatoriske og metodiske tiltak for overføring av dokumenter for permanent lagring;

8) verifisering av riktigheten av dannelsen og gjennomføringen av saker i strukturelle avdelinger av organisasjoner;

9) arbeid med å utarbeide nomenklaturen for organisasjonens anliggender og dens strukturelle divisjoner;

10) gi metodisk og praktisk hjelp til organisasjonens strukturelle divisjoner i spørsmål om arbeid med dokumenter;

11) deltakelse i utviklingen av regulatoriske og metodiske dokumenter om arkivering og dokumentasjonshåndtering i organisasjonen;

12) deltakelse i gjennomføring av aktiviteter for å forbedre ferdighetene til arkivarbeidere.

OVERFØRING AV SAKER TIL ORGANISASJONENS ARKIV OG BRUK AV DOKUMENTER

Overføringen av saker til organisasjonens arkiv utføres i henhold til tidsplanen, som er utarbeidet av arkivet, avtalt med lederne for strukturenhetene som overfører dokumenter til arkivet, og godkjent av organisasjonens leder (klausul 3.7.25 i de grunnleggende reglene).

Aksept og overføring av hver sak til arkivet utføres i nærvær av en ansatt - en representant for den strukturelle enheten.

Siden tilstedeværelsen av en organisasjons arkiv innebærer ikke bare lagring av dokumenter, men også bruk av dem, er det nødvendig å utvikle og vedta en prosedyre for utstedelse av dokumenter fra arkivet. Denne prosedyren bør utføres på forespørsel fra ansatte i organisasjonen.

For eksempel fastslår reglene for drift av arkiver at utstedelse av dokumenter skal registreres i bøkene for utstedelse av saker til ansatte i organisasjonen.

Utleveringen er utstedt direkte av kravene for utstedelse av saker til ansatte i organisasjonen, handler om utstedelse av saker for midlertidig bruk til andre organisasjoner.

Fristen for utstedelse av dokumenter for midlertidig bruk bør ikke overstige en måned til bruk for ansatte i organisasjonen og tre måneder- for midlertidig bruk av andre organisasjoner.

Merk at organisering av arkivlagring av dokumenter i organisasjonen også er nødvendig på grunn av det faktum at det er en rekke reguleringsorganer som er autorisert til å utføre passende kontroller.

ARKIVKONTROLL

Kontroll over overholdelse av lovgivningen om arkivering i den russiske føderasjonen utføres av føderale myndigheter statsmakt, inkludert spesielt autorisert av regjeringen i Den russiske føderasjonen føderalt byrå utøvende makt, offentlige myndigheter for de konstituerende enhetene i Den russiske føderasjonen, inkludert autoriserte utøvende myndigheter for de konstituerende enhetene i den russiske føderasjonen innen arkivering, innenfor deres kompetanse, bestemt av lovgivningen i Den russiske føderasjonen og lovgivningen til de konstituerende enhetene i den russiske føderasjonen (artikkel 16 føderal lov datert 22. oktober 2004 nr. 125-FZ "Om arkivering i den russiske føderasjonen"; i rødt. fra 27.07.2010).

Dermed kan arkivet til organisasjonen sjekkes:

1) Skatteinspeksjon av den russiske føderasjonen;

2) Den russiske føderasjonens pensjonsfond.

Som et resultat, i henhold til loven, juridiske personer, så vel som tjenestemenn og borgere som er skyldige i brudd på lovgivningen om arkivering i den russiske føderasjonen, i samsvar med art. 27 i den føderale loven av 22. oktober 2004 nr. 125-FZ "Om arkivering i den russiske føderasjonen" bærer sivilt, administrativt og strafferettslig ansvar, etablert ved lov Den russiske føderasjonen.

Avslutningsvis vil jeg merke at i dag er spørsmålene om å sikre sikkerheten til dokumenter fortsatt uutviklede i de fleste moderne organisasjoner, spesielt opprettelsen av materielle og tekniske forhold for deres fysiske sikkerhet og riktig lagringsregime, unntatt skade, tap, tyveri av dokumenter. For effektiv drift av arkiver er det nødvendig med profesjonelle anbefalinger om beregning av arkivarealer, deres plassering i organisasjonen, de mest optimale temperatur- og fuktighetsforholdene for lagring av dokumenter med forskjellige medier, for å sikre brannsikkerhet, materiell og teknisk utstyr av arkiver og rasjonell plassering av dokumenter for å sikre rask tilgang til dem.

M. V. Grishina, personalspesialist, HR-sjef, Stelmon LLC

Lokalt forskrifter, som regulerer arbeidet til organisasjonens arkiv, opprettes og gir en målrettet løsning av ledelsesoppgaver i spørsmål om å effektivisere organisasjonens arkivdokumenter, sikre deres sikkerhet og bruk. Kandidat for historiske vitenskaper, førsteamanuensis, leder for Institutt for arkivstudier ved IAI RGGU E.M. Burova

I samsvar med eksisterende standarder innen arkivering utvikler og godkjenner organisasjonen sin lokale handlinger, rettet mot å regulere fremgangsmåten for arbeid med arkivdokumenter i kontorarbeid og arkiv- eller arkivlagring. Nøyaktig overholdelse av kravene i instruksjoner og forskrifter lar deg effektivt løse problemene med å organisere arkivdokumenter, og sikre deres sikkerhet og bruk.

Grunnsettet inkluderer:

instruksjoner for kontorarbeid;
forskrift om arkiv (forskrift om tjeneste ved førskoleopplæringsinstitusjonen, dersom det er opprettet arkivdepot med denne), forskrift om arkivtjeneste eller forskrift for arbeid med arkivdokumenter;
stillingsbeskrivelser;
instruksjon om arbeidsvern for arkivaren;
sammensetningsrekkefølge ekspertkommisjon;
forskrift om ekspertkommisjonen;
forskrifter, instrukser og andre dokumenter som etablerer visse typer verk eller engangshendelser med arkivdokumenter.

Det bør huskes på at det ikke er behov for å finne opp hjulet på nytt: en rekke dokumenter (instruks for kontorarbeid, forskrift om arkiv, forskrift om sakkyndig kommisjon, etc.) er utviklet i standardversjon All-russisk forskningsinstitutt for dokumentasjon og arkivering (VNIIDAD). Disse dokumentene er tilgjengelige for nedlasting fra Internett.

Arbeidsinstruksjoner for kontor

Først av alt bør organisasjoner utvikle og godkjenne Arbeidsinstruksjoner for kontor . Dette dokumentet regulerer prosedyren for arbeid med dokumenter, herunder reglene for operativ lagring av dokumenter, fastsetter grensen mellom et dokument og et arkivdokument.

Noen ganger, ofte i mangel av et arkiv i organisasjonen, blir de tematiske delene av Instruks for kontorarbeid supplert med bestemmelser som regulerer arkivlagring av dokumenter. Men for disse fagene er Forskrift om arkiv (arbeid med arkivdokumenter) bedre egnet.

Forskrift om arkivet

Ved utvikling av Forskrift om arkiv (arkivtjeneste, arbeid med arkivdokumenter) til organisasjonen kan du ta utgangspunkt i Omtrentlig posisjon om arkivet offentlig institusjon, organisasjoner, foretak (godkjent ved bestilling av Roskomarchive datert 18.08.1992 nr. 176) eller bruk Grunnleggende regler for drift av arkiver til organisasjoner (godkjent ved vedtak fra styret i Roskomarkivet datert 06.02.2002).

Merk! Hvis organisasjonen ikke har et arkiv, men bare et arkivlager, gjenspeiles hovedretningene for virksomheten i forskriften om den strukturelle enheten den ble opprettet i, men i alle tilfeller er det tilrådelig å utvikle forskriften om arkivtjeneste, arbeid med arkivdokumenter m.m.

Så forskriften om arkivet bestemmer prosedyren for dannelsen av arkivet, dets funksjonelle oppgaver, under hensyntagen til spesifikasjonene til organisasjonens aktiviteter og detaljene i dokumentasjonen den oppretter, samt rettigheter, plikter og ansvar for arkivet ansatte.

De grunnleggende reglene for drift av arkiver for organisasjoner sier at, avhengig av dokumentvolumet, opprettes arkivet som en uavhengig strukturell enhet i organisasjonen eller en enhet som en del av DOW-tjenesten (oftest i form av et arkiv). ). Hvilke typer arkiver som opprettes avhenger av kompetansen og funksjonene til organisasjonen selv.

For eksempel i aksjeselskaper der det er en mororganisasjon og dens datterselskaper, opprettes det noen ganger felles arkiver for å lagre arkivmidler. I dette tilfellet, til tross for at organisasjonen og dens datterselskaper er uavhengige juridiske enheter, men det er underordning mellom dem, et enkelt aktivitetsfelt og enhet av oppgaver som utføres, er det økonomisk fordelaktig å opprette ett enhetlig arkiv.

Det vanligste fenomenet er opprettelsen av et arkiv for en organisasjon, som kan være et arkiv av én type dokumenter: ledelsesdokumentasjon, vitenskapelig og teknisk arkiv, arkiv av elektroniske dokumenter, etc.

Noen ganger oppretter en organisasjon et enkelt arkiv som lagrer både ledelsesmessig og vitenskapelig og teknisk dokumentasjon, og dokumenter på elektroniske medier.

Det er også en slik kombinasjon: Arkivet lagrer vitenskapelig og teknisk dokumentasjon, og styringsdokumentasjon lagres i strukturelle divisjoner.

Når vi bestemmer oss for å opprette et arkiv, bestemmer vi først og fremst hva slags dokumentarkompleks vi har eller hva vi skal lagre i arkivet. Avhengig av dette fylles den første seksjon Forskrift om arkivet, som fastsetter arkivets status og type, dets formål.

I andre seksjon det angis fra hvem og hvilke dokumenter som skal overføres til arkivet. De viktigste kildene for mottak av dokumenter i arkivet (anskaffelseskilder) er strukturelle inndelinger av organisasjonen og, ekstremt sjelden, andre organisasjoner og enkeltpersoner.

I samsvar med de grunnleggende reglene for drift av arkiver for organisasjoner, overfører strukturelle divisjoner dokumenter med oppbevaringsperioder til arkivet "stadig" og "over 10 år "(som egentlig betyr holdbarheten på 15 liter, 25 liter, 45 liter, 50 liter) og personaldokumenter (75 l.).

Organisasjonen har imidlertid rett til å «senke» grensen mellom journalføring og arkivoppbevaring av dokumenter og fastslå at dokumenter med en oppbevaringstid på for eksempel 5 år også er gjenstand for overføring til arkivoppbevaring.

I det siste har dette blitt et veldig vanlig fenomen, pga. på grunn av det faktum at en betydelig del av den primære regnskapsdokumentasjonen har en holdbarhet på "5 år", og mange ledere, bekymret for sikkerheten, krever at arkivet til deres organisasjon godtar disse dokumentene for lagring.

I denne situasjonen gjenstår kun dokumenter med en oppbevaringstid på ett og tre år i de strukturelle avdelingene for lagring.

Det er ikke forbudt, med økt ansvar for sikkerheten til dokumenter eller i mangel av tilstrekkelig plass i underavdelingene for oppbevaring av dokumenter, å sette en grense på 1 år. I en slik situasjon fungerer alle dokumenter utfylt av kontor med en holdbarhet på 1 år, 3 år, 5 år. og 10 l. etc. deponeres i organisasjonens arkiver eller arkiver.

Ved å senke grensen mellom kontor og arkivlagring i organisasjonen sikres selvfølgelig den beste sikkerheten til dokumenter, men samtidig øker arbeidsmengden med beskrivelsen tilsvarende, fordi alle dokumenter overføres til arkivet kun iht. til varelager satt sammen av strukturelle divisjoner.

Den fastsatte grensen mellom kontorarbeid og arkivoppbevaring av dokumenter skal fastsettes i Instruks for kontorarbeid og i Forskrift om arkiv.

PÅ tredje seksjon hovedoppgavene og funksjonene til arkivet (arkivtjenesten) er angitt. Ordlyden kan hentes fra Grunnreglene for drift av organisasjonsarkiver.

Hovedoppgavene inkluderer:

aksept av dokumenter for lagring fra strukturelle divisjoner (anskaffelse) i samsvar med typen dokumenter og lagringsperiodene spesifisert i første og andre seksjon av denne bestemmelsen;
regnskapsføre og sikre sikkerheten til dokumenter i arkivet eller arkivlagringen;
opprettelse og vedlikehold av referanse- og søkeverktøy for arkivdokumenter (inventar, kartoteker, kataloger, historisk informasjon, databaser, etc.);
organisering av bruken av dokumenter lagret i arkivet eller arkivene;
utarbeidelse og overføring av dokumenter til statlig eller kommunalt arkiv (for organisasjoner med statlig eller kommunal eierskap til dokumenter eller for organisasjoner med privat form eierskap til dokumentene, men inngikk avtale om overføring av dokumenter).

Blant funksjonene til arkivet (arkivtjeneste), sammen med funksjonene som direkte oppstår fra de ovennevnte oppgavene, er det de som er direkte fokusert på tjenesten for dokumenthåndtering, men indirekte påvirker kvaliteten på materialer som overføres til lagring. De mener:

verifisering av riktigheten av dannelsen og gjennomføringen av saker i strukturelle divisjoner;
arbeid med å kompilere nomenklaturen for organisasjonens saker;
deltakelse i utviklingen av regulatoriske og metodiske dokumenter, ikke bare for arkivering, men også for førskoleutdanningsinstitusjoner.

PÅ fjerde seksjon Bestemmelsene om arkivet foreskriver rettighetene til de ansatte i arkivet (arkivtjeneste):

evnen til å kreve fra strukturelle inndelinger rettidig overføring av dokumenter til arkivet (arkivet), mens det er i en ordnet tilstand og alltid i henhold til inventaret;
kontrollere utførelse av arbeid med dokumenter i strukturelle divisjoner.

PÅ femte seksjon ansvaret til de ansatte i arkivet (arkivtjenesten), som de bærer sammen med organisasjonens leder, er indikert for manglende overholdelse av vilkårene for å sikre sikkerheten til dokumenter, deres tap og uautorisert ødeleggelse, brudd på reglene for bruk av dokumenter og innsyn i dem i samsvar med lovens normer.

Minnes dersom en organisasjon i stedet for et arkiv har opprettet for eksempel en arkiv- og informasjonsavdeling, en avdeling for bedriftsdokumentlagring, en avdeling for arkivlagring og bruk av dokumenter, et dokumentasjonslager, men med samme funksjoner som i arkivet, så bør Forskrift om avdeling, senter osv., samt stillingsbeskrivelser for spesialister i disse strukturene ha et «arkiv» innhold.

Stillingsbeskrivelser

Å jobbe med personellet som er ansvarlige for å sette opp arkivering i en organisasjon involverer først og fremst utvelgelse av ansatte i samsvar med kvalifikasjonene og forretningskvalitetene, kravene til disse gjenspeiles i Unified Qualification Guide for stillingene til ledere, spesialister og Ansatte, godkjent etter ordre fra departementet for helse og sosial utvikling i Russland datert 11. april 2012 nr. 338n (registrert hos det russiske justisdepartementet 28. mai 2012 nr. 24339).

Stillingsbeskrivelser arkivlederen, arkivaren, samt andre "arkivariske" stillinger, er satt sammen i samsvar med avsnittet "Kvalifikasjonskarakteristikker for stillingene til ansatte i statlige arkiver, dokumentlagringssentre, arkiver for kommuner, avdelinger, organisasjoner, laboratorier for å sikre sikkerheten til arkivdokumenter" over denne katalogen.

I mangel av arkiv eller arkivdepot i organisasjonen, og følgelig lederen av arkivet eller arkivaren, er det nødvendig å sørge for hvem som skal være ansvarlig for å organisere arbeidet med arkivdokumenter og hvem som skal være ansvarlig for dette området. Oftest, i slike situasjoner, er plikter tildelt den ansatte i førskoleutdanningsinstitusjonen, og dette bør gjenspeiles i hans stillingsbeskrivelse.

Instruks om arbeidsvern for arkivaren

Instruks om arbeidsvern for arkivaren er utviklet av arbeidsverntjenesten sammen med lederen av arkivtjenesten, men hvis det er vanskeligheter med å sammenstille den, kan du henvise til avsnittene i Grunnreglene for drift av arkiver til organisasjoner, som gjenspeiler tiltakssystemet for å ivareta sikkerheten til dokumenter, krav til arkivets lokaler, oppbevaringsmåten for dokumenter mv.

Pålegg om sammensetningen av sakkyndig kommisjon

Pålegg om sammensetningen av sakkyndig kommisjon (EC) utstedt av en organisasjon når personell utnevnes eller medlemmer roteres. Noen organisasjoner utsteder denne ordren årlig (i begynnelsen av året), og hevder at det er mer praktisk. Men det er ingen mening i den årlige utgivelsen av denne ordren, siden ekspertkommisjonen anses å være permanent.

Organisasjoner anbefaler å inkludere de mest kvalifiserte ansatte i sammensetningen av EF, inkludert nødvendigvis den ansatte som er ansvarlig for arkivet. En av lederne i organisasjonen med ansvar for kontorarbeid utnevnes til formann for EF, deretter inkluderer kommisjonen personer med ansvar for kontorarbeid og arkiv (sistnevnte er også sekretær for EF). Det er tilrådelig å inkludere en regnskapsfører, advokat og andre spesialister på hovedområdene av organisasjonens aktiviteter i sammensetningen av EF. Nylig begynte de mer og oftere å inkludere en representant for personelltjenesten i sammensetningen av EF, med tanke på det viktige sosiale aspektet ved dokumenter om personell og deres lagringsperiode (75 liter. EPC). For organisasjoner som overfører sine dokumenter for lagring til et statlig eller kommunalt arkiv, er det tilrådelig å inkludere en representant (deres kurator) for dette arkivet i sammensetningen av EF. Representanter for tredjepartsorganisasjoner kan være involvert som eksperter i arbeidet til EF.

I små organisasjoner er firmaer som regel bare en sekretær, en personalansvarlig og en regnskapsfører inkludert i sammensetningen av EF.

EC i organisasjonen må omfatte minst tre personer; med et større antall medlemmer må sammensetningen være oddetall. Hvis organisasjonen har filialer eller avdelinger utenfor sentralkontoret, kan organisasjonen dannes Central Expert Commission (CEC), og i filialer eller avdelinger egne EC.

Forholdet mellom organisasjonens CEC og EC for grener eller avdelinger bygges i samsvar med det juridiske forholdet mellom organisasjonen og dens strukturer.

Mulige alternativer:

EC for avdelinger eller filialer på sine møter vurderer kun utkast til inventar av saker, nomenklaturer av saker, rettsakter for tildeling for ødeleggelse av dokumenter og i etter hvert sender dem for godkjenning til organisasjonens CEC (sentralkontor).
EC for en filial eller filial og dens ledere gis rett til å godkjenne disse dokumentene uten deltakelse fra organisasjonens CEC (hovedkontor).

Begge disse posisjonene har rett til å eksistere.

Forskrift om sakkyndig kommisjon

Forskrift om CEC eller EC organisasjoner - hoved Juridisk dokument, som definerer statusen til dette rådgivende organet.

I samsvar med alle gjeldende forskriftsdokumenter er det kun sakkyndige kommisjoner som fatter beslutninger om slike kritiske spørsmål, som godkjenning av handlinger for tildeling av dokumenter for destruksjon, nomenklaturer av organisasjonens filer, instruksjoner for kontorarbeid, inventar over saker for permanent, midlertidig lagring og personell, forslag til endring av vilkårene for lagring av dokumenter.

Uten dokumenter som er gjennomgått av EF, uten protokoller om deres koordinering eller godkjenning, har ingen leder rett til å ta en beslutning om et bestemt spørsmål knyttet til organiseringen av arbeidet med arkivdokumenter i en organisasjon.

Når du utvikler forskriften om EC for en organisasjon, kan du bruke modellforskriften på en permanent ekspertkommisjon fra en institusjon, organisasjon, virksomhet, godkjent etter ordre fra Federal Archive av 19. januar 1995 nr. 2.

Burova E.M.

Historiekandidat, førsteamanuensis, leder av Institutt for arkivstudier, IAI RSUH

Lagring av dokumenter er en av funksjonene til enhver juridisk enhet, enten det er statlig virksomhet eller kommersielt firma. Det ser ut til at det ville være lettere - å tildele et rom, introdusere en stabsenhet for å jobbe med arkivet og overføre alle dokumentene dit! Men faktisk dukker det opp mange spørsmål: starter med hvordan du skal utstyre et rom for dokumenter, og slutter med hvor de skal lagres hvis det er vanskelig å organisere ditt eget arkiv. Opprettelsen av et arkiv, dets funksjon, bruken av arkivdokumenter - alt dette innebærer et komplekst organisatoriske tiltak, noen økonomiske kostnader og selvfølgelig tilgjengeligheten av kvalifisert personell. I dag skal vi snakke om hvordan du utstyrer ditt eget arkiv, samt hvordan du sikrer sikkerheten til arkivdokumenter (inkludert dokumenter på personell) hvis det er umulig å lage ditt eget arkiv.

Fra denne artikkelen vil du lære:

hvilket regelverk som kan følges ved organisering av oppbevaring av dokumenter
hvordan organisere lagring av dokumenter hvis det ikke er mulig å opprette et arkiv
hva som skal til for å lage et organisasjonsarkiv
Hva er kravene til arkiv?

I dag vil temaet for samtalen vår være organiseringen av vårt eget arkiv i selskapet. Så, hva er arkivets oppgaver og funksjoner, og under hvilke forhold skal dokumenter lagres?

NORMATIV REGULERING AV ARKIVETS AKTIVITET

HR-ordbok
Arkiv- en institusjon eller strukturell underavdeling av en organisasjon som lagrer, samler inn, registrerer og bruker arkivdokumenter

Føderal lov nr. 125-FZ av 22. oktober 2004 "Om arkiver i den russiske føderasjonen" (heretter referert til som arkivloven) i art. 17 sett: statlige organer, organer lokale myndigheter, organisasjoner og innbyggere involvert i gründervirksomhet uten å danne en juridisk enhet, er forpliktet til å sørge for sikkerheten til arkivdokumenter, inkludert dokumenter om personell under oppbevaringsperioder. Som du kan se, er dokumenter om personell fremhevet i komplekset av dokumenter som genereres i organisasjonens aktiviteter.

Merk!
Hver arbeidsgiver må sørge for sikkerheten og muligheten for senere bruk av dokumenter både i deres nåværende virksomhet og for å møte innbyggernes sosiale og juridiske behov

I henhold til paragraf 1 i ordre fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 21. mars 1994 nr. 358 - grunnleggerne av nyopprettede juridiske enheter som er kommersielle og ideelle organisasjoner, anbefales det å inkludere i din stiftelsesdokumenter bestemmelser knyttet til å sikre regnskapsføring og bevaring av dokumenter på personell, samt rettidig overføring av dem til statlig lagring på foreskrevet måte under omorganisering eller avvikling av en juridisk enhet.

Disse bestemmelsene i lovgivningen er rettet mot å sikre sikkerheten til dokumenter på personell til ansatte som er utgitt som et resultat av omorganisering og avvikling av juridiske enheter, samt sosial beskyttelse av borgere som utfører arbeid under en arbeidskontrakt.

Bestemmelser om plikt for en organisasjon til å oppbevare dokumenter finnes også i en rekke andre rettsakter og andre reguleringsrettsakter som regulerer virksomheten til organisasjoner av en bestemt type.

Råd
Hovedreglene ble utviklet for arkivene til organisasjoner - kilder til anskaffelse av statlige eller kommunale arkiver og er i sin natur et anbefalingsdokument, men alle andre organisasjoner kan godt bruke dem.

For eksempel er bestemmelser om bevaring av dokumenter inneholdt i art. 50, og mange andre.

I løpet av å fullføre arkivet med dokumenter, redegjøre for arkivdokumenter, sikre deres sikkerhet og bruk, blir arkivene til organisasjoner ledet av de grunnleggende reglene for drift av arkiver for organisasjoner, godkjent av vedtak fra kollegiet til Federal Archives av 6. februar 2002 (heretter referert til som de grunnleggende reglene).

Jeg jobber i personalavdelingen til en ikke-statlig virksomhet. Nylig fikk jeg i oppdrag å jobbe med dokumenter som skulle arkiveres. Vi har imidlertid ikke noe arkiv. Hvordan være i en slik situasjon? Hvordan sikre sikkerheten til disse dokumentene? Er det nødvendig å opprette et arkiv i denne saken, eller er det kun statlige institusjoners ansvar?

Prosessen er formalisert ved pålegg (krav) for utstedelse av saker til ansatte i organisasjonen, handler om utstedelse av saker for midlertidig bruk til andre organisasjoner, inkludert domstol- og påtalemyndigheter.

Bestillingsskjema (krav) for utstedelse av dokumenter til ansatte i organisasjonen

Formen for lov om utstedelse av saker til midlertidig bruk

Fristen for utstedelse av dokumenter for midlertidig bruk kan ikke overstige en måned for bruk av ansatte i organisasjonen og tre måneder for midlertidig bruk av andre organisasjoner (punkt 4.5.2 i hovedreglene).

BESTEMMELSER OM ARKIVET: STATUS, SAMMENSETNING, OPPGAVER

Som enhver strukturell enhet i en organisasjon, opptrer arkivet som regel med utgangspunkt i forskriften om strukturenheten - forskriften om arkivet, godkjent av organisasjonens leder, og de arkivansatte - ut fra stillingsbeskrivelser.

Forskrift om organisasjonens arkiv

Når du utvikler et sett med disse dokumentene, anbefaler vi basert på. Den eksemplariske bestemmelsen gjelder arkivene til organisasjoner som i løpet av sin virksomhet oppretter dokumenter fra den russiske føderasjonens arkivfond. Dersom en organisasjon (både statlig og ikke-statlig) ikke er en kilde til anskaffelse av det statlige eller kommunale arkivet og ikke overfører sine dokumenter på forskriftsmessig måte til det rette arkivet, skal den unnta fra bestemmelsen om arkivet alt som er knyttet til dokumentene til den russiske føderasjonens arkivfond.

Forskriften om organisasjonens arkiv fastsetter arkivets status, dets oppgaver, funksjoner, rettigheter og plikter og sammensetningen av dokumenter.

Dermed er hovedoppgavene til arkivet til organisasjonen:

utfylling av arkivet med dokumenter (sammensetningen av dokumenter mottatt for lagring i arkivet bør fastsettes i en egen del av arkivforskriften);
regnskap og sikring av dokumenter;
opprettelse av et vitenskapelig referanseapparat for arkivdokumenter;
bruk av arkiverte dokumenter.

Hvis det i løpet av organisasjonens aktiviteter opprettes dokumenter knyttet til den russiske føderasjonens arkivfond, er en av de viktigste oppgavene til arkivet utarbeidelse og overføring av denne delen av dokumentasjonen for permanent lagring i samsvar med fristene og krav fastsatt av lover og andre forskrifter rettshandlinger innen arkivering, vedtatt av Den russiske føderasjonen og den russiske føderasjonens konstituerende enheter.

Funksjonene som utføres av arkivet følger av oppgavene til arkivet, hvorav de viktigste inkluderer:

1) opprettholde lister over organisasjoner og (eller) strukturelle inndelinger av organisasjonen - kilder til anskaffelse av arkivet;

2) aksept av bestilte dokumenter fra strukturelle divisjoner av organisasjonen og organisasjonene - kilder til arkiververv;

3) regnskap og sikring av sikkerheten til dokumenter mottatt i arkivet;

4) opprettelse og vedlikehold av det vitenskapelige referanseapparatet til arkivets dokumenter;

5) informasjonstjeneste for ledere og strukturelle underavdelinger av organisasjonen;

6) organisering av bruken av dokumenter på forespørsel fra organisasjoner og enkeltpersoner, regnskap og analyse av bruken av organisasjonens arkivdokumenter;

7) forberedelse av svar på sosiale og juridiske forespørsler fra borgere;

8) undersøkelse av verdien av dokumenter, organisatoriske og metodiske tiltak for overføring av dokumenter for permanent lagring i det statlige eller kommunale arkivet (hvis organisasjonen er kilden til anskaffelse av det tilsvarende arkivet);

9) verifisering av riktigheten av dannelsen og gjennomføringen av saker i strukturelle avdelinger av organisasjoner og andre organisasjoner - kilder til rekruttering;

10) organisering av arbeidet med å utarbeide nomenklaturen for organisasjonens anliggender;

11) gi metodisk og praktisk hjelp til strukturelle enheter i arbeid med dokumenter;

12) deltakelse i utvikling av regulatoriske og metodiske dokumenter om arkivering og dokumentasjonsforvaltning;

13) deltakelse i aktiviteter for å forbedre ferdighetene til ansatte i arkivet og dokumenthåndteringstjenesten, inkludert i organisasjoner - kilder til arkivinnhenting.

KRAV TIL ARKIVROM

Krav til arkivets bygninger og lokaler er fastsatt i pkt. 4.2 i hovedreglene. Først og fremst er det verdt å tenke på at plassering av arkivet ikke er tillatt i nedslitte bygninger, trebygninger, bygninger med fuktig hovedledning, kjeller, loftsrom, komfyroppvarming. Lokalene beregnet for oppbevaring av arkivdokumenter i tilrettelagte bygg skal isoleres.

Et arkiv opprettes for tiden i vår organisasjon. Hva bør tas i betraktning ved valg og klargjøring av et arkivrom der våre dokumenter skal oppbevares i fremtiden?

Når du velger en bygning (rom) egnet for oppbevaring av arkivdokumenter, husk at følgende separate rom kreves for full drift av arkivet:

1) arkivlagring;

2) lokaler for mottak, midlertidig lagring av dokumenter, akklimatisering av dokumenter;

3) rom for bruk av dokumenter;

4) arbeidsrom (rom) til arkivansatte.

Hvis du ikke har mulighet til å tildele flere rom til arkivet, og hele arkivet skal være plassert i ett rom, må du dele det med skillevegger, og skille minst dokumentlagringen fra arbeidsområdet.

Organisasjonens arkiv bør ligge i en bygning eller et eget rom spesialbygd eller tilpasset for oppbevaring av dokumenter. Dette rommet bør fjernes fra farlige gjenstander ut fra et brannsikkerhetssynspunkt. Disse inkluderer for eksempel bensinstasjoner, parkeringsplasser, garasjer. I nærheten av bygningen (lokalene) til arkivet skal det ikke være gjenstander som forurenser luften.

Den ideelle saken er å plassere arkivet i et spesialbygg, men som oftest tilpasser organisasjoner et eksisterende bygg eller rom for å lagre arkivdokumenter.

Hva er hovedkravene til arkivets lokaler?

Hovedkravene til arkivlokaler er:

plasseringen av depotet i administrasjonsbygningen (det er ikke tillatt å plassere dokumentlageret i bygninger okkupert av cateringtjenester, matvarehus, organisasjoner som lagrer aggressive og brennbare stoffer eller bruker brannfarlige og kjemiske teknologier);
rommet skal ikke være gammelt (falleferdig), fuktig, uoppvarmet, ikke oppfylle sanitære og hygieniske krav;
rommet skal være brannsikkert, garantert mot flom, skal ha nødutgang, det skal ikke være gass- og vannførende hovedledninger i rommet.

Merk!
Det anbefales ikke å plassere dokumentlageret i kjelleren og i de øverste etasjene av bygningen eller å gjøre om loftet til et arkiv

Selvfølgelig kan det være unntak fra regelen: for eksempel hvis kjelleren er tørr og oppvarmet og det er kunstig ventilasjon som gir to eller tre luftskifter i timen, og et normalt temperatur- og fuktighetsregime kan opprettes i de øvre etasjene .

Spesielle krav stilles til elektriske ledninger: det må være skjult, stikkontakter må være forseglet, bærbart elektrisk utstyr må ha gummiledningsisolasjon. Generelle brytere og gulvbrytere bør plasseres utenfor lagerfasilitetene.

Lagringsanleggene er ferdigstilt med ikke-aggressive, støvfrie materialer, og nøytrale, dokumentsikre stoffer brukes i brannslokkingssystemer og -midler. Det er forbudt å bruke ild, varmeapparater, plassering av fremmedlegemer i lagerlokaler.

Jeg jobber som personalleder. For ikke så lenge siden satte vår organisasjon av et rom til et arkiv. Utstyrt den i henhold til alle standarder tilsvarende. Neste måned har vår leder tenkt å sette lokalene i drift. Han betrodde meg forberedelsene, men jeg aner ikke hvordan jeg skal gjøre det riktig. Hva er prosedyren for å ta i bruk et rom beregnet på arkivet?

Den endelige avgjørelsen om egnetheten til en bygning (lokaler) for arkivet til organisasjonen tas under hensyntagen til konklusjonene fra Statens branntilsyn og den sanitære og epidemiologiske stasjonen. Først etter passende undersøkelse plasseres arkivet i de tilrettelagte bygningene eller lokalene til organisasjonen.

En slik undersøkelse er nødvendig for å bestemme brannmotstanden til bygninger eller lokaler, holdbarheten til hovedkonstruksjonene, samt styrken til gulvtakene, under hensyntagen til potensielle belastninger, tilstedeværelsen og tilstanden til varme- og ventilasjonssystemer. Det utføres av representanter for selve organisasjonen (som regel ansatte i arkivet), brann, sikkerhet, konstruksjon, sanitær-epidemiologiske og andre spesialtjenester. Basert på resultatene av undersøkelsen utarbeides en passende rettssak.

DOKUMENTLAGRINGSMODUS

En av de viktigste oppgavene til arkivet er å ivareta sikkerheten til dokumenter. For dette formål er det nødvendig å lage optimale forhold innholdet deres. Dokumenter skal oppbevares under forhold som sikrer deres beskyttelse mot skader, skadevirkninger miljø og forhindre deres tap. Følgelig må visse lys, temperatur-fuktighet og sanitær-hygieniske regimer overholdes i arkivet.

Lysmodus

Arkivdokumenter på papir bør oppbevares i mørket, så naturlig belysning i arkivene er tillatt forutsatt at det brukes lysspredere, beskyttelsesfiltre, gardiner, persienner og glassmaling på vinduene. For å beskytte dokumenter mot lys, plasseres de i skap eller på hyller i pappesker, mapper eller andre beholdere laget av materialer som er ufarlige for dokumenter.

Alle typer arbeid med arkivdokumenter bør utføres på begrensede eller teknologisk nødvendige lysnivåer. For kunstig belysning brukes glødelamper i lukkede nyanser med en jevn overflate. Bruk av lysrør er tillatt.

Temperatur- og fuktighetsforhold

De grunnleggende reglene fastsetter parametrene for temperatur- og fuktighetsforholdene i arkivrommet.

Krav til temperatur- og fuktighetsforhold for oppbevaring av dokumenter

Type dokumentasjon	Temperatur, °C	Relativ fuktighet, %
papirdokumenter	17-19	50-55
Svart-hvitt filmmaterialer	15	40-55
Fargefilmmaterialer	2-5	40-55
Dokumenter på magnetiske disker og diskstasjoner	8-18	45-65
Dokumenter på magnetbånd	8-18	15-50
Dokumenter på optiske plater	10-23	20-50

For å kontrollere nivået på temperatur og fuktighet, er det installert enheter i lageret (termometre - for å måle lufttemperatur; psykrometre - for å måle både lufttemperatur og fuktighet; hygrometre - for å måle luftfuktighet). Kontroll- og måleenheter er installert i lagerets hovedgang, vekk fra varme- og ventilasjonsanlegg. Instrumentavlesninger registreres i loggbøker: i luftkondisjonerte rom - en gang i uken, i rom med et uregulert regime - to ganger i uken, i tilfelle brudd på lagringsregimet - daglig.

Merk!
Hvis det er anbefalinger fra produsenter som etablerer spesielle medielagringsmoduser, bør du følge produsentens anbefalinger.

Kraftige svingninger i temperatur og luftfuktighet er uakseptable i arkivet. Med en langvarig økning i den relative luftfuktigheten opp til 80-90%, er det nødvendig å iverksette tiltak for å normalisere forholdene for lagring av dokumenter (intens ventilasjon, avfukting av lagringsanlegg, eliminering av årsakene til økningen i fuktighet) .

Sanitært og hygienisk regime

For å unngå opptreden av mugg, gnagere, insekter, støv i arkivet, må arkivets lokaler holdes rene. Fri luftsirkulasjon skal sørges for i lagringsanlegget, unntatt dannelse av uventilerte områder som er farlige i sanitær og biologisk henseende.

Arkivet trenger:

minst en gang i året, utfør støvfjerning av bokser med dokumenter, skap, stativer og rom;
minst en gang i måneden for å utføre våtrengjøring av lokalene med bruk av antiseptika.

Det anbefales to ganger i året (i begynnelsen og slutten av fyringssesongen) å inspisere lokalene til lageret og dokumenter for rettidig påvisning av insekter og mugg. Dersom biologiske skadedyr påvises, iverksettes hastetiltak for å desinfisere og desinfisere dokumenter og lokaler.

UTSTYR AV ARKIVLAGERFASILITETENE

Organisasjoner bruker metallstativer eller metallskap for å plassere dokumenter i arkivet.

Stativ er installert vinkelrett på vegger med vindusåpninger, og i et rom uten vinduer - under hensyntagen til egenskapene til rommet og utstyret. Det er umulig å plassere stativer (skap) nær bygningens yttervegger på grunn av muligheten for frysing eller nær varmekilder på grunn av muligheten for overoppheting.

Normene for tilrettelegging av lageranlegg er også fastsatt av Grunnreglene.

Normer for tilrettelegging av lagerfasiliteter

Nå utruster vår organisasjon arkivet. Jeg ble bedt om å bestemme hvilket område som ville være nødvendig for dette. Fortell meg hvordan jeg skal beregne arealet for arkivet?

Det er en metodikk utviklet av spesialister for å beregne arealet for plassering av arkivet. Ved bestemmelse av området tas følgende data i betraktning:

et stativ 1 m langt kan romme 30 kronemapper eller 50 permmapper;
et typisk arkivstativ med en høyde på 2 m 30 cm har 12 hyller.

Dermed har ett stativ plass til: maksimum - 600 kasser, minimum - 350-400 kasser.

Når du beregner, må du også ta hensyn til: avstanden mellom stativene er minst 0,8 m, bredden på et standardstativ er 65 cm, lengden er litt mer enn 1 m, tatt i betraktning tykkelsen på sidestativene .

Hvordan plassere dokumenter i arkivet?

Merk!
For å beregne arealet er det nødvendig å vite antall filer som skal lagres, samt ta hensyn til hvor mange filer som skal lagres i minst de neste tre til fem årene

Ordningsrekkefølgen for dokumenter i depotet bestemmes av planen (ordningen) for deres plassering. For å fikse plasseringen av dokumenter i arkivet, er alle arkivrom, samt stativer, skap, hyller nummerert fra topp til bunn, fra venstre til høyre, med klokken fra inngangsdøren. I tillegg kompileres stativer, og hvis dokumenter fra flere fond er lagret i organisasjonens arkiv (for eksempel dokumenter fra organisasjonen før dens korporasjon eller dokumenter fra overordnet organisasjon og dens filialer lagres i organisasjonens arkiv - i disse tilfellene vil arkivene til organisasjonen før og etter korporatisering være separate fond, så vel som arkivet til moderorganisasjonen og arkivene til filialer), deretter også fondsindekser, hvor dokumentenes plassering er angitt.

Form for et kort av en topografisk indeks

Omtrentlig form for et stativ topografisk indekskort

Merk!
Dersom organisasjonen ikke har en person som er ansvarlig for oppbevaring av dokumenter, er lederen av organisasjonen ansvarlig for deres sikkerhet.

Rack topografiske indekskort er kompilert for hvert stativ og festet til endesiden. Kort over en fondstopografisk indeks blir satt sammen for hvert fond og plassert i arkivskapet i rekkefølgen etter fondsnummer.

Selvfølgelig kan de ansatte i arkivet til en strukturell enhet, for eksempel personalavdelingen, huske rekkefølgen dokumentene er plassert i, og uten indekser (som regel, i dette tilfellet, er dokumentene plassert etter år fra kl. tidligst til siste).

ANSVAR FOR BRUDD PÅ REGLENE FOR OPPBEVARING AV ARKIVDOKUMENT

Ansvar for brudd på reglene for oppbevaring av arkivdokumenter til organisasjonen er etablert. Det er tildelt lederen av arkivet i organisasjonen eller den ansatte som er ansvarlig for vedlikehold av arkivet. I mangel av en person som er ansvarlig for oppbevaring av dokumenter, vil lederen av organisasjonen være ansvarlig for deres sikkerhet.

Mange organisasjoner møter mange vanskeligheter og feil når de organiserer et dokumentarkiv. Derfor anbefaler vi at du setter deg inn i det grunnleggende innen arkivering, som vil hjelpe deg å unngå mange feil og hjelpe deg med å lage riktig arkivering i din organisasjon.

Fra denne artikkelen vil du lære:

hvordan organisere organisasjonens arkiv;
grunnleggende regler for arkivering;
de vanligste feilene ved arkivering.

Vedlikeholde arkivet til organisasjonen

Ofte i offisielle oppgaver sekretæren har ansvaret for å arbeide med organisasjonens arkiv. Arbeidet med arkivering er som regel overlatt til en sekretær i et lite firma, når det ikke er mulig å ansette en arkivar eller medfører høye kostnader. I dette tilfellet må sekretæren gjøre seg kjent med det grunnleggende om arkivering.

Lokale forskrifter som regulerer arbeidet i organisasjonens arkiv er utformet for å sikre løsning av ledelsesoppgaver i spørsmål om effektivisering av organisasjonens arkivdokumenter, samt å organisere deres sikkerhet. Hver organisasjon bør også utvikle og godkjenne sine lokale lover, som vil være rettet mot å regulere arbeidet til arkivet. Dessuten bør lokale handlinger utvikles uavhengig av størrelsen på organisasjonen og dens arkiv, i ellers selv det minste arkivet risikerer å bli en kaotisk papirbunke.

Organisasjonens lokale handlinger bør inkludere slike dokumenter som:

instruksjoner for kontorarbeid;
forskrift om arkiv (forskrift om tjeneste ved førskoleopplæringsinstitusjonen, dersom organisasjonen har en hensiktsmessig enhet), forskrift om arkivtjeneste eller forskrift om arbeid med arkivdokumenter;
stillingsbeskrivelser til en arkivansatt;
instruksjon om arbeidsvern for arkivaren (en ansatt som utfører sine oppgaver);
en ordre om sammensetningen av ekspertkommisjonen, som vil måtte foreta en undersøkelse av verdien av dokumenter;
forskrift om ekspertkommisjonen;
forskrifter, instrukser og andre dokumenter som regulerer ulike aktiviteter knyttet til arkivet.

I første omgang er det nødvendig å begynne å utvikle instruksjoner for kontorarbeid. Det er dette dokumentet som regulerer reglene for arbeid med dokumenter, herunder reglene for løpende (operativ) oppbevaring av dokumenter, som fastsetter grensen mellom dokumenter og arkivdokumenter.

Arkiveringsregler

Reglene for vedlikehold av et arkiv avhenger i stor grad av størrelsen. Arkivet kan enten være en selvstendig enhet i organisasjonen, eller det kan være knyttet til dokumenthåndteringstjenesten. Så når du oppretter et fullverdig arkiv, bør man bli veiledet av kravene til rommet der dokumenter skal lagres. Hvis det ikke er mulighet for å opprette et fullverdig arkiv eller det ikke er behov for det, kan arkivdokumenter lagres i spesielle låsbare skap eller en safe, mens tilgangen til dem bør begrenses.

Reglene for vedlikehold av et arkiv innebærer også at det opprettes tidsplaner for hovedaktivitetene knyttet til arkivet. Det er nødvendig å ta vare på å utvikle en tidsplan for mottak av dokumenter fra avdelinger i organisasjonen. Selv med et minimum av dokumenter vil dette tiltaket unngå mange feil. Du må også utarbeide en tidsplan for undersøkelse av verdien av dokumenter. Denne hendelsen vil tillate deg å spore og ødelegge dokumenter med utløpte lagringsperioder i tide.

Arkiveringsfeil

De vanligste feilene ved arkivering oppstår på grunn av feil arkivering av filer overført til arkivet. Derfor bør prosedyren for overføring av saker og dokumenter være strengt regulert. Vi anbefaler at du nøye studerer prosedyren for sammenstilling og behandling av saksnomenklaturen for å minimere mulige feil.

Feil fastsettelse av vilkårene for lagring av dokumenter kan også forårsake feil. For å unngå utilsiktet ødeleggelse av dokumenter som ennå ikke er utløpt, kan du opprette en liste over dokumenter med oppbevaringsperioder. Følgelig anbefales det å lagre arkivdokumenter i samsvar med deres vilkår. Det er uakseptabelt å lagre permanente dokumenter med midlertidige lagringspapirer, da dette kan føre til utilsiktet ødeleggelse av dokumenter. Og dette kan igjen føre til mange problemer med tilsynsmyndighetene.

Det bør huskes at arkivet skal sikre sikkerheten til dokumenter i mange år, eller til og med tiår. Derfor bør det rettes oppmerksomhet mot organiseringen av lagring, fordi dette er hovedoppgaven til organisasjonens arkiv.

Dokumenter lagres i arkivene til organisasjoner for visse frister, hvoretter de skal overføres til statlig oppbevaring i statlige og kommunale arkiver. føderal lov fristene for lagring av dokumenter som er inkludert i den etablerte rekkefølgen i Den russiske føderasjonens arkivfond, er bestemt:

personaldokumenter, journaler notarialsaker, husholdningsbøker og relatert til privatisering boligmasse dokumenter - 75 år;
prosjektdokumentasjon for kapitalkonstruksjon - 20 år;
teknologisk og designdokumentasjon - 20 år;
patenter på oppfinnelser, bruksmodeller, industriell modell- 20 år:
vitenskapelig dokumentasjon - 15 år;
film- og fotodokumenter - 5 år;
video- og fotodokumenter - 3 år.

Ved avvikling av organisasjonen overføres dokumenter om permanent lagringsperiode og personell til det statlige (kommunale) arkivet. Det er verdt å si for ikke-statlige organisasjoner, hvorav noen av dokumentene tilskrives sammensetningen av den russiske føderasjonens arkivfond, for en slik overføring er det ekstremt viktig å inngå en avtale med etableringen av systemet til Russlands føderale arkivtjeneste. Hvis organisasjonen ikke rettidig har inngått en avtale med arkivet, er i dette tilfellet det statlige (kommunale) arkivet forpliktet til å ta imot kun dokumenter på personellet til organisasjonens ansatte. Oppbevaringsstedet for andre dokumenter fastsettes av likvidasjonskommisjonens formann eller bostyreren.

Klargjøring av dokumenter for arkivering

I hver organisasjon dannes det et visst antall saker i løpet av året. Noen av dem må arkiveres etter fastsatt lagringsperiode. Dette er saker med utførte dokumenter om permanent «midlertidig (over 10 år) oppbevaring og personell. Saker overleveres til arkivet ett år etter at de er avsluttet i kontorarbeid. Utarbeidelsen av dokumenter for overføring til arkivet utføres av ansatte ved tjenesten til førskoleutdanningsinstitusjonen og sekretærer for strukturelle divisjoner. Saker arkiveres etter at de er ferdigbehandlet.

Innlevering av saker består av følgende operasjoner:

kontrollere riktigheten av å gruppere dokumenter i saker;
brosjyre (arkivering);
arknummerering;
utarbeide en sertifisert inskripsjon (sertifiseringsark);
tegne inn nødvendige saker intern oversikt over saksdokumentene;
å gjøre avklaringer til detaljene i omslaget til saken (avklaring av navnet på organisasjonen, registreringsindeks, frister for saken, tittel på saken);
utarbeide og sende inn en saksrapport.

Tilfeller med en midlertidig lagringsperiode (opptil 10 år inkludert) er gjenstand for delvis registrering, med ϶ᴛᴏm tillatt:

ikke organiser dokumentene i saken;
ikke nummerer arkene i saken;
ikke utarbeide sertifiseringsinskripsjoner;
ikke sy (ikke sy)

Kontroll av riktigheten av å gruppere dokumenter i saker utføres for igjen å kontrollere ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ-dokumentene i saksoverskriften i henhold til nomenklaturen, plasseringen av dokumenter i saken i henhold til visse prinsipper: om spørsmålene som vurderes; kronologisk; geografisk; korrespondenter alfabetisk osv.

Figur nr. 6.2. Sertifiseringsskjema

Med full registrering er det ekstremt viktig å hem eller binde etuiet. Tidligere ble alle metallgjenstander fjernet fra kassen: binders, pinner, etc. Dokumenter fjernes fra permen. Etter siste dokument et ark for sertifiseringsprotokollen settes inn i saken "i begynnelsen av saken, om nødvendig, legges det inn et eller flere ark for intern inventar (hvis noen, trykte skjemaer for intern inventar) Filen bør ikke overstige 250 ark . Hvis det i løpet av året ble deponert flere dokumenter i saken, bør de deles inn i flere bind.

Alle dokumenter er arkivert eller innbundet i hardt omslag. Siden dokumenter av forskjellige formater er utsatt i filen, må de arkiveres for 4 punkteringer. Dette vil sikre at alle dokumenter er sikkert festet.

Figur nr. 6.3. Form for intern inventar av saksdokumenter

For etuier med lang holdbarhet kan du sy gjennom etuiet, inkludert både toppen og bunnen av dekselet. Saker med permanent holdbarhet arkiveres, og starter med at arket følger omslaget. Den øvre delen av dekselet er ikke hemmet. En tynn, opptil 1 cm bred pappremse legges på det første arket, og en boks sys gjennom den. Siden et slikt etui skal lagres for alltid, beskytter en slik filing trådene mot slitasje og gir et mer estetisk utseende til saken.

Ved arkivering må du sørge for at hele teksten i dokumentene kan leses. Dokumenter med kortere holdbarhet enn 10 år kan ikke arkiveres, men blir liggende i permen.

Alle ark i tilfeller av permanent og midlertidig lagring er nummerert for å sikre dokumentsikkerhet og brukervennlighet. Arkene er nummerert med en svart grafittblyant eller en nummereringsmaskin i øvre høyre hjørne kun på forsiden av arket, uten å berøre teksten i dokumentet. Bruk av blekk og fargeblyanter er forbudt. Et ark større enn A4 er bundet i den ene enden, brettet ut og nummerert som ett ark. Arket som er brettet og innfelt i midten er nummerert som to ark. Illustrerte materialer, fotografier er nummerert på baksiden i øvre venstre hjørne. Konvolutter med inskripsjoner eller vedlegg innrammet i etuiet er uavhengig nummerert. Konvoluttvedlegg nummereres sekvensielt etter konvolutten. Når du oppretter flere bind av en sak, er hver av dem nummerert uavhengig.

Figur nr. 6.4. Dekningsskjema for tilfeller av permanent og midlertidig (over 10 år) oppbevaring

Resultatene av nummereringen er registrert i en konfidensiell oppføring på det siste arket i filen som er sydd spesielt for henne. Den angir i tall og i ord antall nummererte ark med dokumenter og separat gjennom "+"-tegnet antall ark i den interne inventar, bokstaver og manglende tall.

Sertifiseringsseddelen er signert av personen som har laget den, og angir stillingen, personlig signatur, navn og datoer for kompilering. Det er forbudt å lage en sertifisering på omslaget til etuiet eller på baksiden av siste side.

Formen for sertifiseringsarket for saken er fastsatt av de grunnleggende reglene for arbeidet med organisasjoners arkiver.

I tilfellet når filen inneholder spesielt verdifulle dokumenter - i personmapper, saker om tildeling av akademiske grader og

Statens standard R 51141-98 gir følgende definisjon av en intern inventar: "Intern fortegnelse over saksdokumenter er et regnskapsdokument som inneholder en liste over saksdokumenter som angir serienumrene til dokumenter, deres indekser, navn, datoer, arknumre" 1 .

Den interne inventaret arkiveres før saksdokumentene og inneholder opplysninger om hvert av dem. Den endelige registreringen av den interne beholdningen angir antall dokumenter som er inkludert i den og antall ark i selve beholdningen.

Ved hjelp av automatiserte systemer registrering av dokumenter kan det opprettes en intern inventar og skrives ut automatisk basert på informasjonen som er lagt inn i registreringskortene til dokumenter som er plassert i saken. Etter at dokumentene er arkivert, nummerert, utarbeides det en sertifiseringsinskripsjon og en intern fortegnelse over saksdokumentene, tilleggsdesign saken dekker.

Utformingen av omslaget til saker utføres i prosessen med å åpne saker i kontorarbeid og utføres i ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii med kravene statlig standard GOST 17914-72. Dekker av kasser for langtidslagring. Typer, størrelser, tekniske krav". På tidspunktet for åpningen av saken, i henhold til nomenklaturen av saker, var en rekke opplysninger allerede satt på omslaget:

navnet på institusjonen (organisasjonen) og dens underordning;
navnet på den strukturelle enheten;
geistlig indeks over saken;
sakstittel;
oppbevaringsperiode for saken.

Ved klargjøring av sak for arkivering spesifiseres og suppleres disse detaljene. For eksempel sier omslaget:

volumnummer, hvis saken har flere bind;
tidsfrister for saken;
antall ark i filen;
fondsnummer, varelager og saker i henhold til varelageret.

De siste rekvisittene er påført i arkivet.

Figur nr. 6.5. Formen for inventaret av tilfeller av permanent, midlertidig (over 10 år) lagring

Det er veldig viktig å følge visse krav når du designer dekselet. Så navnet på organisasjonen er skrevet i nominativ kasus. Hvis navnet har endret seg i løpet av året, er begge navnene angitt på omslaget, med det tidligere navnet i parentes, og det nye skrevet under det.

Sakens tittel overføres til omslaget ved årets begynnelse fra saksnomenklaturen. Men etter å ha analysert innholdet i dokumentene, kan det være nødvendig å gjøre noen presiseringer i tittelen. Dersom et slikt behov oppstår, bør det legges til i saksnomenklaturen og tittel og indeks i ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii med dette tillegget plasseres på omslaget. Først skal tittelen angi type sak (sak, korrespondanse, dokumenter osv.) eller type dokumenter (protokoller, ordre, rapporter, handlinger) Deretter angis forfatteren eller korrespondenten (hvis ϶ᴛᴏ korrespondanse) og deretter spørsmålet som gjenspeiler innholdet i dokumentene. Det er mulig å lage dokumenter fra flere forfattere eller korrespondenter i en sak, hvis de er knyttet til en sak. Ektheten av dokumenter er ikke angitt i overskriftene, men tilgjengeligheten av kopier av dokumenter er fastsatt. På forsiden av saken uten feil datoene for de tidligste og siste dokumenter og perioden for oppbevaring av saken er angitt. På papirarbeid permanent lagring"behold permanent" er indikert, på andre - en spesifikk lagringsperiode i ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii med en liste.

Når antall ark spesifiseres, tas det ikke hensyn til arkene til intern inventar og sertifiseringspost.

Det utarbeides en inventarliste for alle tilfeller av permanent og langtidslagring. Det er hensiktsmessig å merke seg at inventaret er en arkivoppslagsbok som inneholder en systematisk liste over lagringsenheter, samt utformet for å redegjøre for dem og konsolidere systematiseringen. Det er hensiktsmessig å merke seg at varelageret fungerer som hovedregnskap referanseguide i næringslivet og arkiver. Varebeholdninger sammenstilles separat for permanente oppbevaringskasser, midlertidige (over 10 år) oppbevaringssaker og personalmapper. I noen tilfeller, avhengig av organisasjonens spesifikasjoner, kan inventarer settes sammen for visse kategorier av saker (retts- og etterforskningssaker, vitenskapelige rapporter om emner, etc.)

Saker er oppført i rekkefølge etter viktighet. For eksempel kan sekvensen være som følger: charteret for bedriften, protokoller generalforsamlinger aksjonærer, møtereferater i styret, pålegg fra direktøren for kjernevirksomhet, årsplaner mv. Det er hensiktsmessig å merke seg at fortegnelsene over saker er satt sammen i hver strukturell enhet av ansatte i journalforvaltningstjenesten.

Figur nr. 6.6. Form for den årlige delen av denne fortegnelsen over tilfeller av permanent lagring

Beskrivelsen består av årlige deler. Årsseksjoner utarbeides i fastsatt form. Informasjon om hvert enkelt tilfelle som inngår i inventaret kalles en beskrivende artikkel. Det inkluderer:

serienummer på saken (volum) i henhold til inventaret;
saksindeks (volum);
tittel på saken (bind);
datoer for saken (volum);
antall ark i filen (volum);
lagringsperiode (for tilfeller lagret i mer enn 10 år);
Merk.

Det er verdt å si at hver sak i inventaret har et uavhengig serienummer.

Hvis saken består av flere bind, har hvert bind et ϲʙᴏ-nummer. Ordner saker i inventaret i rekkefølge arkiv av organisasjonen. Det er verdt å merke seg at han også tildeler inventarnummer til den strukturelle enheten.

Ved overføring av saker for flere år til arkivet er det ekstremt viktig å systematisere dem. Den vanlige rekkefølgen for systematisering av saker i organisasjonen er kronologisk-strukturell. Det betyr at for det første systematiseres saker etter år. For det andre systematiseres saker etter navnene på de strukturelle enhetene de er lagret i. Alle tilfeller av permanent oppbevaring i ett år er ordnet i viktighetsrekkefølge. Vanligvis indikerer ϶ᴛᴏ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ rekkefølgen som de strukturelle enhetene og overskriftene til saker er plassert i saksnomenklaturen.

Figur nr. 6.7. Form for endelig post og sertifiseringssignatur

Basert på alt det ovenstående kommer vi til at vi får en sammenhengende liste over alle tilfeller av én lagringsperiode i ett år. Det er verdt å si at for enkelhets skyld kan navnene på den strukturelle enheten angis i inventaret før det første tilfellet av den driftsstrukturelle enheten.

I organisasjoner der antallet saker som genereres per år er lite, er det ikke tilrådelig å lage en ny inventar hvert år. Det er mulig å utarbeide én inventar, inkludert saker for flere år.

Figur nr. 6.8. Formen for den årlige delen av denne oversikten over saker etter personell

Figur nr. 6.9. Form for inventar av elektroniske dokumenter med permanent lagringsperiode

I slike organisasjoner blir det årlig utarbeidet en årlig del av inventaret med en løpende nummerering av saker. Merk at hver av de årlige delene av inventaret begynner med en indikasjon på ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ for inneværende år, og deretter er sakene plassert i ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii med den aksepterte strukturen.

Det er verdt å si at hver beholdning har et ϲʙᴏ-nummer. Vanligvis har inventaret for tilfeller av permanent lagring 1, for tilfeller med en holdbarhet på mer enn 10 år - N & 2, for tilfeller av personell - nr. 3 med tillegg av bokstavindeksen "l / s".

Beskrivelsen avsluttes med en oppsummerende oppføring. Den angir i tall og i ord antall saker som er inkludert i inventaret, de første og siste tallene i saken i henhold til inventaret, særegenhetene ved nummerering (bokstav og manglende tall) er spesifisert. Datoen for inventaret er påført.

I tillegg til varelager på filer av en permanent lagringsperiode, tilfeller av en midlertidig (over 10 år) lagringsperiode personelltjenester organisasjoner skal årlig utarbeide inventar over saker etter personell. Personaldokumenter er av særlig samfunnsmessig betydning - de vil være grunnlaget for bekreftelse ansiennitet stilling, varighet av arbeidet i denne organisasjonen og andre fakta arbeidsforhold. Det er verdt å si at for å forhindre tap av disse dokumentene, arkiveres og lagres de fleste dokumentene på personellet til permitterte i 75 år.

I forbindelse med utviklingen av datateknologi, en økning i volumet av dokumenter på elektroniske medier, må organisasjoner lagre audiovisuelle og elektronisk dokumentasjon. I arkivet til organisasjonen, avhengig av sammensetningen og volumet av ED, blir inventarer av elektroniske dokumenter for en permanent lagringsperiode satt sammen. Elektroniske dokumenter inkludert i egne beskrivelser.

Antallet eksemplarer av inventaret bestemmes av lagringsperioden for saker. Det er hensiktsmessig å merke seg at beholdningen av permanente oppbevaringskasser er satt sammen i fire eksemplarer. Det er viktig å merke seg at ett eksemplar forblir i ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙstrukturinndelingen, den andre kopien av inventaret overføres til førskoletjeneste, den tredje arkiverte organisasjonen. Det fjerde eksemplaret sendes til ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ det statlige eller kommunale arkivet

Organisasjoner som ikke leverer dokumenter til statsarkivet, utarbeider en fortegnelse over filer for varig oppbevaring, for filer med lagringstid på 10 år eller mer, og for personell i tre eksemplarer.

Varebeholdninger er ikke utarbeidet for tilfeller av en midlertidig lagringsperiode, ”de erstattes av en nomenklatur av tilfeller, der et merke på lagringsperioden settes foran hver overskrift.

I løpet av den strukturelle enhetens forberedelse av saker for overføring til organisasjonens arkiv, kontrollerer arkivmedarbeideren foreløpig riktigheten av deres dannelse, utførelse og ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ antall saker inkludert i inventaret av saker (strukturell enhet), antallet av saker arkivert i ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ og med nomenklaturen til organisasjonens filer. Alle mangler som er identifisert under tilsynet i dannelsen og gjennomføringen av saker, er ansatte i strukturenheten pålagt å eliminere. Ved avdekning av fravær av saker utarbeides referanseattest.

Hver sak blir akseptert av den ansvarlige for organisasjonens arkiv, i nærvær av en ansatt i strukturenheten. Når ϶ᴛᴏm, på begge eksemplarer av inventaret av saker av den strukturelle enheten, mot hver sak som er inkludert i den, noteres det om tilstedeværelsen av saken. På slutten av hver kopi av inventaret, antall saker som faktisk er tatt opp i arkivet, antall manglende saker, dato for aksept og overføring av saker, samt underskriftene til den arkivansvarlige og personen hvem som har overført sakene, er angitt i tall og med ord. Ved mottak av spesielt verdifulle saker kontrolleres antall ark i sakene.

Saker koblet i bunter leveres til organisasjonens arkiv av ansatte i strukturelle divisjoner. Sammen med sakene overføres tinglysingskartoteker for dokumenter til arkivet. Navnet på hvert arkivskap er inkludert i inventaret.