Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение). Оформление подписи в документах Какой должна подпись на документах

Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать. Подпись заместителя Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей.

Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.

Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов.

Правила написания заявления

По центру - заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки. Формулировка просьбы, жалобы или предложения Эта часть начинается с красной строки.
Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы. Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно. Старайтесь придерживаться официально-делового стиля.
Выражайте свои мысли просто и лаконично. Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части. Дата подачи заявления Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Письмовник

Деловое письмо Как писать заявление? Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:

1. Наименование адресата.
2. Наименование адресанта (заявителя).
3. Наименование документа.
4. Формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
5. Дата.
6. Подпись.

Схема расположения реквизитов заявления: 1 2 3 4 5 6 Пример Начальнику отдела кадров Т. М. НиколаевойотКостяевой Татьяны Владимировны Заявление Прошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт.

До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (НИИДАД) инспектором по учету и регистрации корреспонденции.

Оформление подписи в документах

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Если подпись одна В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
• личная подпись,
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки. Например: Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит.
И подпись будет выглядеть так: Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Инфо

Возможны два варианта написания: с предлогом «от» или без него. При использовании написания с предлогом «от» после слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога «от».

• Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки.

Примеры написания заголовка заявления: Начальнику ЖЭУ-5И.И. Смирновуот Н.И. Васильева,проживающего по адресу:Санкт-Петербург,ул.

Замшина, д. 16, кв. 103 Заявление Начальнику ЖЭУ-5И.И. СмирновуН.И. Васильева,проживающего по адресу:Санкт-Петербург,ул. Замшина, д. 16, кв. 103 заявление. Собственно текст заявления пишется с красной строки.

Личные документы

Образец заявления об увольнении по собственному желанию скачать Заявление о приеме на работу Заявление о приеме на работу Трудовой кодекс РФ не требует составления заявления о приеме на работу, главную роль здесь играет трудовой договор, но организации все равно просят заполнить заявление. Это связано больше с тем, что удобнее идентифицировать человека во внутренней системе фирмы, если есть документ, в который можно внести много данных. На этом заявлении ставят отметки, просят вписать адрес проживания, указать телефон, нумеруют согласно своему внутреннему реестру и т.д.

По структуре выглядит также как предыдущие, только в «шапке» может потребоваться больше информации о работнике: адрес, паспортные данные, контактные телефоны.

Как правильно подписывать документы

Генерального директора Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет: Первый заместитель Генерального директора С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Как оформить заявление о переводе на другой факультет? В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), например: (1) Ректору ФГУ; (2) доктору технических наук И. П. Слесареву; (3) предлог от (его допускается опускать, тогда сразу после 2-й следует 4-я строчка); (4) студентки такого-то факультета; (5) Ваши Ф. И. О. (в род. пад.). Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление: если со строчной, то после «заявления» ставится точка, если с прописной, то точка не ставится.

Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части). Где указывается дата? Реквизит «дата» указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля.

Как правильно в каком порядке ставить подпись число в конце заявления

Зачем нужны заявления Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление - простой способ письменно подтвердить своё намерение. Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно.

Внимание

Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению - так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь. В какой форме подавать заявление Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке.

Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП. Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Подпись — это то, что может обеспечить неповторимый вид любому текстовому документу, будь то деловая документация или художественный рассказ. Среди богатого функционала программы Microsoft Word возможность вставки подписи тоже имеется, причем, последняя может быть как рукописной, так и печатной.

В этой статье мы расскажем обо всех возможных методах поставить подпись в Word, а также о том, как подготовить для нее специально отведенное место в документе.

Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).

Примечание: Если у вас возникают сложности с использованием сканера, обратитесь к прилагаемому к нему руководству или посетите веб-сайт производителя, где тоже можно найти детальные инструкции по настройке и использованию оборудования.

Совет: Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.

3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.

4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.

5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.

Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.

Добавление текста к подписи

Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки” , расположенную в группе “Текст” .

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

• Коллекция — выберите пункт “Автотекст” .
• Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите “ОК”

7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст” .

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка” .

2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки” .

3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст” .

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Вставка строки для подписи

Помимо рукописной подписи в документ Microsoft Word можно также добавить и строку для подписи. Последнее можно сделать несколькими способами, каждый из которых будет оптимальным для конкретной ситуации.

Примечание: Метод создания строки для подписи зависит еще и от того, будет ли документ выводиться на печать или нет.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе

Ранее мы писали о том, как в Ворде подчеркнуть текст и, помимо самих букв и слов, программа позволяет также подчеркивать и пробелы между ними. Непосредственно для создания строки подписи нам понадобится подчеркнуть только пробелы.

Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.

2. Нажмите клавишу “TAB” один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.

3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком “пи” в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .

4. Выделите знак или знаки табуляции, которые нужно подчеркнуть. Они будут отображаться в виде небольших стрелок.

5. Выполните необходимое действие:

6. На месте установленных вами пробелов (знаков табуляции) появится горизонтальная линия — строка для подписи.

7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе

Если вам необходимо создать строку для подписи посредством подчеркивания не в документе, готовящемся к печати, а в веб-форме или веб-документе, для этого необходимо добавить ячейку таблицы, в которой видимой будет только нижняя граница. Именно она и будет выступать в качестве строки для подписи.

В данном случае при вводе текста в документ, добавленная вами линия подчеркивания будет оставаться на своем месте. Линия, добавленная таким образом, может сопровождаться вводным текстом, к примеру, “Дата” , “Подпись” .

Вставка линии

1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица” .

3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.

4. Переместите добавленную ячейку в нужное место документа и измените ее размер в соответствии с необходимым размером создаваемой строки для подписи.

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт “Границы и заливка” .

6. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Граница” .

7. В разделе “Тип” выберите пункт “Нет” .

8. В разделе “Стиль” выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.

9. В разделе “Образец” кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.

Примечание: Тип границы изменится на “Другая” , вместо ранее выбранного “Нет” .

10. В разделе “Применить к” выберите параметр “Таблица” .

11. Нажмите “ОК” для закрытия окна.

Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке “Макет” (раздел “Работа с таблицами” ) выберите параметр “Отобразить сетку” , который расположен в разделе “Таблица” .

Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи

Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово “Подпись”, “Дата”, “ФИО”, занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите на кнопку “Таблица” .

3. Добавьте таблицу размером 2 х 1 (два столбца, одна строка).

4. Измените местоположение таблицы, если это необходимо. Измените ее размер, потянув за маркер в правом нижнем углу. Отрегулируйте размер первой ячейки (для пояснительного текста) и второй (строка подписи).

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт “Границы и заливка” .

6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку “Граница” .

7.В разделе “Тип” выберите параметр “Нет” .

8. В разделе “Применить к” выберите “Таблица” .

9. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт “Границы и заливка” .

11. Перейдите во вкладку “Граница” .

12. В разделе “Стиль” выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.

13. В разделе “Образец” кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.

14. В разделе “Применить к” выберите параметр “Ячейка” . Нажмите “ОК” для закрытия окна.

15. Введите необходимый поясняющий текст в первой ячейке таблицы (ее границы, в том числе и нижняя линия, не будут отображаться).

Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку “Границы” , расположенную в группе “Абзац” (вкладка “Главная” ) и выберите параметр “Отобразить сетку” .

Вот, собственно, и все, теперь вы знаете обо всех возможных методах поставить подпись в документе Microsoft Word. Это может быть как рукописная подпись, так и строка для добавления подписи вручную на уже распечатанном документе. В обоих случаях подпись или место для подписи могут сопровождаться пояснительным текстом, о способах добавления которого мы вам тоже рассказали.

в качестве реквизита документа является основным средством индивидуализации исполнителя и подтверждения его свободного волеизъявления при принятии на себя обязательств гражданско-правового характера.

Наличие подписи является обязательным условием признания юридической значимости документа.

В криминалистике подпись определяется как удостоверительный знак конкретного человека, атрибутами которого является личное и рукописное выполнение. Именно эти качества отличают подпись от факсимильных, компьютерных и иных ее изображений. Подпись является реализацией специально сформированного подписного почерка, который, как и обычный почерк, обладает свойствами индивидуальности, устойчивости, избирательной изменчивости. Благодаря этим свойствам с помощью судебно-почерковедческой экспертизы возможна идентификация исполнителя подписи, а также установление условий ее выполнения.

Почерк способен отражать состояние лица в момент подписания документа (заболевание, алкогольное или наркотическое опьянение, стресс). Это важно для установления способности (неспособности) лица понимать значение своих действий или руководить ими при совершении гражданско-правовых актов. Такое свойство почерка как избирательная изменчивость позволяет установить под влиянием каких «сбивающих факторов» (необычных условий) выполнялась та или иная рукопись. Это помогает выяснить наличие основного условия сделки - изъявление воли на ее совершение (ст. 158 ГК РФ). При отсутствии свободной воли сделка будет признана недействительной (ст.ст. 177, 179 ГК РФ). По той же причине рукописную подпись не могут заменить ее аналоги.

Соответственно тому, как документы - объекты осмотра разделены на традиционные и электронные, подписи в качестве одного из основных реквизитов также следует дифференцировать на традиционные (рукописные) и нетрадиционные. Последние, в свою очередь, рассматриваются отдельно как полученные техническим способом и электронные цифровые подписи (ЭЦП) 367 . Начинать осмотр подписи следует с определения её вида, т.е. отнесения подписи к одной из указанных категорий.

Подавляющее большинство подписей - объектов судебного осмотра в цивилистическом процессе составляют рукописные, которые являются наиболее

надежным реквизитом для установления достоверности документа и его подлинности. В криминалистике различают так называемые «техническую» и «рукописную» подделки «традиционной» подписи, для каждой характерны свои информативные признаки.

Способы технической подделки подписей делятся на две основные группы: 1) нанесение подписи на документ путем обводки одного из экземпляров подлинной подписи (перерисовка или перекопировка), 2) нанесение на документ изображения подлинной подписи (с помощью клише-факсимиле, цифровых технологий и т.п.).

Признаки, свидетельствующие о технической подделке оригинальной подписи традиционными способами (п. 1), довольно подробно рассмотрены в других работах, в том числе и автором.

Относительно недавно в экспертной практике появился новый способ имитации подписи с использованием «графопостроителей» или «плоттеров» . В результате комплексного исследования специалистами (почерковедом, техникодокументалистом и специалистом в области компьютерной техники) факт имитации подписей, выполненных с использованием данных компьютерных технологий, удается установить.

Американскими и Канадскими компаниями разработан еще один вариант устройства для компьютерного копирования рукописных подписей и текстов - «роботизированная рука» (robotic arm). Пока еще в нашей экспертной практике не было случаев использования подобных достижений научно-технического прогресса в противоправной деятельности. Однако, нельзя не согласиться с Н.А.

Ивановым в том, что необходимо работать на опережение и проводить серьезные исследования по разработке методик для установления факта компьютерной подделки рукописных объектов.

Рукописные подделки подписей представляют собой выполнение подписи от имени другого лица с подражанием его подлинным подписям. Выполнение подписи одним лицом с подражанием подлинной подписи другого лица производится с установкой на наиболее близкое сходство с оригиналом.

В криминалистике различают следующие виды подражания: «на глаз», по памяти, с предварительной тренировкой. Применительно к каждому из них разработаны признаки, которые помогают при осмотре обоснованно усомниться в

подлинности подписи и предположить выполнение ее с подражанием.

В процессе осмотра обнаружение соответствующих признаков в подписи на оспариваемом документе дает основания сомневаться в её подлинности. Однако, дальше сомнения при осмотре идти нельзя, т.к. подобные признаки, как правило, многозначны и появляются не только в подписях, выполненных с подражанием. Они имеют диагностическое значение при установлении необычных условий выполнения подписи и не являются исключительно симптоматичными для подделки.

Проверка сомнения в подлинности оспариваемой подписи облегчается с помощью сопоставительного анализа, если в распоряжении субъекта осмотра имеются другие документы, содержащие подписи, выполненные от имени того же лица, и их происхождение не вызывает сомнений. Обычно такого рода документы в дальнейшем при назначении судебно-почерковедческой экспертизы служат образцами подписного почерка лица, от имени которого исполнена подпись на оспариваемом документе.

В качестве объектов осмотра с идентификационных позиций аналоги подписи - изображения, полученные с помощью клише-факсимиле или цифровых технологий, малоинформативны.

Нанесение на документ оттиска подписи может осуществляться с помощью специального клише, точно воспроизводящего сочетание штрихов подписи (факсимиле). Факсимиле наносится штемпельными красками и представляет собой рельефное клише. Как правило, факсимильное изображение подписи используют лица руководящего состава организаций и финансовых служб предприятий, которым приходится подписывать большое количество документов, или требуются подписи лиц, часто отсутствующих на рабочем месте.

Закон (п. 2 ст. 160 ГК РФ) допускает использование при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, и по соглашению сторон. Однако, замена рукописной подписи факсимильной не всегда допустима. Так, вексель будет «считаться подлинным, если на нем имеется подпись, выполненная собственноручно лицом, которое его составило либо приняло на себя обязательство» . Нормативными актами запрещено наносить изображение подписи с использованием факсимиле или иных способов копирования на доверенности, платежные документы, другие документы, имеющие финансовые последствия (исключение составляют случаи подписания документов инвалидами по зрению при осуществлении кредитной организацией операций).

Такое ограничение обусловлено следующим: во-первых, практически невозможно установить, что изображение подписи нанесено непосредственно тем лицом, от имени которого подписан документ, а, во-вторых, факсимиле может быть специально изготовлено в целях фальсификации документа. В судебной практике встречаются иски, в которых оспариваются подписи на документах, нанесенные с помощью факсимиле (при этом сторона отрицает факт подписания) .

Изображение подписи может быть нанесено путем использования цифровых технологий (подлинная подпись сканируется, вносится в изготовляемый документ, а затем данный документ распечатывается на цветном принтере). Такие изображения подписи характеризуются признаками печатающих устройств, о которых говорилось выше применительно к осмотру печатей. Поэтому при осмотре важно, ориентируясь на разработанные криминалистами признаки, прежде всего, определить способ выполнения подписи. Затем, проверяется нормативная допустимость данного аналога подписи. В случае затруднений в установлении способа нанесения подписи к осмотру может быть привлечен специалист или назначена судебно-техническая экспертиза документа.