Предложить схему автоматизации документооборота в организации. Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план. Цели и задачи автоматизации электронного документооборота на предприятии

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации22.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

Автоматизация делопроизводства;

Автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно-контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".

В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации23.

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга26.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

Разработка оригинальной системы автоматизации;

Инсталляция типовой системы автоматизации;

Настройка инструментальных средств автоматизации.

Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Инсталляция типовой системы автоматизации работы с документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации делопроизводства - разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.

Настройка инструментальных средств автоматизации работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны - такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)8.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов)26.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы13.

Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи и шифрования, интеграция с антивирусными пакетами.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средства разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами26.

Еще один вопрос, который должен учитываться при подготовке технического задания, - это разграничение прав и учет доступа к документам. Стандартно многие программы поддерживают так называемое протоколирование, то есть учет всех действий каждого пользователя, сотрудника, работающего с программой. Чаще всего запрашивается: список сотрудников, работавших с данным документом (кто и когда просматривал и/или редактировал данный документ), а также список документов, которые открывал (редактировал, просматривал) тот или иной сотрудник.

Отдельная работа - это определение порядка доступа к документам организации. Мало в какой организации все документы доступны каждому сотруднику. В общем случае все имеющиеся документы доступны только руководству организации. Помимо этого на документы в зависимости от их категории, создавшего их подразделения накладываются ограничения. Для каждого документа уполномоченные на то лица могут вручную изменить права доступа. Уровень доступа может различаться:

Сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать (если это проект документа);

Сотрудник видит документ в режиме «только чтение» (входящие документы, документы, завершенные делопроизводством, документы других исполнителей);

Сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен (доступен только по разрешению руководства);

Сотрудник не видит ни карточки, ни документа; в режиме поиска документ не отображается в результатах поиска, при вводе регистрационного номера документа отображается сообщение об отсутствии документа либо об отсутствии прав доступа к данному документу (в зависимости от настроек программы).

Естественно, что режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством - он доступен только для просмотра. Обычно документ хранится в виде графического образа (многостраничный *tiff) и в виде текста документа в текстовом файле (*txt, MSWord, *xml) для целей полнотекстового поиска. Но сегодня для хранения документов все чаще используется формат *pdf14.

При выборе программы важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редкость ситуации, когда, купив неплохую и недорогую программу, организации сталкивались с тем, что фирма, разработавшая программу, не в состоянии обеспечить необходимый уровень технической поддержки. Кроме того, далеко не все разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может выпустить программу автоматизации делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Поэтому при выборе программы следует учитывать также и распространенность программы, сложившуюся репутацию компании-разработчика, широкий круг пользователей, время существования на рынке.

Любая более или менее сложная корпоративная система требует постоянной поддержки, сервисного обслуживания. При составлении требований к системе и принятии решения о закупке этот вопрос обязательно надо учитывать. При закупке любой программы как минимум необходимо предусмотреть обучение системного администратора. Кроме того, обязательно надо предусмотреть обучение для пользователей программы.

Следует обратить внимание и на возможность и стоимость обновления программы в дальнейшем. Чаще всего обновление бесплатно в течение года с момента покупки программы. Некоторые производители позволяют даже спустя несколько лет перейти на новую, улучшенную версию со значительной скидкой. В некоторых компаниях, если вы решите модернизировать имеющееся ПО, вам придется покупать программу заново за полную стоимость13.

В настоящий момент потребителей программных продуктов трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач.

Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество26.

Рассмотрим известные автоматизированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и основные их функции в таблице 1.

Таблица 1. Примеры систем автоматизации делопроизводства

Наименование системы иорганизации-разработчика

Основные функции системы

«ДЕЛО» (электронный

документооборот)

ООО «Электронные офисные

системы»

Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов

Сканирование и распознавание бумажных документов

Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов

Обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции

Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов

Отправка по электронной почте электронных исходящих документов

Архивное хранение электронных документов организации

«БОСС-Референт» Компания АйТи

Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов

Автоматизация сканирования, распознавания,регистрации входящих документов

Передача визированных документовна ознакомление и исполнение

Создание и хранение шаблонов стандартныхдокументов

Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении

Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении

«Делопроизводство» Компания «ИнтерТраст»

Регистрация и поиск входящих, исходящихи внутренних документов

Контроль исполнения документов и поручений

Ведение архива официальных документов

Ведение различных библиотек рабочих документов

Управление доступом

Формирование повестки дня заседаний, подготовкадокументов к заседаниям

Оформление протоколов

Выдача поручений по протоколам и контрольих исполнения

Подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование

Контроль исполнения ОРД

Сканирование и распознавание ОРД

Ведение картотеки

Временная выдача электронных копий ОРД по заявкам

«Документооборот» -- программный модуль корпоративной системы «Флагман»

Компания «ИНФОСОФТ»

Разработка экранных форм ввода реквизитов документов

Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов

Автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам

Разработка макетов печати документов

Определение этапов обработки и операций по документам

Ведение истории исполнения документов

Создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах

Автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа

Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов

Поиск документов по их реквизитам

Электронная канцелярия

(«Золушка»)

Регистрация корреспонденции в регистрационно-контрольной карточке

Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию

Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов

Контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров

Организация доступа к электронным копиям документов

Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»

Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям

Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте

Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения

Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку

Формирование истории движения документов

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей поновому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации. Проиллюстрируем это на примере комплексной системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО». В одном из рекламных проспектов этого основного продукта специализированной компании «Электронные офисные системы», являющейся одним из признанных лидеров в области разработки и внедрения автоматизированных информационных технологий, отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе «ДЕЛО», представлено в таблице 2 1.

Таблица 2. Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии.

Традиционная технология	Технология системы «ДЕЛО»
Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)	Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям
Ручная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу	Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
Ручной поиск документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений	Автоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей
Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения	Автоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты

В моей работе рассматриваются автоматизированные процессы делопроизводства на примере системы ESCOM.BPM.

Система ESCOM.BPM - это автоматизированная универсальная программная платформа, соответствующая мировым стандартам управления (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) и предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов, локального и корпоративного электронного документооборота, а так же контроля исполнения документов и поручений в компаниях любого масштаба27.

Автоматизация документооборота - не просто средство оптимизации внутренних процессов , это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

документы постоянно теряются;
накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
часто нарушается конфиденциальность - информация попадает в чужие руки;
тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование тратится немало средств;
подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО - к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения - заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность - миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы - все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота . Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

документы постоянно теряются;
накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
часто нарушается конфиденциальность - информация попадает в чужие руки;
тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование тратится немало средств;
подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Экономическая эффективность - миф или реальность?

Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы - все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Автоматизированные системы документооборота не только обеспечивают сохранность документации, но и позволяют управлять ей на протяжении всего жизненного цикла. Многие организации уже оценили все плюсы современных технологий и успешно используют подобные системы в делопроизводственных процессах.

Из этой статьи вы узнаете:

Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии?
Каковы главные преимущества системы автоматизации документооборота?
Какие возможности предлагает пользователю автоматизированная система документооборота?
Какими методами можно воспользоваться для автоматизации электронного документооборота?

Цели и задачи автоматизации электронного документооборота на предприятии

Как направление делопроизводства является следствием роста числа официальной документации, сопровождающей деятельность любой компании. Система автоматизации или система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает сопровождение управленческих процессов, позволяет автоматизировать работу с документами. Ее объектами являются не только электронные и бумажные документы, но и бизнес процессы, находящие отражение в их движении.

Автоматизация электронного документооборота на предприятии преследует следующие цели:

минимизация рутинных операций и сокращение количества ручной работы;
формирование единого массива электронных документов и создание удобной поисковой системы;
уменьшение и полная ликвидация бумажных носителей информации;
разработка алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическими процессами;
поддержка административных процессов;
быстрый обмен внутренней документацией между сотрудниками и подразделениями;
ускорение формирования указаний и распоряжений, а также контроля их выполнения;
планирование распределения рабочего времени персонала, контроль деятельности сотрудников;
разработка технологии трансфера служебной документации через внешние системы;
приведение схемы делопроизводства к единому алгоритму;

Преимущества системы автоматизации документооборота

Система электронного документооборота имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционным подходом к делопроизводству:

повышение производительности за счет быстрого доступа к любой категории документов;
поддержание актуальности информации;
снижение влияние “человеческого фактора”;
сокращение материальных издержек, связанных с созданием и хранением документов;
создание условий для эффективного взаимодействия между подразделениями;
возможность коллективной работы над служебной документацией;
уменьшение потребностей в персонале;
снижение рисков потери или повреждения информации;
автоматизация составления отчетов;
интеграция системы с офисными программами;

При этом, внедряя СЭД, компания получает не только материальные, но и весомые нематериальные выгоды. Как показывает практика, автоматизация способствует улучшению восприятия официальной документации, росту дисциплинированности, а также повышению корпоративного сознания персонала.

Скачайте документы по теме:

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой

Современные технологии автоматизации документооборота

Система управления документооборотом по сути представляет собой программное обеспечение, позволяющее персоналу работать электронными документами (создавать, изменять, осуществлять поиск) и взаимодействовать между собой (передавать документы, отправлять уведомления, выдавать задания).

Используемые в процессе автоматизации современные технологии позволяют осуществить классификацию СЭД.

Принято выделять следующие виды систем:

Клиент-серверные (основные модели управления размещены на выделенном сервере, пользователей взаимодействует с СЭД через специальный интерфейс, клиентскую часть);
Действующие на основе баз данных (интегрированы с базами SQL, Oracle и т.п., информация хранится в базе, а для ее обработки используются отдельные модули);
Основанный на технологиях web (обеспечивают удаленный доступ к серверу без специальных клиентских приложений, позволяют использовать web браузеры в качестве пользовательского интерфейса);
«Облачные» системы (используют сервер хостинг-провайдера);

Среди современных технологий, обеспечивающих эффективное функционирование СЭД можно выделить:

хранение электронных документов;
поточное сканирование;
оптическое распознавание текста;
штрих-кодирование;
электронно-цифровые подписи;
полнотекстовый и атрибутивный поиск;

Читайте также:

Риски при автоматизации процесса обработки документов
Экономический эффект от внедрения систем автоматизации правовой экспертизы и поиска экспертов
Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

Внедрение системы управления документооборотом

Внедрение автоматизированной системы документооборота проходит в несколько этапов. Часть из них любая компания способна выполнить самостоятельно. Технические вопросы, как правило, оставляют в ведении интегратора - поставщика СЭД.

Этапы внедрения:

Выявление базовых процедур и процессов;
Определение требований к процессам;
Формирование критериев выбора;
Выбор интегратора;
Управление проектом внедрения;
Документирование;

Процесс внедрения СЭД имеет ряд особенностей, отличающих его от внедрения других автоматизированных систем:

Создание корпоративного хранилища документации, разработка его логической структуры, определение условий политики безопасности;
Описание процедур доступа к данным и регламентирование порядка работы;
Фиксация результатов с помощью ведения протоколов;

Основную сложность для компании представляет выбор интегратора СЭД. На рынке представлено множество компаний-поставщиков подобного программного обеспечения, что значительно затрудняет выбор. При выборе самой программы надо обратить внимание на ее ключевые характеристики: насколько она соответствует функциональным задачам компании, проста в использовании, открыта и адаптивна.

Критерии эффективности автоматизации документооборота

Автоматизация электронного документооборота должна проходить постепенно. Перед внедрением системы необходимо обязательно точно определить цели ее использования. Кроме того, обязательным условием эффективной эксплуатации является постоянный мониторинг результатов внедрения. Показателями эффективности как на этапе выбора подходящей СЭД, так и при ее анализе в процессе эксплуатации могут выступать:

«Зрелость» СЭД (количество ошибок в ее работе, обусловленных недостаточной проработкой программного обеспечения или отсутствием обновлений);
Соответствие отраслевым стандартам;
Соответствие ключевым требованиям компании и критическим факторам успеха;
Уровень технической поддержки во время внедрения и эксплуатации;
Масштабируемость (возможность увеличения объемов работ и увеличения числа пользователей);
Доступность пользовательской документации, возможность изменения настроек системы;
Уровень безопасности и конфиденциальность данных;
Отказоустойчивость;
Стоимость владения (приобретение лицензий, администрирование, техническая поддержка, обновления, аппаратное обеспечение и т.д.)

Примеры, образцы схем автоматизации документооборота

Автоматизация управления документооборотом требует значительных временных и материальных затрат. Их объем зависит от числа автоматизируемых делопроизводственных процессов и их текущего состояния. Важными критериями являются ресурсные и организационные возможности предприятия.

Типичный процесс внедрения СЭД можно представить как алгоритм, приведенный ниже:

Подготовительный этап
	Создание рабочей группы, назначение руководителя проекта
	Выявление ключевых целей и задач СЭД, определение сроков и расчет бюджета
	Анализ существующих делопроизводственных процессов
	Разработка Технического задания
Выбор СЭД
	Заключение договора с интегратором на поставку и внедрение
Внедрение
	Разработка новых регламентов делопроизводства
	Наполнение справочников
	Предварительные испытания
	Обучение персонала
Опытная эксплуатация
	Выпуск приказа о проведении опытной эксплуатации
	Утверждение программы эксплуатации
Анализ результатов
	Сбор данных для последующего анализа
	Оценка СЭД по утвержденным критериям эффективности
	Доработка программного обеспечения (в случае необходимости)
	Совершенствование регламентов работы
Приказ о вводе СЭД в постоянную эксплуатацию

В современном бизнесе автоматизация документооборота является не только средством оптимизации, но и насущной необходимостью. Жесткая конкуренция обязывает предпринимателей осваивать и внедрять новые технологии. Это позволяет опережать конкурентов еще на этапе планирования и принятия стратегических решений. Информационные потоки иногда могут оказаться ценнее материальных. Именно поэтому не стоит экономить на автоматизации: она дает реальные измеримые выгоды и экономический эффект.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

Надежное хранение и удобный поиск документации.
Поддержка и выполнение канцелярских задач.
Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
Создание аналитических отчетов.
Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Место	Программа/сервис	Цена	Простота освоения	Функциональность	Учет российского законодательства	Техническая поддержка	Общая оценка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
Простота и удобство в создании проектов документации.
Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
Высокая степень защиты данных пользователя.
Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
Не самая добросовестная работа технической поддержки.
Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

Потребление большого количества системных ресурсов.
Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
Сканирование программой-антивирусом.
Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

Работа только с браузером Internet Explorer.
Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
Слабые возможности по расширению функционала.
Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.